What is a SaaS Sales Tax Automation Platform?

Рішення для автоматизації оподаткування SaaS – це платформа, яка допомагає компаніям у розрахунку та звітуванні щодо податків з транзакцій, пов'язаних з продажем програмного забезпечення та цифрових продуктів. Платформа може виконувати такі дії, як розрахунок податків під час оформлення замовлення, відстеження реєстраційних зобов'язань, підготовка звітів або допомога в поданні податкових декларацій. Автоматизовані процеси можуть змінити спосіб, у який SaaS-компанія працює з правилами оподаткування, ставками та вимогами до відповідності у різних штатах чи країнах.

A​‍​‌‍​‍‌ tax automation system is capable of managing various types of taxes, including податок з продажів in the United States as well as Value Added Tax (VAT) та Goods and Services Tax (GST). Each USA state has its own way of taxing SaaS. Some may impose taxes on certain software or data-processing services and have exemptions or rules depending on the product or service description (e.g., “electrical/software”, etc.). For SaaS sellers outside of the USA, there may be certain VAT or GST obligations that they have to address.

The difference between tax tools is primarily which parts of the compliance process they cover. A Merchant of Record uses a different legal and commercial model because it becomes the seller or reseller of record for the end-customer transaction.

In sales tax in the U.S., nexus refers to the business-state relationship through which registration, collection, and remitting tax are mandatory. In South Dakota v Wayfair, decided by the U.S. Supreme Court in June 2018, physical presence was removed as a precondition, so a state can require remote sellers to collect sales tax based on their sales into the state alone. A state can create and define economic nexus only by sellers’ activities within the state boundaries.

A taxation platform combines transaction data with місцеві податкові правила in the background. The kind of data entered will vary with the system in place:
• Customer location
• Type of goods or services
• Purchase amount
• Customer category
• Details about tax exemptions
• Status (registered/unregistered)
• Local regulations to be applied

Categorizing products is key for SaaS. Tax treatments vary for software, digital services, subscriptions, and other goods or services delivered electronically.

Компанія повинна перевірити географію своїх клієнтів та податки на свої продукти. У США це включає перевірку того, чи оподатковується продукт, а також чи підпадає він під економічний зв'язок (economic nexus). Вони можуть використовувати інструмент для розрахунку податків під час оформлення замовлення або повний пакет з поданням декларацій, підтримкою реєстрації, звітністю та моніторингом. Також слід перевірити, чи інструмент регулярно оновлює правила оподаткування та дані про ставки, які юрисдикції він підтримує, і чи розрізняє він різні типи клієнтів та продуктів.