¿Qué son la elaboración de presupuestos y el control de costes en SaaS?

La elaboración de presupuestos y el control de costes constituyen la base de la disciplina de gasto en SaaS, ya que una gestión eficaz de los costes impulsa directamente el componente de margen de beneficio de la Regla del 40. La elaboración de presupuestos en SaaS es la planificación y asignación coordinada de recursos financieros para lograr los objetivos empresariales.

Esto es especialmente clave para las nuevas empresas SaaS (software como servicio) porque necesitan realizar un seguimiento de dónde va cada cosa, especialmente cuando trabajan con fondos limitados o excesivos.

El control de costos, por otro lado, implica implementar controles para minimizar los gastos relacionados con el software sin comprometer la calidad del producto. Al reducir el gasto, el control de costos de SaaS puede aumentar la rentabilidad.

Un presupuesto ideal de SaaS debe constar de lo siguiente:

• Ingresos: Prediga su ingresos basado en el precio de la suscripción, la base de clientes y la tasa de abandono.
• Costos de adquisición de clientes: El CAC incluye los gastos de marketing, ventas o costos asociados con la incorporación de clientes.
• Desarrollo de productos: Una gran parte de su presupuesto se destinará a la contratación de ingenieros de software, diseñadores de productos y herramientas necesarias para desarrollar el software.
• Atención al Cliente: Los salarios del personal, el coste de las herramientas de asistencia técnica y otros gastos de servicio al cliente deben contabilizarse.
• Costos operativos: Dependiendo de sus necesidades específicas, deberá tener en cuenta el alquiler, los servicios públicos, las tarifas legales y administrativas, y otros costos de gestión del negocio.

Los principales métodos de control de costes son:

• Audita regularmente las suscripciones: Considere eliminar las suscripciones que no se utilizan o que se utilizan poco Suscripciones SaaS, Recuperando puestos de usuario no asignados y reduciendo la categoría de licencias premium innecesarias, o negociar los términos de renovación.
• Optimiza el almacenamiento en la nube: Calcula tus necesidades de almacenamiento en la nube para evitar pagar por una capacidad que supere con creces tus requisitos.
• Aprovecha la automatización: Utilice herramientas para automatizar tareas repetitivas para que los empleados puedan concentrarse en otras operaciones.
• Negociar contratos con proveedores: Negociar con los proveedores durante las renovaciones de contratos para obtener mejores ofertas en servicios. Los directores financieros de SaaS generalmente supervisar este aspecto.
• Seguimiento de las fechas de renovación: Realice un seguimiento de la fecha de renovación de cada contrato y de su propietario designado para garantizar que las renovaciones automáticas se revisen a tiempo antes de la facturación.

Para localizar cualquier costo de SaaS innecesario, siga estos 3 pasos:

• Rastrear el uso del software: Estudiar los datos de uso para saber qué herramientas son esenciales y de cuáles se puede prescindir.
• Encuesta a tu equipo: Utilice los comentarios de los empleados para ver qué herramientas usan regularmente y cuáles son son no esenciales.
• Encuentre el Shadow IT: Revisar los extractos de las tarjetas corporativas y los informes de gastos para identificar compras de software no autorizadas. 
• Establecer puntos de referencia de uso: Si usted tener datos de la competencia, compare sus gastos de SaaS con los de ellos y utilice la información para reducir el gasto excesivo.

La Regla del 40 para SaaS establece que la tasa de crecimiento combinada y el margen de beneficio de una empresa deben ser iguales o superiores al 40%. Los inversores de crecimiento aplican con frecuencia este punto de referencia a empresas con más de $50M en ingresos para evaluar la eficiencia operativa y el atractivo de la inversión. (Tomasz Tunguz, 2015). Por debajo del 40%, debes reducir los gastos innecesarios y crear vías para generar más ingresos.

Un presupuesto de calidad es importante para:

• Asignar los recursos con inteligencia: Puedes invertir en las áreas que requieren mayor financiación como marketing y desarrollo de productos.
• Controlar los gastos: Limita los gastos imprevistos, ya que los fondos se asignan a áreas específicas.
• Tomar decisiones basadas en datos: Utiliza tus datos financieros métricas SaaS para determinar tu nivel de rentabilidad e identificar áreas de mejora.