Wat is de SaaS-licentiegebruiksratio?

De SaaS-licentiegebruiksratio biedt gegevens over de toewijzing van de middelen van een organisatie aan softwarelicenties met verschillende niveaus van gebruik. IT-, financiële, inkoop- en FinOps-teams vinden het nuttig om deze licentiestatistiek te gebruiken wanneer ze willen achterhalen hoeveel geld de organisatie verliest aan ongebruikte licenties.

Voor op seats gebaseerde SaaS wordt de licentiegebruiksratio doorgaans als volgt berekend:

Licentiegebruiksratio = (toegewezen licenties ÷ gekochte licenties) × 100

Deze indicator verschilt van het gebruik door actieve gebruikers. Een andere ratio van actieve ten opzichte van toegewezen gebruikers kan worden berekend door de actieve gebruikers te delen door de toegewezen gebruikers. Perioden van inactiviteit voor een toegewezen licentie, zelfs als deze langdurig zijn, wijzen niet altijd op een noodzaak tot deactivering, met name wanneer het recente gebruik minimaal is.

SaaS-licentiemodellen kunnen aanzienlijk verschillen afhankelijk van de leverancier, het contract of het gebruikte product. Enkele voorbeelden van typische licentiemodellen zijn:

• Op naam of seat-based: toegang wordt alleen verleend aan één aangewezen gebruiker.
• Gelijktijdig of floating: toegang wordt verdeeld over een gedeelde groep gebruikers en is onderhevig aan een limiet voor gelijktijdig gebruik.
• Op basis van verbruik: de kosten worden in rekening gebracht in verhouding tot het gebruik, zoals API-calls, transacties, opslag of verwerkte records.
• Licenties op basis van functies of modules: uw toegang wordt bepaald door het aantal functies of modules dat onder uw abonnement valt.

Tracking op basis van inloggen is een zeer eenvoudige en goedkope trackingmethode die alleen de unieke inlogs telt die tijdens de doelperiode plaatsvinden. Inloggegevens bieden mogelijk een onvolledig beeld van wat door gebruikers en het bedrijf als belangrijk wordt beschouwd. Methoden zoals tracking op basis van betrokkenheid of waarde worden momenteel door bedrijven gebruikt. Waar tracking op basis van inloggen een zeer eenvoudige methode is, kijkt tracking op basis van betrokkenheid daarentegen naar specifieke gebruikersacties binnen een product (bijv. klikken op de knop ‘Kopen’).

U kunt alleen een geschikt doel stellen als u rekening houdt met het licentiemodel, de bedrijfskriticiteit, het gebruiksvenster, wijzigingen in het personeelsbestand en natuurlijk het type metriek, of het nu gaat om toegewezen of actieve seats.

Licentiegebruik gaat over de vraag of licenties zijn toegewezen of worden gebruikt. Functieadoptie vraagt of de functie wordt gebruikt. Betrokkenheid legt de mate, frequentie of consistentie van het gebruik vast. Een product kan een hoog licentiegebruik vertonen terwijl de adoptie van functies laag blijft. Personeel werkt routinematig met de applicatie, doorgaans in relatie tot de functies ervan.

Controleer toegewezen seats en activiteitslogboeken vóór elke verlengingscyclus als uw eerste grote activiteit op het gebied van licentiegebruik. Spoor inactieve accounts, voormalig personeel, overlappende tools of afdelingen met nieuwe behoeften op die mogelijk aan een licentie gekoppeld waren. Het bedrijf kan vervolgens de toewijzing van seats beheren, niveaus wijzigen, eigendomsrecords bijhouden en aanpassen onboardingprocessen wanneer een laag gebruik te wijten is aan adoptieproblemen in plaats van aan overtollige capaciteit. Controleer voor gedeelde of gelijktijdige licenties de vraagpieken naast de gemiddelde gebruikscijfers.