Cómo escribir una cotización de ventas de SaaS para cerrar más negocios

Para crear una ventas cotización para un SaaS producto que dé como resultado transacciones completadas, una empresa de software tiene que integrar los conceptos de precios, uso y licencias en un proceso claro. La aplicación de hojas de cálculo para el cálculo manual puede generar discrepancias, influyendo potencialmente en la duración de la aprobación de propuestas y el ritmo de entrada de documentos para la consideración de compra empresarial. 

Esta guía proporciona información relevante sobre el proceso de cotización, particularmente en cuanto a su ritmo, precisión y duración total. Explica el proceso típico, el proceso de aprobación y la entrega del contrato.

El proceso de establecer los requisitos de un cliente potencial sirve como requisito previo para la creación de cualquier partida incluida en la propuesta final de software. 

Un ejecutivo de cuentas debería ser el primero en iniciar el proceso de descubrimiento para identificar el mercado objetivo, comprender qué es el puesto y definir los objetivos comerciales generales.

Un Ingeniero de Ventas se encarga del proceso de requisitos técnicos, abarcando funciones como la integración de API, SSO y la integración de sistemas. Es importante identificar estos aspectos específicos muy temprano en el proceso para evitar presentar un paquete que sea demasiado básico o al que le falten características importantes. 

Estos métricas de uso proporcionar al equipo de cuentas datos sobre funcionalidad del software y intereses del cliente.

Antes de proporcionar esta respuesta, se puede realizar una revisión de las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el tamaño promedio del acuerdo y la complejidad del contrato?  Si el acuerdo es para licencias estándar con un valor inferior a $10,000 anuales, es mejor utilizar una cotización directa para agilizar el proceso. Si el acuerdo supera los $50,000 anuales y además incluye una integración personalizada, es mejor utilizar una propuesta detallada. 
• ¿Cuántos responsables de la toma de decisiones internos aprobarán la compra?  Cuando se vende a una persona, una cotización simple es suficiente. Cuando varios departamentos, por ejemplo, los departamentos de ventas, legal e ingeniería, están involucrados en la aprobación de la compra, una propuesta detallada es suficiente para proporcionar la información de contexto necesaria.
• ¿Cuál es el requisito para el número de usuarios?  Las cotizaciones de cargos recurrentes simples pueden incorporar un número fijo de puestos. El uso variable o los patrones de implementación modificados requieren una cotización personalizada con reglas de uso precisas.

Identifique los diferentes estructuras de precios disponibles según los requisitos del cliente:

Al decidir entre una propuesta de venta y un presupuesto, se debe considerar la extensión de la información que se requiere de las partes interesadas en la compra antes de dar su consentimiento.

Una propuesta suele contener información sobre el producto que se ofrece, sus especificaciones y el plan de implementación del producto para la evaluación del mismo por parte de más de un interesado.

Una cotización simplemente contiene los precios, las condiciones de pago y los términos legales cuando la audiencia comprende lo que hace el software. 

La selección de estos dos documentos sugiere que la velocidad de la transacción puede verse influenciada por el volumen de información o la interpretación de datos numéricos por parte de la audiencia. En la medida de lo posible, la estructura del documento debe ser según las necesidades de la audiencia; en este caso, la discusión será sobre los términos del acuerdo.

Al elaborar documentos, el equipo de ventas a menudo se refiere a un ejemplo de propuesta SaaS o un plantilla de propuesta de ventas SaaS para mantener la coherencia de la marca a lo largo de los complejos procesos de la propuesta.

Para renovaciones de licencias con complejidad mínima o un aumento en el número de puestos, una cotización de ventas SaaS directa puede ser suficiente para la presentación del documento.

Crear precisos elementos de línea nos obliga a definir métodos de precios claros y tener un basado en reglas o proceso de revisión para cada cotización.

