Wie man von Dauerlizenzen zu SaaS-Abonnements übergeht

Um das Geschäftsmodell eines Softwareunternehmens von Verkauf von unbefristeten Lizenzen an einen SaaS-Abonnementmodell, die Unternehmen muss umstrukturiert werden, von der Finanzberichterstattung bis zu den Geschäftsprozessen. Die Einführung eines Abonnementmodells für das Produkt führt zu einer Umklassifizierung der Kundengewinnungskosten von CapEx zu OpEx und schafft eine Quelle für wiederkehrende Einnahmen. 

Dieser Leitfaden bietet betriebliche, finanzielle und technische Schritte, die für eine Änderung des Geschäftsmodells relevant sind, unter Berücksichtigung des Cashflow-Managements.

Bevor Sie das Signal zur Ausführung der Migration geben, berücksichtigen Sie die Produktarchitektur und den/die Publikum die sowohl das Produkt als auch die Präsentationsform des Produkts, ob es zu stark von den lokalen Gegebenheiten des Benutzers abhängt oder ob die Kernkunden sehr streng sind bezüglich Datenhoheit, was bedeutet, wo ihre Informationen gespeichert werden und ob diese – falls zulässig – in der Cloud abgelegt werden dürfen.  

Überprüfen Sie außerdem die verfügbaren Salden um zu prüfen, ob sie für die Dauer der typischen Cashflow-Reduzierung ausreichen, die gewöhnlich 12 bis 18 Monate anhält.

Unternehmen, die einfache Funktionen anbieten und einen breiten Kundenstamm haben, können lediglich eine Frist für den Verkauf unbefristeter Lizenzen festlegen. Im Gegensatz dazu weisen Enterprise-Produkte viele Integrationen auf, die einen phasenweisen Migrationsansatz erfordern, bei dem Kunden ihr eigenes Hosting weiter nutzen und gleichzeitig wiederkehrende Zahlungsbedingungen in Anspruch nehmen können.

Der erste Schritt zur Schaffung eines Abonnement-Geschäftsmodells ist die Berücksichtigung von Lieferung, Verpackung und Abrechnungsprozessen der Software. Unbefristete Lizenzen gewähren Zugriff auf ein Produkt für die gesamte Lizenzlaufzeit, unabhängig von Updates, mit einer Vorauszahlung. Im Gegensatz dazu ist ein SaaS-Abonnement bietet Zugang zum Produkt nur während der Laufzeit der Vereinbarung, die typischerweise regelmäßig erneuert wird.  

Dieser Schritt erfordert die Untersuchung der Nutzungsmuster durch bestehende Kunden und deren Zuweisung zu den entsprechenden neuen wiederkehrenden Plänen oder dem Upgrade bestehender Nutzer. Es ist notwendig, die primäre Maßeinheit zu definieren, die aktive Nutzer, gespeicherte Daten oder API-Aufrufe sein kann, und zwar so, dass die Gebühren mit dem Wachstum der Kunden steigen. 

Es ist besser, dieses Fundament frühzeitig zu legen, da es allen Zeit und Mühe erspart und auch Komplikationen bei der Vorbereitung der Vereinbarung und der Festlegung des erwarteten Umsatzes vermeidet.

Beim anfänglichen Start eines SaaS-Produkts wird der Cashflow des Unternehmens tendenziell durch die reduzierter Vorauszahlungsbetrag. Dies geschieht, weil der Kunde die Gebühr für die Softwarelizenz früher auf einmal bezahlt hat. Bei einem SaaS-Produkt hingegen zahlt der Kunde die Gebühr in Teilen über den Abonnementzeitraum, üblicherweise monatlich oder jährlich. Dieses Konzept, das als „SaaS-Tal des Todes“, bezeichnet eine Phase, in der der Umsatz eines SaaS-Unternehmens laut seinen Finanzunterlagen einen Rückgang gegenüber dem erwarteten Bereich aufweist, obwohl die Kundenzahl stabil ist.

Um sich auf die Implementierung dieses Ansatzes vorzubereiten, müssen Sie Ihre Reporting-Tools aktualisieren um die Nachverfolgung von Abrechnungen für Verträge mit anerkannten Einnahmen gemäß den Regeln von ASC 606  und IFRS 15. Darüber hinaus ist es besser, finanzielle Ressourcen vorbereiten entweder durch die Beschaffung externer Finanzierung oder durch die Schaffung einer ausreichend großen Liquiditätsreserve, um alle Ausgaben während der Expansionsphase zu decken, da Ihr Wachstum der wiederkehrenden Einnahmen davon abhängt.

