Wat is een SaaS Days Sales Outstanding (DSO)?

SaaS Days Sales Outstanding geeft het gemiddelde aantal dagen aan dat een bedrijf nodig heeft om betalingen voor kredietfacturen te ontvangen. Het is een belangrijke operationele maatstaf die aangeeft hoe efficiënt het debiteurenbeheer van een abonnementsbedrijf is. Deze maatstaf wordt nauwlettend gevolgd omdat eventuele veranderingen direct van invloed zijn op de efficiëntie van de geldinning en het werkkapitaal. Sterker nog, volgens de Credit Research Foundation (CRF) is het monitoren van de ouderdom van verschillende factuurprofielen geenszins een nutteloze oefening, aangezien het slechts één manier is waarop een bedrijf geattendeerd kan worden op kasstroombeperkingen voordat deze zich voordoen.

Factuuranalyse helpt inzicht te krijgen in diverse operationele factoren die van invloed zijn op de financiële gezondheid van het bedrijf:

• Liquiditeitsbeheer: Het geeft een idee van de tijd die nodig is om terugkerende contractinkomsten om te zetten in liquide middelen die direct beschikbaar zijn voor operationele activiteiten en ander gebruik.
• Vroegtijdig waarschuwingssysteem: Het signaleert financiële problemen of vertraagde betalingen bij specifieke klantenaccounts voordat de situatie verslechtert en leidt tot een afname van de kasreserves.
• Kredietbeoordeling: Naast interne facturatieprocessen is het ook een maatstaf voor de mate waarin de kredietwaardigheid van klanten is geanalyseerd en succesvol is beoordeeld.

Denk aan een middelgroot softwarebedrijf met een maandelijkse contractfacturatie van $100.000. Als de betalingstermijn van 30 dagen naar 50 dagen verschuift, houdt dit effectief $66.000 aan werkkapitaal vast in onbetaalde facturen – kapitaal dat anders directe productontwikkeling of marketing zou kunnen financieren.” 

Om de operationele cashflow te verhogen, moeten financiële teams aandacht besteden aan de manier waarop rekeningen en facturen worden afgehandeld. Ze hebben ook andere opties, zoals de volgende:

1.   Kijk naar debiteuren: Bestudeer wekelijks de rapporten over de ouderdom van debiteuren om achterstallige klantensaldi te achterhalen.
2.   Automatiseer Aanmaningsprocessen: Stel een reeks geautomatiseerde meldingen in om klanten te herinneren aan facturen die verschuldigd zijn of die vervallen zijn.
3.   Beoordeel Zakelijke Kredietvoorwaarden: Stel een formele aanpak vast voor kredietbeoordelingen en pas de voorwaarden aan voor zakelijke klanten die om verlengde betalingstermijnen vragen.

Zelfs terwijl ze deze verbeteringen doorvoeren, moet het topmanagement bedrijfsbelangen voorop blijven stellen. Er is een potentiële relatie tussen klanten die gewend raken aan ruime kredietperiodes en hun vermogen om zich aan te passen aan kortere betalingstermijnen. Daarnaast moeten ze de kosten voor software-integratie om de aanmaningsworkflows te automatiseren afwegen tegen de verwachte besparingen (in manuren).

Traditionele Business-to-Business (B2B) facturen worden op complexere wijze afgehandeld dan die van cloud-gebaseerde abonnementsmodellen. Het is gebruikelijk dat de routineuze bedrijfsvoering handmatige kredietgoedkeuring, papieren facturen en betalingstermijnen van 60 of 90 dagen omvat. Aan de andere kant hebben SaaS-bedrijven hun inkomstenmodellen verschoven van eenmalige contracten naar abonnementsovereenkomsten, ondersteund door geïntegreerde betaalgateways en automatische creditcardincasso.

Als u wilt weten of uw bedrijf een meer analytische aanpak nodig heeft voor het bijhouden van factuurveroudering, dan zijn hier enkele leidende vragen om u te helpen erover na te denken:

•   Is er een verband tussen late betalingen van zakelijke klanten en de consistentie van uw maandelijkse cashflow?
•   Factureert uw bedrijf voornamelijk aan bedrijven in plaats van geautomatiseerde creditcardbetalingen aan te bieden?
•   Heeft uw financiële afdeling veranderingen opgemerkt in de duur die nodig is voor factuurinning?

Algemeen wordt verwacht dat SaaS-bedrijven betalingscycli van minder dan 45 dagen hebben, aangezien de meesten creditcardabonnementen gebruiken. Voortdurend te beoordelen factoren zijn onder meer het volume van contractuele inkomsten, variaties in afschrijvingen en de lengte van de cash conversion cycle, die verband houden met de investeringscapaciteit voor productontwikkeling.

Er is opgemerkt dat specifieke rekenverschillen de weergave van financiële prestaties en positie voor SaaS-aanbieders kunnen beïnvloeden. Een gangbare praktijk omvat contante vooruitbetalingen en kredietverkopen

DSO =Totaal debiteurenTotale bruto kredietverkopen x Aantal dagen

Omdat contante vooruitbetalingen nul openstaande debiteuren, door ze in de noemer op te nemen, wordt uw DSO-score kunstmatig verlaagd. Dit creëert een vals gevoel van veiligheid en maskeert het feit dat uw zakelijke factuuraccounts mogelijk gevaarlijk laat betalen. Om een nauwkeurige kredietanalyse uit te voeren, moeten financiële teams handmatige kredietfacturen scheiden van automatisch afgeschreven digitale transacties.