El Ejecutivo de Cuentas introduce la suscripción, el onboarding profesional y el uso anticipado en el software de precios. La incorporación de estructuradas reglas de descuento ayuda a controlar el alcance de los descuentos que los representantes de ventas utilizan para reducir demasiado los precios con tal de cerrar el trato rápidamente. Si los representantes de ventas utilizan descuentos no estándar, el flujo de trabajo de aprobación integrado eleva la propuesta directamente a gerentes o ejecutivos financieros. Las reglas claras de descuento están vinculadas al mantenimiento de los márgenes brutos y proporcionan una estructura para las negociaciones de los representantes de ventas en la etapa final de interacción con el cliente.

En transacciones empresariales, empresas como Talend se apoyan en una Mesa de Acuerdos para calcular el retorno de la inversión o el valor actual neto del acuerdo y solo entonces ofrecer un precio al cliente potencial. En Talend, el equipo de operaciones comerciales plantea los problemas de precios con el equipo de finanzas para comprender el impacto del descuento en el margen bruto. Si el descuento es superior a un cierto nivel (por ejemplo, más del 20%), la cotización se revisa con el CFO o la gerencia financiera y se obtiene la aprobación en el proceso antes de ser presentada al cliente.

El uso de un plantilla estándar para las cotizaciones está asociado con una presentación consistente y la inclusión de datos precisos datos de la empresa en cada cotización emitida.

Las herramientas de procesamiento de cotizaciones obtienen información de oportunidades del CRM, que luego rellena campos como precios, cantidad y datos de contacto del cliente sin necesidad de entrada manual. Evitar los procedimientos de entrada manual de datos tiende a reducir la frecuencia de errores, incluidos los relacionados con las direcciones de facturación y los totales de las partidas individuales. La plantilla detalla información sobre las tarifas recurrentes, el coste de configuración único y las condiciones de pago dentro de sus tablas. El formato de los documentos puede afectar la eficiencia operativa de los procesos internos. Estos factores se relacionan con la confianza de las partes interesadas y la eficiencia de las revisiones legales.

La adopción de una plantilla de cotización SaaS estandarizada es crucial para establecer un enfoque consistente y alinear a las diversas partes interesadas en cuanto a precios y oportunidades de mercado.

Subskribemoderno de CPQ sistema es empleado por aplicaciones como EvenUp y Beamery para la creación de plantillas y el establecimiento de precios, en correlación con los datos de oportunidades del CRM.

El documento final debe incluir:

• Datos de contacto del comprador y del vendedor
• Precios de los artículos de línea y los períodos de facturación
• Aumento o disminución del uso término de rampa 
• Impuesto sobre las ventas de SaaS términos
• Fecha de vencimiento de la cotización (normalmente de 14 a 30 días).

La ejecución de la transacción está supeditada a una secuencia de firmas válida y la transmisión de información del contrato a los sistemas financieros sin intervención manual que cause retrasos.

La incrustación de firmas electrónicas en los documentos permite a los clientes potenciales aceptar los términos y condiciones dentro del visor de documentos. Cuando el cliente firma o introduce una Orden de Compra (PO) número, se lleva a cabo una acción automática para actualizar el estado del CRM a cerrado-ganado. Las integraciones luego se encargan de incluir el cronograma de pago, la fecha de inicio de la facturación y los detalles del producto en la aplicación contable central. Este procedimiento tiene como objetivo mantener una coincidencia entre las políticas de reconocimiento de ingresos y los términos del contrato desde el inicio del acuerdo.

Enviar la cotización finalizada junto con la firma electrónica función.

Una vez que el comprador acepte los términos o emita un Orden de Compra (PO):

1. Ajustar el estado del CRM (por ejemplo, en Salesforce o HubSpot) a la “Cerrada/Ganada” designación.
2. Extraiga cualquier información adicional que pueda ser necesaria para fines contables, como la fecha de inicio del servicio, los términos de renovación o el total de las partidas, y entréguela al software de contabilidad, como Xero o QuickBooks, utilizando ScaleXP.  
3. Crear ASC 606/ IFRS 15 Reconocimiento de ingresos cronogramas para hacer seguimiento ingresos diferidos durante la duración de la suscripción.