Що таке бюджетування SaaS та контроль витрат у SaaS?

Бюджетування та контроль витрат становлять основу дисципліни витрат у SaaS, а ефективне управління витратами безпосередньо впливає на компонент маржі прибутку в Правилі 40. Бюджетування в SaaS – це скоординоване планування та розподіл фінансових ресурсів для досягнення бізнес-цілей.

Це особливо важливо для нових SaaS (програмне забезпечення як послуга) компаній, оскільки їм необхідно відстежувати, куди і на що йдуть кошти, особливо коли вони працюють з обмеженим або надмірним фінансуванням.

Контроль витрат, з іншого боку, передбачає впровадження перевірок для мінімізації витрат, пов'язаних з програмним забезпеченням, без шкоди для якості продукту. Скорочуючи витрати, контроль витрат SaaS може підвищити прибутковість.

Ідеальний бюджет SaaS повинен складатися з наступного:

• Дохід: Прогнозуйте свій дохід на основі ціноутворення за підпискою, клієнтської бази та рівня відтоку клієнтів.
• Вартість залучення клієнтів: CAC включає в себе витрати на маркетинг, продажі або пов'язані з ними витрати на адаптацію клієнтів.
• Розробка продукту: Значна частина вашого бюджету буде витрачена на найм інженерів-програмістів, дизайнерів продуктів та інструментів, необхідних для створення програмного забезпечення.
• Служба підтримки клієнтів: Заробітна плата персоналу, вартість інструментів служби підтримки та інші витрати на клієнтський сервіс мають бути враховані.
• Операційні витрати: В залежності від вашої специфіки, вам доведеться враховувати оренду, комунальні послуги, юридичні та адміністративні витрати, а також інші витрати на ведення бізнесу.

Основні методи контролю витрат:

• Регулярно перевіряйте підписки: Розгляньте можливість видалення невикористаних та маловикористаних SaaS-підписки, Повернення непризначених місць користувачів та зниження тарифу непотрібних преміум-ліцензій, або перегляньте умови поновлення.
• Оптимізуйте хмарне сховище: Оцініть свої потреби в хмарному сховищі, щоб уникнути переплати за обсяг, який значно перевищує ваші потреби.
• Використовуйте автоматизацію: Використовуйте інструменти для автоматизації повторюваних завдань, щоб співробітники могли зосередитися на інших операціях.
• Ведіть переговори з постачальниками послуг: Ведіть переговори з постачальниками послуг під час поновлення контрактів, щоб отримати вигідніші умови. Фінансові директори SaaS-компаній загалом контролювати цей аспект.
• Відстежуйте дати поновлення: Відстежуйте дату поновлення кожного контракту та призначеного відповідального, щоб автоматичні поновлення проходили своєчасний перегляд перед виставленням рахунку.

Щоб знайти будь-які непотрібні витрати на SaaS, виконайте ці 3 кроки:

• Відстежуйте використання програмного забезпечення: Проаналізуйте дані використання, щоб зрозуміти, які інструменти є необхідними, а без яких можна обійтися.
• Проведіть опитування серед вашої команди: Використовуйте відгуки співробітників, щоб визначити, якими інструментами вони користуються регулярно, а якими є несуттєві.
• Знайдіть тіньові ІТ: Перевіряйте виписки з корпоративних карток та звіти про витрати, щоб виявити несанкціоновані покупки програмного забезпечення. 
• Встановіть контрольні показники використання: Якщо ви мати дані конкурентів, порівняйте свої витрати на SaaS з їхніми та використовуйте отримані дані для скорочення надмірних витрат.

Правило SaaS 40% говорить, що комбінований показник зростання та маржа прибутку компанії повинні дорівнювати або перевищувати 40%. Інвестори, орієнтовані на зростання, часто застосовують цей показник до компаній з доходом понад 50 мільйонів доларів для оцінки операційної ефективності та інвестиційної привабливості. (Tomasz Tunguz, 2015) Нижче 40%, вам потрібно скоротити непотрібні витрати та створити можливості для збільшення доходу.

Якісне бюджетування важливе для:

• Розумно розподіляйте ресурси: Ви можете інвестувати в сфери, що потребують більшого фінансування наприклад, маркетинг та розробка продукту.
• Контролюйте витрати: Обмежує незаплановані витрати, оскільки кошти розподіляються за певними напрямками.
• Ухвалюйте рішення на основі даних: Використовуйте свої фінансові SaaS-показники дані, щоб визначити рівень прибутковості та виявити сфери для покращення.