Ce este un permis de taxă pe vânzări pentru SaaS?

Permisul fiscal SaaS se referă de obicei la o înregistrare de stat care permite sau impune unei companii să colecteze taxa pe vânzări și să o vireze din tranzacțiile impozabile. Statele denumesc acest document în mod diferit; unele îl numesc permis de taxă pe vânzări, permis de vânzător, licență de taxă pe vânzări sau certificat de autoritate.

O companie de tip software-as-a-service ar trebui, în primul rând, să stabilească dacă are un nexus cu un anumit stat. Acest lucru se întâmplă de obicei prin prezența fizică în stat prin intermediul angajaților sau al proprietăților, sau prin activitatea economică ce a atins sau a depășit pragul stabilit de stat pentru vânzătorii la distanță. Obligația de plată a taxelor de stat nu urmează automat; contează și alți factori, inclusiv modul în care este tratată taxa în funcție de natura ofertei de software, dacă afacerea este taxată pe baza locației clientului și dacă se aplică scutiri sau alte reguli speciale.

În urma cazului de referință din 2018 al Curții Supreme a SUA, South Dakota v. Wayfair, așa-numita cerință de prezență fizică, ce limita capacitatea statelor de a impune vânzătorilor la distanță responsabilitatea colectării taxei pe vânzări, a fost anulată. Ca urmare a acestei decizii, statele pot solicita vânzătorilor la distanță să colecteze și să vireze taxa pe vânzări pe baza activității economice. Vânzătorii trebuie să se conformeze legii chiar dacă nu au un birou fizic sau alte active corporale în statul respectiv. Nu a fost prescris un singur prag de nexus economic ca urmare a deciziei Wayfair. Prin urmare, diferite state își stabilesc propriile standarde, cerințe de înregistrare, praguri și date de intrare în vigoare.

Impozitarea SaaS depinde în mare măsură de statul în care are loc vânzarea. De exemplu, statul A ar putea considera accesul la abonament la distanță ca fiind scutit de taxe, dar statul B l-ar putea taxa ca pe un serviciu care urmează să fie utilizat online. Astfel, clasificarea produsului ca articol netaxabil sau taxabil are adesea legătură cu ceea ce face software-ul, ce primește clientul, dacă scutirea este aplicabilă sau ce prevederi speciale sunt utilizate.

Un permis de taxă pe vânzări și un certificat de revânzare servesc unor scopuri diferite.

Un EIN (Employer Identification Number) este un număr alocat de Trezoreria SUA companiilor și altor organizații atunci când o afacere funcționează ca întreprindere individuală sau în parteneriat în care proprietarul folosește un număr de asigurare socială ca număr de identificare fiscală (TIN). O companie îl poate folosi pentru a îndeplini cerințele federale de depunere a declarațiilor fiscale, pentru a gestiona statul de plată al unei afaceri, pentru a deschide un cont bancar și în alte scopuri similare, însă obținerea unui EIN nu acordă privilegiul de a colecta o taxă pe vânzări de stat. În plus, o licență de afaceri este distinctă. Aceasta acordă de obicei permisiunea de a desfășura o afacere într-un anumit stat sau localitate; înregistrarea taxei pe vânzări este legată în principal de administrarea taxelor pe vânzări și utilizare.

A Comerciant înregistrat (MoR) configurarea determină ce entitate se ocupă de raportarea și virarea taxei pe vânzări pentru fiecare tranzacție de vânzare. Un Merchant of Record care este vânzătorul într-un contract comercial se ocupă, în general, de taxa pe vânzări: calcularea, colectarea, pregătirea/depunerea declarațiilor fiscale, virarea taxelor și conformitatea/înregistrarea fiscală pentru toate vânzările incluse în acest acord. Cu toate acestea, cine poartă aceste responsabilități depinde în principal de modul în care a fost structurat contractul și de legile statului privind impozitarea și așa mai departe, inclusiv acele legi care se referă la Facilitatorul de Piață (Marketplace-Facilitator).

Colaborarea cu un Merchant of Record nu înseamnă că obligațiile fiscale de stat ale companiei SaaS vor fi complet eliminate. Compania ar putea avea în continuare obligația de a depune declarații fiscale sau alte aspecte conexe, separat, de exemplu, pentru vânzările sale directe, alte canale de vânzare, activitățile sale comerciale sau o tranzacție care nu este acoperită de un acord cu un Merchant of Record.

Înainte de a se înregistra într-un stat, companiile ar trebui să analizeze:

• Dacă au nexus fizic sau economic;
• Dacă produsul lor SaaS specific este taxabil;
• Cum stabilește statul sursa tranzacției;
• Dacă se aplică scutiri;
• Dacă o piață online, un revânzător sau un Merchant of Record este responsabil pentru colectare pentru tranzacția respectivă;
• Când încep obligațiile de înregistrare și depunere a declarațiilor.