O que é a Taxa de Utilização de Licença SaaS?

A taxa de uso de licença SaaS fornece dados sobre a alocação dos recursos de uma organização em licenças de software com níveis variados de utilização. Equipes de TI, finanças, compras e FinOps consideram útil usar a métrica de licença quando desejam descobrir quanto dinheiro a organização está perdendo com licenças não utilizadas.

Para SaaS baseado em assentos, a taxa de utilização de licenças é comumente calculada como:

Taxa de utilização de licenças = (licenças atribuídas ÷ licenças adquiridas) × 100

Este indicador difere da utilização de usuários ativos. Uma taxa diferente de usuário ativo para provisionado pode ser calculada dividindo os usuários ativos pelos usuários provisionados. Períodos de inatividade para uma licença atribuída, mesmo que prolongados, nem sempre indicam a necessidade de sua desativação, particularmente quando a utilização recente é mínima.

Os modelos de licenciamento SaaS podem diferir substancialmente dependendo do fornecedor, contrato ou produto em uso. Alguns exemplos de modelos de licenciamento típicos são:

• Nomeado ou baseado em assento: o acesso é concedido apenas a um usuário designado.
• Concorrente ou flutuante: o acesso é dividido entre um grupo compartilhado de usuários e está sujeito a um limite de uso simultâneo.
• Baseado em consumo: a cobrança é feita proporcionalmente ao uso, como chamadas de API, transações, armazenamento ou registros processados.
• Licenças baseadas em recursos ou módulos: seu acesso é determinado pelo número de recursos ou módulos que sua assinatura cobre.

O rastreamento baseado em login é um método de rastreamento muito simples e barato que apenas conta os logins únicos que ocorrem durante o período-alvo. Os dados de login podem oferecer uma visão parcial do que é considerado importante pelos usuários e pela empresa. Métodos como o rastreamento baseado em engajamento ou baseado em valor são atualmente empregados pelas empresas. Enquanto o rastreamento baseado em login é um método muito simples, o rastreamento baseado em engajamento, por outro lado, busca ações específicas do usuário dentro de um produto (por exemplo, clicar no botão ‘Comprar’).

Você pode definir uma meta adequada apenas se considerar o modelo de licenciamento, a criticidade do negócio, a janela de uso, as mudanças na força de trabalho e, claro, o tipo de métrica, seja ela contando assentos atribuídos ou ativos.

A utilização de licenças diz respeito a se as licenças estão atribuídas ou sendo usadas. Adoção de funcionalidades pergunta se o recurso é utilizado. O engajamento captura a extensão, frequência ou consistência do uso. Um produto pode exibir alta utilização de licenças enquanto a adoção de recursos permanece baixa. Os funcionários interagem com o aplicativo rotineiramente, normalmente em relação aos seus recursos.

Verifique os assentos atribuídos e os logs de atividade antes de cada ciclo de renovação como sua primeira grande atividade de utilização de licenças. Identifique contas inativas, ex-funcionários, ferramentas sobrepostas ou departamentos com novas demandas que possam ter sido vinculadas a uma licença. A empresa pode então gerenciar a alocação de assentos, modificar planos, manter registros de propriedade e ajustar processos de onboarding quando o baixo uso for atribuível a problemas de adoção, em vez de excesso de capacidade. Para licenças compartilhadas ou concorrentes, verifique os picos de demanda além dos números de uso médio.