Perpetual-Modell:

Jahr 1: Große Vorauszahlung + geringe Wartungsgebühr

Jahr 2: Nur Wartungsgebühr

Jahr 3: Nur Wartungsgebühr

SaaS-Abonnementmodell:

Jahr 1: Monatliche/Jährliche Zahlungen

Jahr 2: Wiederkehrende Abonnementzahlungen

Jahr 3: Wiederkehrende Abonnementzahlungen + Upselling-Umsatz

Wichtige Finanzkennzahlen zur Überwachung

• Jährlich wiederkehrender Umsatz (ARR): Der jährliche Abonnementumsatz, der durch eine Gruppe aktiv verlängerter Abonnements erzielt wird.
• Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR): Die Summe der Abonnementgebühren, die regelmäßig monatlich berechnet werden. 
• Kundengewinnungskosten (CAC): Die Kosten, die in Form von Geld, Zeit oder Ressourcen für die Gewinnung eines neuen Kunden anfallen.
• Kundenlebenszeitwert (LTV/CLV): Der geschätzte Bruttogewinn, der von einem Kunden über die gesamte Dauer seiner Beziehung zu Ihrem Unternehmen generiert wird
• Fakturierungen: Der Gesamtbetrag der Rechnung, der Kunden zum Zeitpunkt der Ausstellung in Rechnung gestellt wird, da er den verfügbaren Cashflow direkt widerspiegelt.

Laut IDC, die kumulierte Wachstumsrate des Cloud-Marktes, der Software as a Service (SaaS) und Platform as a Service (PaaS) umfasst, wuchs jährlich um 18,8 % von 2020 bis 2025 und stieg von 240,9 Milliarden US-Dollar auf 570,1 Milliarden US-Dollar.

Im Jahr 2012, Adobe‘s Übergang von verpackter Software zum Creative Cloud Abonnementmodell war im ersten Quartal mit einem kurzfristigen Umsatzrückgang verbunden, während der Etablierung seines wiederkehrenden Geschäfts, mit anschließenden langfristigen Verschiebungen in der Bewertung des Unternehmens, als sich der ARR entwickelte.

Die Attribute von Konformität erfahren ebenfalls eine qualitative Veränderung, statt nur in der Quantität. In einem typischen Unternehmen gab es jährlich nur wenige große Transaktionen, die mithilfe von Wiederverkäufern abgewickelt wurden, welche sich um die lokalen Steuern kümmerten, und es war B2B.  

Wiederkehrende Abonnements, als direkt vertriebene grenzüberschreitende Online-Dienstleistungen, beinhalten Umsatzsteuer- und GST-Registrierungsschwellenwerte in ihren operativen Märkten, Überlegungen zum wirtschaftlichen Nexus in US-Bundesstaaten und Meldepflichten basierend auf der Kundenzahl statt auf Transaktionen. Dies sollte erfolgen im Voraus, nicht nachdem der erste ausländische Markt betreten wird.

Die Verwaltung wiederkehrender Abrechnungen und Kontenänderungen, Aufgaben, die typisch für das Abonnementgeschäft sind, kann mit manuellen Rechnungsmethoden weniger effizient sein. Die Anwendung von Abrechnungs- und Vertragsmanagement-Software erleichtert die Erhebung wiederkehrender Zahlungen, die Ausführung von Upgrade-Services und die Organisation von Verlängerungsprozessen, was den administrativen Aufwand beeinflusst. Diese Tools integrieren sich typischerweise in CRM-Software und das Hauptbuch, was die Verfolgung von Verpflichtungen über alle Kontenebenen hinweg ermöglicht.  

Die Implementierung von Standardvertragsbedingungen und automatisierten Abrechnung kann die Häufigkeit manueller Fehler beeinflussen und sich auf Fälle von Umsatzverlusten bezüglich unvollständiger Verlängerungen oder Gebühren für erbrachte Dienstleistungen. Es ist besser, solche Systeme zu implementieren, bevor bestehende Konten migriert werden, insbesondere wenn das Geschäftsvolumen steigt. Die Wahl des Tools hängt in diesem Fall davon ab, ob Sie die Aufgaben selbst ausführen oder auslagern.

