O que são Orçamento e Controle de Custos SaaS em SaaS?

Orçamento e controle de custos formam a base da disciplina de gastos em SaaS, com a gestão eficaz de custos impulsionando diretamente o componente de margem de lucro da Regra dos 40. O orçamento em SaaS é o planejamento e alocação coordenados de recursos financeiros para atingir os objetivos de negócios.

Isso é especialmente importante para novas empresas de SaaS (software como serviço) porque elas precisam acompanhar o que vai para onde, especialmente quando trabalham com financiamento limitado ou excedente.

O controle de custos, por outro lado, envolve a implementação de verificações para minimizar despesas relacionadas a software sem comprometer a qualidade do produto. Ao reduzir os gastos, o controle de custos do SaaS pode aumentar a lucratividade.

Um orçamento de SaaS ideal deve consistir no seguinte:

• Receita: Preveja seu receita com base em preços de assinatura, base de clientes e taxa de churn.
• Custos de aquisição de clientes: O CAC envolve despesas com marketing, vendas ou custos associados à integração do cliente.
• Desenvolvimento de produto: Uma grande parte do seu orçamento será gasta na contratação de engenheiros de software, designers de produto e ferramentas necessárias para construir o software.
• Suporte ao Cliente: Salários da equipe, custo de ferramentas de helpdesk e outros custos de serviço devem ser contabilizados.
• Custos Operacionais: Dependendo das suas especificidades, você terá que levar em consideração aluguel, serviços públicos, taxas legais e administrativas e outros custos de funcionamento do negócio.

Os principais métodos de controle de custos são:

• Auditar assinaturas regularmente: Considere remover não utilizado e subutilizado Assinaturas de SaaS, Recuperando licenças de usuário não atribuídas e fazendo downgrade de licenças premium desnecessárias, ou negociar termos de renovação.
• Otimizar armazenamento em nuvem: Faça uma estimativa das suas necessidades de armazenamento em nuvem para evitar pagar por uma capacidade de nuvem que excede em muito os seus requisitos.
• Aproveite a automação: Use ferramentas para automatizar tarefas repetitivas para que os funcionários possam se concentrar em outras operações.
• Negocie contratos com fornecedores: Negocie com fornecedores durante as renovações de contrato para obter negócios em serviços. CFOs de SaaS geralmente supervisionar este aspecto.
• Acompanhe as datas de renovação: Acompanhe a data de renovação de cada contrato e o proprietário designado para garantir que as renovações automáticas sejam revisadas a tempo antes da cobrança.

Para localizar quaisquer custos de SaaS desnecessários, siga estes 3 passos:

• Acompanhe o uso do software: Estude os dados de uso para saber quais ferramentas são essenciais e quais podem ser dispensadas.
• Pesquise sua equipe: Use o feedback dos funcionários para ver quais ferramentas eles usam regularmente e quais são não essenciais.
• Encontre o shadow IT: Revise extratos de cartões corporativos e relatórios de despesas para identificar compras de software não autorizadas. 
• Defina benchmarks de uso: Se você ter dados da concorrência, compare suas despesas de SaaS com as deles e use os insights para reduzir gastos excessivos.

A Regra dos 40 do SaaS dita que a taxa de crescimento combinada e a margem de lucro de uma empresa devem ser iguais ou superiores a 40%. Investidores de crescimento frequentemente aplicam este parâmetro a empresas com mais de $50M em receita para avaliar a eficiência operacional e o apelo de investimento. (Tomasz Tunguz, 2015). Abaixo de 40%, é preciso reduzir despesas desnecessárias e criar oportunidades para aumentar a receita.

O orçamento de qualidade é importante para:

• Alocar recursos com sabedoria: Você pode investir nas áreas que exigem mais financiamento como marketing e desenvolvimento de produtos.
• Controle de gastos: Limita despesas não planejadas, pois os fundos são alocados para áreas específicas.
• Tome decisões baseadas em dados: Use suas finanças Taxa de conversão para determinar seu nível de lucratividade e identificar áreas para melhoria.