O que são Orçamento e Controle de Custos em SaaS?

Budgeting and cost control form the foundation of SaaS spending discipline, with effective cost management directly driving the profit-margin component of the Rule of 40. Budgeting in SaaS is the coordinated planning and allocation of financial resources to achieve business objectives.

Isso é especialmente importante para novas empresas SaaS (software como serviço) porque elas precisam controlar o que vai para onde, especialmente ao trabalhar com financiamento limitado ou excessivo.

Já o controle de custos envolve a implementação de verificações para minimizar as despesas relacionadas ao software sem comprometer a qualidade do produto. Ao reduzir os gastos, o controle de custos de SaaS pode aumentar a lucratividade.

Um orçamento ideal para SaaS deve consistir no seguinte:

• Receita: Predict your receita based on subscription pricing, customer base, and churn rate.
• Custos de aquisição de clientes: O CAC envolve despesas com marketing, vendas ou custos associados à integração de clientes.
• Desenvolvimento de Produtos: Uma grande parte do seu orçamento será gasta na contratação de engenheiros de software, designers de produto e ferramentas necessárias para construir o software.
• Suporte ao cliente: Staff salaries, cost of helpdesk tools, and other customer service expenses must be accounted for.
• Custos Operacionais: Dependendo das suas especificidades, você terá que levar em consideração aluguel, utilidades, taxas legais e administrativas e outros custos de funcionamento do negócio.

The main cost control methods are to:

• Audita assinaturas regularmente: Considere remover itens não utilizados e subutilizados Assinaturas SaaS, Reclaiming unassigned user seats and downgrading unnecessary premium licenses, ou negociar os termos de renovação.
• Otimize o armazenamento em nuvem: Faça uma estimativa das suas necessidades de armazenamento em nuvem para evitar pagar por uma capacidade que exceda em muito os seus requisitos.
• Aproveite a automação: Utilize ferramentas para automatizar tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em outras operações.
• Negocie contratos com fornecedores: Negocie com os fornecedores durante as renovações de contrato para obter melhores condições em serviços. CFOs de SaaS generally oversee this aspect.
• Track renewal dates: Track each contract’s renewal date and designated owner to ensure auto-renewals undergo timely review prior to billing.

To locate any SaaS costs which are unnecessary, follow these 3 steps:

• Monitore o uso de software: Analise os dados de uso para saber quais ferramentas são essenciais e de quais é possível abrir mão.
• Faça uma pesquisa com sua equipe: Use employee feedback to see which tools they use regularly and which são nonessential.
• Find shadow IT: Review corporate card statements and expense reports to identify unauthorized software purchases. 
• Defina benchmarks de uso: If you ter competitor data, compare your SaaS expenses to theirs and use the insights to curtail excess expenditure.

The SaaS Rule of 40 dictates that a company’s combined growth rate and profit margin should equal or exceed 40%.Growth investors frequently apply this benchmark to companies with over $50M in revenue to evaluate operational efficiency and investment appeal. (Tomasz Tunguz, 2015). Below 40%, you need to reduce unnecessary expenses and create avenues for more income.

Um orçamento de qualidade é importante para:

• Alocar recursos com inteligência: You can invest in the areas that require more funding como marketing and product development.
• Controlar os gastos: Limita gastos não planejados, pois os fundos são alocados a áreas específicas.
• Tome decisões orientadas por dados: Use suas informações financeiras métricas de SaaS para determinar seu nível de lucratividade e identificar áreas de aprimoramento.