Che cos'è un SaaS Sales Tax Permit?

Il SaaS tax permit si riferisce solitamente a una registrazione statale che consente o richiede a un'azienda di riscuotere l'imposta sulle vendite (sales tax) e di versarla per le transazioni imponibili. Gli Stati denominano questo documento in modo diverso; alcuni lo chiamano Sales tax permit, Seller’s permit, Sales tax license o Certificate of Authority.

Un'azienda software-as-a-service dovrebbe, innanzitutto, determinare se ha un nesso (nexus) con un determinato Stato. Ciò si verifica solitamente con la presenza fisica nello Stato tramite dipendenti o proprietà, oppure con un'attività economica che ha raggiunto o superato la soglia stabilita dallo Stato per i venditori remoti. L'assoggettamento all'imposta statale non è automatico; contano altri fattori, tra cui il modo in cui l'imposta viene trattata in base alla natura dell'offerta software, se l'attività viene tassata in base alla posizione del cliente e se si applicano esenzioni o altre regole speciali.

A seguito della storica sentenza della Corte Suprema degli Stati Uniti del 2018 nel caso South Dakota v. Wayfair, il cosiddetto requisito della presenza fisica, che limitava la capacità degli Stati di imporre ai venditori remoti l'obbligo di riscossione della sales tax, è stato annullato. In conseguenza di tale decisione, gli Stati possono richiedere ai venditori remoti di riscuotere e versare la sales tax in base all'attività economica. I venditori devono rispettare la legge anche se non hanno un ufficio fisico o altri beni tangibili nello Stato. A seguito della sentenza Wayfair non è stata prescritta un'unica soglia di nesso economico. Pertanto, i diversi Stati stabiliscono i propri standard, requisiti di registrazione, soglie e date di entrata in vigore.

L'imponibilità del SaaS dipende fortemente dallo Stato in cui avviene la vendita. Ad esempio, lo Stato A potrebbe considerare esente da imposte l'accesso in abbonamento da remoto, mentre lo Stato B potrebbe tassarlo come servizio da utilizzare online. Pertanto, la classificazione del prodotto come articolo non imponibile o imponibile ha spesso a che fare con ciò che il software fa, ciò che il cliente riceve, se l'esenzione è applicabile o quali disposizioni speciali vengono utilizzate.

Un sales tax permit e un certificato di rivendita servono a scopi diversi.

Un EIN (Employer Identification Number) è un numero assegnato dal Tesoro statunitense a imprese e altre organizzazioni quando un'attività opera come ditta individuale o in società in cui il proprietario utilizza un codice di previdenza sociale come numero di identificazione del contribuente (TIN). Un'azienda può utilizzarlo per soddisfare i requisiti di dichiarazione dei redditi federali, gestire le buste paga, aprire un conto bancario e per altri scopi simili, ma l'ottenimento di un EIN non concede il privilegio di riscuotere la sales tax statale. Inoltre, la licenza commerciale è distinta. Di solito concede il permesso di gestire un'attività in uno Stato o in una località specifici; la registrazione della sales tax è principalmente correlata all'amministrazione delle imposte sulle vendite e sull'uso.

L' Merchant of Record (MoR) determina quale entità gestisce la rendicontazione e il versamento della sales tax per ogni transazione di vendita. Un Merchant of Record che è il venditore in un contratto commerciale generalmente gestisce la l'imposta sulle vendite: calcolo, riscossione, preparazione/dichiarazione fiscale, versamento delle imposte e conformità/registrazione fiscale per tutte le vendite incluse in questo accordo. Tuttavia, chi sostiene queste responsabilità dipende principalmente da come è stato strutturato il contratto e da quali sono le leggi statali in materia di tassazione e così via, comprese quelle relative al Marketplace-Facilitator.

La collaborazione con un Merchant of Record non significa che gli obblighi fiscali statali dell'azienda SaaS vengano del tutto meno. L'azienda potrebbe comunque avere l'obbligo di presentare la dichiarazione dei redditi, o altre questioni correlate, separatamente, ad esempio per le sue vendite dirette, altri canali di vendita, le sue attività commerciali o una transazione non coperta da un accordo con il Merchant of Record.

Prima di registrarsi in uno Stato, le aziende dovrebbero verificare:

• Se hanno un nesso fisico o economico;
• Se il loro specifico prodotto SaaS è imponibile;
• Come lo Stato individua la fonte della transazione;
• Se si applicano esenzioni;
• Se un marketplace, un rivenditore o un Merchant of Record è responsabile della riscossione per la transazione in questione;
• Quando iniziano gli obblighi di registrazione e dichiarazione.