Cosa sono il Budgeting e il Controllo dei Costi nel SaaS?

La definizione del budget e il controllo dei costi costituiscono le fondamenta della disciplina di spesa nel SaaS, con una gestione efficace dei costi che incide direttamente sulla componente del margine di profitto della Regola del 40.. La definizione del budget nel SaaS è la pianificazione e l'allocazione coordinate delle risorse finanziarie per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Questo è particolarmente importante per le nuove aziende SaaS (software-as-a-service) perché hanno bisogno di tenere traccia di dove vanno a finire le risorse, specialmente quando lavorano con finanziamenti limitati o in eccesso.

Il controllo dei costi, d'altra parte, comporta l'implementazione di controlli per ridurre al minimo le spese relative al software senza compromettere la qualità del prodotto. Riducendo le spese, il controllo dei costi SaaS può aumentare la redditività.

Un budget SaaS ideale dovrebbe includere quanto segue:

• Fatturato: Prevedi le tue ricavi basate sui prezzi degli abbonamenti, sulla base clienti e sul tasso di abbandono.
• Costi di acquisizione clienti: Il CAC comprende le spese di marketing, vendita o i costi associati all'onboarding dei clienti.
• Sviluppo Prodotto: Una parte consistente del budget sarà destinata all'assunzione di ingegneri del software, progettisti di prodotti e strumenti necessari per lo sviluppo del software.
• Assistenza clienti: Stipendi del personale, costo degli strumenti di helpdesk e altre spese di servizio clienti devono essere contabilizzate.
• Costi operativi: A seconda delle specifiche, dovrai considerare l'affitto, le utenze, le spese legali e amministrative e altri costi di gestione dell'attività.

I principali metodi di controllo dei costi sono:

• Si controllano regolarmente gli abbonamenti: Si valuta la rimozione di quelli inutilizzati e sottoutilizzati Gli abbonamenti SaaS, Recuperare posti utente non assegnati ed eseguire il downgrade di licenze premium non necessarie, o si negoziano i termini di rinnovo.
• Si ottimizza lo spazio di archiviazione cloud: Si stimano le proprie esigenze di archiviazione cloud per evitare di pagare per una capacità cloud di gran lunga superiore alle proprie esigenze.
• Si sfrutta l'automazione: Si utilizzano strumenti per automatizzare le attività ripetitive, in modo che i dipendenti possano concentrarsi su altre operazioni.
• Si negoziano i contratti con i fornitori: Si negozia con i fornitori durante i rinnovi dei contratti per ottenere offerte sui servizi. Direttori finanziari SaaS generalmente supervisionare questo aspetto.
• Monitorare le date di rinnovo: Monitora la data di rinnovo e il proprietario designato di ogni contratto per assicurarti che i rinnovi automatici vengano esaminati tempestivamente prima della fatturazione.

Per individuare eventuali costi SaaS non necessari, segui questi 3 passaggi:

• Tieni traccia dell'utilizzo del software: Analizza i dati di utilizzo per capire quali strumenti sono essenziali e di quali si può fare a meno.
• Conduci un sondaggio tra i tuoi collaboratori: Utilizza il feedback dei dipendenti per vedere quali strumenti usano regolarmente e quali sono non sono essenziali.
• Trova lo shadow IT: Esaminare gli estratti conto delle carte aziendali e i rapporti di spesa per identificare acquisti software non autorizzati. 
• Definisci dei parametri di riferimento per l'utilizzo: Se si avere dati dei concorrenti, confrontare le spese SaaS con le loro e utilizzare gli insight per ridurre le spese in eccesso.

La Regola del 40 del SaaS stabilisce che il tasso di crescita combinato e il margine di profitto di un'azienda dovrebbero essere pari o superiori al 40%. Gli investitori orientati alla crescita applicano frequentemente questo benchmark alle aziende con oltre 50 milioni di dollari di entrate per valutare l'efficienza operativa e l'attrattiva dell'investimento. (Tomasz Tunguz, 2015). Sotto il 40%, è necessario ridurre le spese non necessarie e generare maggiori entrate.

Un budget di qualità è importante per:

• Allocare le risorse in modo intelligente: È possibile investire nelle aree che richiedono maggiori finanziamenti come marketing e sviluppo del prodotto.
• Controllare le spese: Limita le spese impreviste poiché i fondi sono allocati a specifiche aree.
• Prendere decisioni basate sui dati: Utilizza i tuoi dati finanziari metriche SaaS per determinare il tuo livello di redditività e identificare le aree di miglioramento.