Qu'est-ce que la consolidation des fournisseurs SaaS ?

La consolidation des fournisseurs en SaaS implique de réduire le nombre d'outils SaaS en fusionnant des fonctionnalités similaires, en éliminant les doublons et en sélectionnant uniquement les fournisseurs véritablement stratégiques. Au lieu que chacune des cinq équipes achète son logiciel de gestion de projet préféré, l'organisation en choisit un et y déplace tout le monde. La gestion des ressources financières et la sécurité sont des considérations dans les scénarios de croissance SaaS non gérée ou de prolifération SaaS.

En moyenne, les entreprises SaaS modernes doivent gérer bien plus de 250 abonnements SaaS. L'acquisition d'abonnements spécifiques a été initiée par les équipes, sans l'implication directe de la direction générale. Les activités de Shadow IT sont liées à la compréhension globale des données de dépenses et d'utilisation par le service financier.

Ce faisant, ils peuvent aborder :

• Auditer les abonnements actifs de chaque département et compiler une source d'information.
• Identifier les doublons, tels que différents départements utilisant différentes versions de leurs outils de prise de notes ou de signature numérique pour un même travail.
• Sélectionner un seul fournisseur pour la fonction implique l'arrêt des services des autres prestataires.

La cessation d'un outil redondant est associée à des facteurs de coût et à divers autres impacts opérationnels.

• L'allocation des ressources informatiques pour la maintenance et le dépannage est liée à la quantité de connexions.
• Les audits de sécurité ont tendance à être moins difficiles en raison des facteurs mentionnés précédemment.
• Les aspects de sécurité des données sont liés à la quantité de stockages de données gérés par un seul outil.

Généralement, une initiative de consolidation comprend les quatre phases suivantes :

1. Audit – Obtenez tous les détails sur les abonnements actifs, le coût, le propriétaire et le niveau d'utilisation de chacun. Les départements financier et informatique abordent conjointement cette étape.
2. Catégoriser – Le regroupement des progiciels que l'entreprise utilise par fonctions (par exemple, communication, analyse, RH) peut aider à trouver les plus directs.
3. Négocier – Contactez les autres fournisseurs avec le nouveau volume, en leur montrant que vous souhaitez acheter davantage auprès d'eux et obtenir des conditions groupées.
4. Migrer – Requalification et passage au nouveau système à un moment précis, avec une perturbation minimale, voire aucune ​‍​‌‍​‌perturbation.

La consolidation de la charge de travail avec un fournisseur unique implique de prendre en compte comment les interruptions ou les changements de coûts du fournisseur pourraient influencer les activités opérationnelles. Équilibrer la consolidation avec un certain degré de diversité des fournisseurs est généralement l'approche la plus sûre à long terme.

Posez​‍​‌‍​‍‌ quelques questions avant de démarrer un projet qui peuvent vous indiquer si la consolidation SaaS a du sens ou non :

• Au sein de votre équipe, quelqu'un sait-il avec certitude le nombre exact d'outils SaaS que l'entreprise paie actuellement ?
• Y a-t-il des cas où différents départements acquièrent des outils similaires indépendamment ?

Des facteurs peuvent indiquer un changement dans les relations avec les fournisseurs concernant les prestataires SaaS actuels :

• Les dépenses SaaS totales ont augmenté beaucoup plus rapidement que l'augmentation du nombre d'employés.
• Le temps nécessaire aux examens de sécurité et de conformité montre une tendance à la hausse.
• La responsabilité des décisions d'achat de SaaS à l'échelle de l'entreprise n'est pas formellement attribuée à une seule personne.

La consolidation du SaaS ne peut durer que si la nouvelle prolifération du SaaS n’y fait pas obstacle dès le départ, à l’échelle de toute l’entreprise. Les entreprises préviennent cela par le biais de processus de validation des achats : une étape d'approbation formelle que tout achat de SaaS doit franchir avant la signature d'un nouveau contrat. Les entreprises effectuent également des audits d'utilisation réguliers (4 ou 6 mois après le dernier audit) pour plus d'efficacité. Cette méthode peut influencer la taille de l'infrastructure, affectant potentiellement le besoin de tâches de maintenance ultérieures.