Ce sunt bugetarea și controlul costurilor SaaS în SaaS?

Bugetarea și controlul costurilor stau la baza disciplinei cheltuielilor SaaS, managementul eficient al costurilor impulsionând direct componenta marjei de profit a Regulii 40.. Bugetarea în SaaS reprezintă planificarea și alocarea coordonată a resurselor financiare pentru atingerea obiectivelor de afaceri.

Acest lucru este deosebit de important pentru noile companii SaaS (software-as-a-service), deoarece trebuie să țină evidența a ceea ce merge unde, mai ales atunci când lucrează cu finanțare limitată sau în exces.

Controlul costurilor, pe de altă parte, implică implementarea de verificări pentru a minimiza cheltuielile legate de software fără a compromite calitatea produsului. Prin reducerea cheltuielilor, controlul costurilor SaaS poate crește profitabilitatea.

Un buget SaaS ideal ar trebui să constea din următoarele:

• Venituri: Previzionează-ți venituri pe baza prețurilor abonamentelor, a bazei de clienți și a ratei de churn.
• Costuri de achiziție a clienților: CAC implică cheltuieli pentru marketing, vânzări sau costuri asociate cu integrarea clienților.
• Dezvoltarea produsului: O mare parte din bugetul dvs. va fi cheltuită pentru angajarea de ingineri software, designeri de produse și instrumente necesare pentru a construi software-ul.
• Asistență pentru clienți: Salariile personalului, costul instrumentelor de helpdesk și alte cheltuieli de serviciu clienți trebuie contabilizate.
• Costuri operaționale: În funcție de specificul afacerii tale, va trebui să iei în calcul chiria, utilitățile, taxele legale și administrative și alte costuri de funcționare a afacerii.

Principalele metode de control al costurilor sunt:

• Auditează abonamentele în mod regulat: Ia în considerare eliminarea celor neutilizate și subutilizate Abonamente SaaS, Recuperarea locurilor de utilizator nealocate și retrogradarea licențelor premium inutile, sau negociază termenii de reînnoire.
• Optimizează stocarea în cloud: Estimează-ți nevoile de stocare în cloud pentru a evita plata unei capacități în cloud care depășește cu mult cerințele tale.
• Profită de automatizare: Utilizați instrumente pentru a automatiza sarcinile repetitive, astfel încât angajații să se poată concentra pe alte operațiuni.
• Negociați contractele cu furnizorii: Negociați cu furnizorii în timpul reînnoirii contractelor pentru a obține oferte la servicii. CFO SaaS în general supraveghează acest aspect.
• Urmăriți datele de reînnoire: Urmăriți data de reînnoire a fiecărui contract și proprietarul desemnat pentru a vă asigura că reînnoirile automate sunt revizuite în timp util înainte de facturare.

Pentru a identifica orice costuri SaaS inutile, urmați acești 3 pași:

• Urmăriți utilizarea software-ului: Studiați datele de utilizare pentru a ști ce instrumente sunt esențiale și de care se poate face abstracție.
• Sondajul echipei dvs.: Utilizați feedback-ul angajaților pentru a vedea ce instrumente folosesc în mod regulat și care sunt neesențiale.
• Identificați IT-ul ascuns: Verificați extrasele de cont ale cardurilor corporative și rapoartele de cheltuieli pentru a identifica achizițiile de software neautorizate. 
• Setează repere de utilizare: Dacă aveți să aibă date despre concurenți, comparați cheltuielile dvs. SaaS cu ale lor și utilizați informațiile obținute pentru a reduce cheltuielile excesive.

Regula SaaS 40/40 dictează că rata combinată de creștere și marja de profit a unei companii ar trebui să egaleze sau să depășească 40%. Investitorii orientați spre creștere aplică frecvent acest reper companiilor cu venituri de peste 50 de milioane de dolari pentru a evalua eficiența operațională și atractivitatea investițională. (Tomasz Tunguz, 2015). Sub 40%, trebuie să reduceți cheltuielile inutile și să creați modalități de a obține mai multe venituri.

Bugetarea de calitate este importantă pentru:

• Alocă resursele cu înțelepciune: Puteți investi în domeniile care necesită mai multă finanțare cum ar fi marketing și dezvoltare de produs.
• Controlează cheltuielile: Limitează cheltuielile neplanificate pe măsură ce fondurile sunt alocate unor domenii specifice.
• Ia decizii bazate pe date: Folosește-ți situația financiară Valori SaaS pentru a-ți determina nivelul de profitabilitate și a identifica domeniile care necesită îmbunătățiri.