Czym są budżetowanie i kontrola kosztów w modelu SaaS?

Budżetowanie i kontrola kosztów stanowią fundament dyscypliny wydatków w SaaS, a efektywne zarządzanie kosztami bezpośrednio wpływa na komponent marży zysku w Regule 40. Budżetowanie w SaaS to skoordynowane planowanie i alokowanie zasobów finansowych w celu osiągnięcia celów biznesowych.

Jest to szczególnie ważne dla nowych firm SaaS (oprogramowanie jako usługa), ponieważ muszą one śledzić, na co przeznaczają środki, zwłaszcza gdy pracują z ograniczonym lub nadmiernym finansowaniem.

Z kolei kontrola kosztów obejmuje wdrażanie kontroli w celu zminimalizowania wydatków związanych z oprogramowaniem bez uszczerbku dla jego jakości. Poprzez ograniczenie wydatków, kontrola kosztów SaaS może zwiększyć rentowność.

Idealny budżet SaaS powinien składać się z następujących elementów:

• Przychody: Przewiduj swoje przychód w oparciu o ceny subskrypcji, bazę klientów i wskaźnik rezygnacji.
• Koszty pozyskania klienta: CAC obejmuje wydatki na marketing, sprzedaż lub związane z nimi koszty wdrożenia klienta.
• Rozwój produktu: Znaczna część budżetu zostanie przeznaczona na zatrudnienie inżynierów oprogramowania, projektantów produktów i narzędzi niezbędne do zbudowania oprogramowania.
• Obsługa klienta: Wynagrodzenia pracowników, koszty narzędzi helpdeskowych i inne wydatki na obsługę klienta muszą być uwzględnione.
• Koszty operacyjne: W zależności od specyfiki, będziesz musiał uwzględnić czynsz, media, opłaty prawne i administracyjne oraz inne koszty prowadzenia działalności.

Główne metody kontroli kosztów to:

• Regularnie audytujesz subskrypcje: Rozważ usunięcie nieużywanych i niewykorzystywanych Subskrypcje SaaS, Odzyskiwanie nieprzypisanych licencji użytkowników i obniżanie niepotrzebnych licencji premium, lub negocjowanie warunków odnowienia.
• Zoptymalizuj pamięć masową w chmurze: Oszacuj swoje potrzeby w zakresie przestrzeni dyskowej w chmurze, aby uniknąć płacenia za pojemność, która znacznie przekracza Twoje wymagania.
• Wykorzystaj automatyzację: Używaj narzędzi do automatyzacji powtarzalnych zadań, aby pracownicy mogli skupić się na innych zadaniach.
• Negocjuj umowy z dostawcami: Negocjuj z dostawcami podczas przedłużania umów, aby uzyskać korzystniejsze warunki świadczenia usług. Dyrektorzy finansowi firm SaaS ogólnie nadzorować ten aspekt.
• Śledź daty odnowienia: Śledź datę odnowienia każdego kontraktu i wyznaczonego właściciela, aby zapewnić, że automatyczne odnowienia zostaną poddane terminowemu przeglądowi przed wystawieniem rachunku.

Aby zlokalizować niepotrzebne koszty SaaS, wykonaj te 3 kroki:

• Monitoruj wykorzystanie oprogramowania: Analizuj dane dotyczące wykorzystania, aby dowiedzieć się, które narzędzia są niezbędne, a z których można zrezygnować.
• Przeprowadź ankietę wśród swojego zespołu: Wykorzystaj opinie pracowników, aby sprawdzić, których narzędzi używają regularnie, a których są są zbędne.
• Znajdź ukryte IT: Przejrzyj wyciągi z kart firmowych i raporty wydatków, aby zidentyfikować nieautoryzowane zakupy oprogramowania. 
• Ustal limity wykorzystania: Jeśli masz posiadać dane konkurencji, porównaj swoje wydatki na SaaS z ich wydatkami i wykorzystaj te spostrzeżenia do ograniczenia nadmiernych kosztów.

Zasada 40 SaaS (The SaaS Rule of 40) stanowi, że łączna stopa wzrostu i marża zysku firmy powinny wynosić lub przekraczać 40%. Inwestorzy wzrostowi często stosują ten wskaźnik do firm z przychodami przekraczającymi 50 milionów dolarów, aby ocenić efektywność operacyjną i atrakcyjność inwestycyjną. (Tomasz Tunguz, 2015). Poniżej 40%, musisz zredukować niepotrzebne wydatki i stworzyć możliwości zwiększenia dochodów.

Jakościowe budżetowanie jest ważne, aby:

• Rozsądnie alokować zasoby: Możesz inwestować w obszary, które wymagają większego finansowania takich jak marketing i rozwój produktu.
• Kontrolować wydatki: Ogranicza nieplanowane wydatki, ponieważ środki są przydzielane do określonych obszarów.
• Podejmować decyzje oparte na danych: Wykorzystaj swoje dane finansowe Wskaźniki SaaS do określenia poziomu rentowności i zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy.