Que sont la budgétisation et le contrôle des coûts dans le SaaS ?

La budgétisation et le contrôle des coûts constituent le fondement de la discipline des dépenses SaaS, une gestion efficace des coûts alimentant directement la composante marge bénéficiaire de la Règle des 40.. La budgétisation dans le SaaS est la planification et l'allocation coordonnées des ressources financières pour atteindre les objectifs commerciaux.

Ceci est particulièrement important pour les nouvelles entreprises SaaS (logiciel en tant que service) car elles doivent savoir où va chaque dépense, en particulier lorsqu'elles travaillent avec un financement limité ou excédentaire.

Le contrôle des coûts, en revanche, implique la mise en place de contrôles pour minimiser les dépenses liées aux logiciels sans compromettre la qualité des produits. En réduisant les dépenses, le contrôle des coûts SaaS peut accroître la rentabilité.

Un budget SaaS idéal devrait comprendre les éléments suivants :

• Chiffre d'affaires : Prévoyez vos les revenus en fonction de la tarification des abonnements, de la base de clients et du taux de désabonnement.
• Coûts d’acquisition de clients : Le CAC comprend les dépenses de marketing, de vente ou les coûts associés à l'intégration des clients.
• Développement de produits : Une part importante de votre budget sera consacrée au recrutement d'ingénieurs logiciels, de concepteurs de produits et aux outils nécessaires au développement du logiciel.
• Support client : Les salaires du personnel, le coût des outils de helpdesk et les autres dépenses de service client doivent être prises en compte.
• Coûts opérationnels : En fonction de vos spécificités, vous devrez tenir compte du loyer, des charges, des frais juridiques et administratifs, ainsi que des autres coûts liés à l'exploitation de l'entreprise.

Les principales méthodes de contrôle des coûts sont les suivantes :

• Auditer régulièrement les abonnements : Envisager de supprimer les éléments inutilisés et sous-utilisés Les abonnements SaaS, Récupérer les sièges utilisateur non attribués et rétrograder les licences premium inutiles, ou négocier les conditions de renouvellement.
• Optimiser le stockage cloud : Estimez vos besoins en matière de stockage cloud afin d’éviter de payer pour une capacité cloud qui dépasse largement vos besoins.
• Tirer parti de l’automatisation : Utilisez des outils pour automatiser les tâches répétitives afin que les employés puissent se concentrer sur d’autres opérations.
• Négocier les contrats avec les fournisseurs : Négociez avec les fournisseurs lors des renouvellements de contrats pour obtenir des offres avantageuses sur les services. Directeurs financiers SaaS généralement superviser cet aspect.
• Suivre les dates de renouvellement : Suivez la date de renouvellement et le propriétaire désigné de chaque contrat pour vous assurer que les renouvellements automatiques sont examinés en temps voulu avant la facturation.

Pour identifier les coûts SaaS inutiles, suivez ces 3 étapes :

• Suivez l’utilisation des logiciels : Étudiez les données d’utilisation pour savoir quels outils sont essentiels et lesquels sont superflus.
• Sondez votre équipe : Utilisez les retours des employés pour voir quels outils ils utilisent régulièrement et quels sont sont non essentiels.
• Trouvez l'informatique parallèle : Vérifiez les relevés de cartes d'entreprise et les notes de frais pour identifier les achats de logiciels non autorisés. 
• Définissez des références d’utilisation : Si vous disposer d'une données des concurrents, comparez vos dépenses SaaS aux leurs et utilisez les informations pour réduire les dépenses excessives.

La règle des 40 du SaaS stipule que le taux de croissance combiné et la marge bénéficiaire d'une entreprise devraient être égaux ou supérieurs à 40 %. Les investisseurs axés sur la croissance appliquent fréquemment cette référence aux entreprises générant plus de 50 millions de dollars de revenus pour évaluer l'efficacité opérationnelle et l'attrait d'un investissement. (Tomasz Tunguz, 2015). En dessous de 40 %, vous devez réduire les dépenses inutiles et créer des opportunités de revenus supplémentaires.

Une budgétisation de qualité est importante pour :

• Allouer les ressources judicieusement : Vous pouvez investir dans les domaines qui nécessitent plus de financement tels que le marketing et le développement de produits.
• Maîtriser les dépenses : Limite les dépenses imprévues car les fonds sont alloués à des domaines spécifiques.
• Prendre des décisions basées sur les données : Utilisez vos données financières Métriques SaaS pour déterminer votre niveau de rentabilité et identifier les axes d'amélioration.