1. Umsatzerkennungssoftware implementieren: Diese Maßnahme kann Auswirkungen auf das Umsatzmanagement eines Unternehmens haben. Die Integrationsmöglichkeiten dieser Tools verbinden Buchhaltungsanwendungen mit CRM- und ERP-Systemen und beeinflussen die Entwicklung von Erlösrealisierungsmodellen sowie die Einhaltung von ASC 606. 
2. Vertragsbedingungen standardisieren: Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die Erstellung standardisierter Vertragsvorlagen, die die Abonnementlaufzeit, die Verlängerungsrichtlinien, das Dienstleistungsniveau, die Verarbeitung von Informationen und die Kündigungsrichtlinien klar definieren.  
3. Wiederkehrende Rechnungsstellung automatisieren: Automatisierte wiederkehrende Rechnungsstellung stellt eine Methode dar, die Unternehmen zur Steigerung der Effizienz einsetzen können. Solche Systeme ermöglichen die Festlegung wiederkehrender Zahlungen, wie monatliche Kreditkartengebühren oder eine jährliche Abonnementgebühr, die am Ende des Abonnementzeitraums fällig wird.  
4. Mahnmanagement einrichten: Weitere wichtige Funktionen eines Fakturierungssystems umfassen das Mahnmanagement und die Möglichkeit, Eskalations-E-Mails zur Eintreibung des ausstehenden Betrags zu versenden.  
5. Drittanbieter berücksichtigen: Wenn Ihr Unternehmen Drittanbietern erlaubt, Ihre Produkte und Dienstleistungen anzubieten, dann sind Sie nicht der alleinige Seller of Record. In diesem Fall werden Sie von der Last vieler wichtiger Prozesse wie Steuerregistrierung, -erklärung, Zahlungsmethoden, Rückbuchungen und Rückerstattungen entlastet. Im Gegensatz dazu ein Merchant of Record Merchant of Record übernimmt all diese Aufgaben.

Um die langfristige Profitabilität eines Unternehmens zu erreichen, benötigt ein SaaS-Geschäftsmodell qualitativ hochwertige Kundenbindung da der Erstverkauf die Kosten von Kundengewinnung. Im traditionellen Softwarevertrieb nimmt die Arbeitslast nach der Lieferung des Lizenzschlüssels ab, während bei abonnementbasierten Produkten zur Sicherung von Verlängerungen der Fokus auf fortlaufendem Engagement liegen sollte. 

Wenn Sie Ihr Unternehmen transformieren möchten, handelt es sich um einen Prozess, der die Veränderung der Art und Weise beinhaltet, wie das Unternehmen aufgebaut ist und insbesondere, wie die Vertriebsteams organisiert ist. 

Kundensupport-Teams sollten in Customer-Success-Gruppen umgewandelt werden, die einen Bereich umfassen, der sich der Überwachung der Softwarenutzung widmet und Benutzern hilft, die geeigneten Funktionen zu nutzen. Im gleichen Zeitraum sollte die Produktentwicklung so geändert werden, dass sie sich darauf konzentriert, alle 18 Monate neue Versionen zu veröffentlichen, anstatt der üblichen Fünfjahresprojekte.  

Bei der Migration bestehender Benutzer von lokal installierten Anwendungen in eine von einem Anbieter bereitgestellte Cloud-Umgebung müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, um Systemausfälle und den Verlust kritischer Informationen zu vermeiden. Eine der Herausforderungen besteht darin, Folgendes zu implementieren sichere Tools oder Methoden, die alten Datenbanken in die Cloud zu übertragen und gleichzeitig beizubehalten genaue Aufzeichnungen von Benutzern und deren Berechtigungen. Dies beinhaltet die Implementierung strenger Sicherheitsrichtlinien, die Erstellung klarer Datenaufbewahrungsrichtlinien, und die Einführung von Service Level Agreements (SLAs) bezüglich Anwendungsverfügbarkeit und Reaktionszeiten bei Vorfällen. 

Um die Kooperation von Altsystem-Benutzern zu gewinnen, ist es wichtig, anzubieten sofortige Vorteile wie zum Beispiel frühen Zugang zu neuen Funktionen oder niedrigere Abonnementgebühren, um sie zur Annahme der neuen Bedingungen zu ermutigen. Es ist auch notwendig, klare und effiziente Betriebsabläufe einzuführen, damit das erhöhte Volumen an Kontodaten gut organisiert ist.

Vor-Ort-Bereitstellung:  

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SaaS-Bereitstellung: 

Kundenzugang  →  Remote Web-/API-Zugriff →  Vom Anbieter gehostete Cloud 

Fehlerbehebung bei häufigen Übergangsherausforderungen