¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM) de SaaS?

SaaS CLM (Gestión del Ciclo de Vida de Contratos como Servicio) es una solución de software basada en la nube que gestiona digitalmente el ciclo de vida completo de los contratos dentro de una organización. Además del almacenamiento de documentos, el sistema incluye automatización de procesos, gobernanza mediante procedimientos preestablecidos y funciones analíticas para el seguimiento del cumplimiento y la observación del rendimiento.

La gestión de contratos puede separarse en gran medida en etapas principales a través de las cuales se apoyan varios aspectos de CLM:

• Creación & Redacción: Actividades soportadas por funcionalidades de solicitud/inicio, gestión de plantillas y uso de la biblioteca de cláusulas.
• Negociación & Revisión: Realizadas con la ayuda de seguimiento de versiones, herramientas colaborativas y una pista de auditoría.
• Aprobación & Ejecución: Se utilizaron la automatización de aprobaciones y la firma electrónica para el procesamiento.
• Gestión & Administración: Se gestiona a través del monitoreo de obligaciones/rendimiento, enmiendas, informes y la gestión de renovaciones o terminaciones para evitar fugas de valor posteriores a la firma.

La implementación de una solución CLM SaaS puede afectar la eficiencia, el costo y los resultados comerciales. Las principales métricas y áreas de impacto:

• Las duraciones del ciclo contractual generalmente muestran reducciones, con algunas fuentes indicando cambios del 30% al 50%.
• La implementación de la automatización de tareas se correlaciona con una disminución del gasto y el esfuerzo administrativos, típicamente del 25-30%.
• La implementación de la digitalización puede relacionarse con el cumplimiento de leyes y procedimientos, con variaciones observadas en los niveles de cumplimiento que alcanzan el 55%.

Desde un punto de vista operativo:

•       La estandarización de procesos está vinculada a una tasa ajustada de errores manuales y a un patrón alterado de colaboración entre los equipos legal, de adquisiciones, ventas, finanzas y operaciones.
•       Los contratos estáticos se convierten a un formato que permite la búsqueda y la elaboración de informes como información empresarial.
•       SaaS CLM se asocia con aspectos como el momento del reconocimiento de ingresos, la velocidad de incorporación de proveedores, las tasas de renovación y la preparación para auditorías.

• Legal: Los equipos utilizan cláusulas estandarizadas para la gestión del riesgo legal.
• Adquisiciones: Se relaciona con los procesos de creación y control de contratos con proveedores.
• Ventas: Se asocia con la duración de la finalización de contratos y el cierre de acuerdos.
• Finanzas: Posee conocimientos sobre presupuestos, renovaciones y compromisos financieros.

• Fragmentación: Un repositorio central puede consolidar diversos archivos, flujos de trabajo basados en correo electrónico y elementos de almacenamiento dispersos.
• Error Humano: Disminuye los errores de seguimiento, la confusión de diferentes versiones y los detalles ignorados.
• Fricción OperativaAbordar la fricción operativa puede influir en los procesos de aprobación y en las actividades relacionadas con el seguimiento de plazos.
• Exposición al RiesgoRutas de auditoría exhaustivas y un seguimiento estricto del cumplimiento pueden contribuir a la gestión de riesgos legales, financieros y de seguridad.

Al evaluar un instrumento, categorizar las características considerando la escala de la empresa y la madurez del contrato puede influir en los resultados de la inversión para las partes interesadas legales y comerciales.

1. Características principales

• Repositorio centralizado de contratos
• Automatización del flujo de trabajo y enrutamiento de aprobaciones
• Bibliotecas de plantillas y cláusulas
• Firmas electrónicas integradas
• Control de versiones

2. Funciones avanzadas

• Las alertas automatizadas y los recordatorios de renovación forman parte de las funciones del sistema
• Informes y análisis de rendimiento
• Integraciones con sistemas CRM y ERP

3. Funciones empresariales

• La configuración del entorno incluye la seguridad y el cumplimiento de los datos controles
• Pistas de auditoría indicando un amplio alcance de actividades, mantenidas en un formato inmutable
• Búsqueda con IA para la extracción de obligaciones y identificación de riesgos

Más allá de su instalación inicial, SaaS CLM ofrece una gobernanza continua destinada a influir en los niveles de riesgo legal y financiero:

• Estandarización: Estandariza el lenguaje de aprobación y de contratos para quienes están alineados con la organización.
• Seguimiento: El mecanismo de seguimiento observa las obligaciones contractuales e identifica plazos relevantes de renovación y cumplimiento, operando sin la intervención directa del usuario.
• Monitoreo Post-Firma: Implica la observación continua de los contratos después de su ejecución para identificar cambios regulatorios.
• Preparación para Auditorías: El diseño del sistema incluye mecanismos para registrar las pistas de auditoría relacionadas con diversas funciones organizativas, apoyando los procesos de auditoría.