Ce este Consolidarea Furnizorilor SaaS?

Consolidarea furnizorilor în SaaS implică reducerea numărului de instrumente SaaS prin fuzionarea funcționalităților similare, eliminarea duplicatelor și selectarea doar a furnizorilor cu adevărat strategici. În loc ca fiecare dintre cele cinci echipe să achiziționeze software-ul de management de proiect preferat, organizația selectează unul singur și mută pe toată lumea acolo. Managementul resurselor financiare și securitatea sunt considerații în scenarii de creștere necontrolată a SaaS sau de proliferare SaaS.

În medie, companiile SaaS moderne trebuie să gestioneze peste 250 de abonamente SaaS. Achiziția anumitor abonamente a implicat inițiativa echipelor, fără implicarea directă a managementului superior. Activitățile Shadow IT sunt legate de înțelegerea generală de către departamentul financiar a datelor privind cheltuielile și utilizarea.

Procedând astfel, pot aborda:

• Auditați abonamentele active ale fiecărui departament și compilați o sursă de informații.
• Identificați duplicarea, cum ar fi departamente diferite care au versiuni diferite ale instrumentelor lor de notițe sau ale instrumentelor de semnare digitală pentru aceeași sarcină.
• Alegerea unui singur furnizor pentru funcția respectivă implică întreruperea serviciilor de la alți furnizori.

Încetarea utilizării unui instrument redundant este asociată cu factori de cost și diverse alte impacturi operaționale.

• Alocarea resurselor IT pentru mentenanță și depanare este legată de cantitatea de conexiuni.
• Auditurile de securitate tind să fie mai puțin dificile datorită factorilor menționați anterior.
• Aspectele securității datelor se referă la cantitatea de depozite de date gestionate de un singur instrument.

De obicei, o inițiativă de consolidare constă în următoarele patru faze:

1. Audit – Obțineți toate detaliile despre abonamentele active, costul, proprietarul și nivelul de utilizare al fiecăruia. Departamentele de finanțe și IT abordează în comun această etapă.
2. Categorizare – Gruparea pachetelor software în funcție de funcțiile pe care le utilizează compania (de exemplu, comunicare, analiză, HR) poate ajuta la găsirea celor mai directe.
3. Negociere – Adresați-vă celorlalți furnizori cu noul număr, arătând că doriți să cumpărați mai mult de la ei și să obțineți condiții pachet.
4. Migrare – Reinstruirea și migrarea la noul sistem la un moment specific, cu perturbări minime sau fără perturbări.

Consolidarea volumului de muncă cu un singur furnizor implică luarea în considerare a modului în care întreruperile furnizorului sau modificările costurilor ar putea influența activitățile operaționale. Echilibrarea consolidării cu un anumit grad de diversitate a furnizorilor este de obicei abordarea mai sigură pe termen lung.

Puneți câteva întrebări înainte de a începe un proiect, care vă pot indica dacă consolidarea SaaS are sens sau nu:

• În echipa dumneavoastră, știe cineva cu siguranță numărul exact de instrumente SaaS pentru care plătește compania în prezent?
• Există situații în care departamente diferite achiziționează instrumente similare în mod independent?

Factori care pot indica o schimbare în relațiile cu furnizorii privind actualii furnizori de SaaS:

• Cheltuielile totale cu SaaS au crescut mult mai rapid decât creșterea numărului de angajați.
• Timpul necesar pentru reviziile de securitate și conformitate arată o tendință ascendentă.
• Responsabilitatea pentru deciziile de achiziție SaaS la nivel de companie nu este atribuită în mod oficial unei singure persoane.

Consolidarea SaaS poate dura doar dacă proliferarea noului SaaS nu împiedică acest lucru de la început, în întreaga companie. Modul în care companiile previn acest lucru este prin filtre de achiziție: un pas de aprobare formală pe care orice achiziție SaaS trebuie să-l parcurgă înainte de semnarea unui nou contract. Companiile efectuează, de asemenea, audituri de utilizare în mod regulat (la 4 sau 6 luni după ultimul audit) pentru a fi mai eficiente. Această metodă poate influența dimensiunea stack-ului, afectând potențial necesitatea unor sarcini de mentenanță ulterioare.