Qu'est-ce que le taux d'utilisation des licences SaaS ?

Le taux d'utilisation des licences SaaS fournit des données concernant l'allocation des ressources de l'organisation vers des licences logicielles avec différents niveaux d'utilisation. Les équipes informatiques, financières, d'approvisionnement et les équipes FinOps trouvent utile d'utiliser cet indicateur de licence lorsqu'elles souhaitent savoir combien d'argent l'organisation perd en licences inutilisées.

Pour le SaaS basé sur le nombre d'utilisateurs (seat-based), le taux d'utilisation des licences est généralement calculé comme suit :

Taux d'utilisation des licences = (licences attribuées ÷ licences achetées) × 100

Cet indicateur diffère de l'utilisation des utilisateurs actifs. Un taux d'utilisateurs actifs par rapport aux utilisateurs provisionnés différent peut être calculé en divisant les utilisateurs actifs par les utilisateurs provisionnés. Les périodes d'inactivité pour une licence attribuée, même prolongées, n'indiquent pas toujours la nécessité de sa désactivation, en particulier lorsque l'utilisation récente est minimale.

Les modèles de licence SaaS peuvent différer considérablement selon le fournisseur, le contrat ou le produit utilisé. Voici quelques exemples de modèles de licence typiques :

• Nominatif ou par utilisateur (seat-based) : l'accès n'est accordé qu'à un seul utilisateur désigné.
• Simultané ou flottant : l'accès est partagé au sein d'un groupe d'utilisateurs et est soumis à une limite d'utilisation simultanée.
• Basé sur la consommation: la facturation est effectuée proportionnellement à l'utilisation, comme les appels API, les transactions, le stockage ou les enregistrements traités.
• Licences basées sur les fonctionnalités ou les modules : votre accès est déterminé par le nombre de fonctionnalités ou de modules couverts par votre abonnement.

Le suivi basé sur la connexion est une méthode de suivi très simple et peu coûteuse qui compte simplement les connexions uniques qui se produisent pendant la période cible. Les données de connexion peuvent offrir une vue partielle de ce qui est considéré comme important par les utilisateurs et l'entreprise. Des méthodes telles que le suivi basé sur l'engagement ou sur la valeur sont actuellement employées par les entreprises. Alors que le suivi basé sur la connexion est une méthode très simple, le suivi basé sur l'engagement, en revanche, recherche des actions d'utilisateurs particulières au sein d'un produit (par exemple, cliquer sur le bouton « Acheter »).

Vous ne pouvez définir un objectif approprié qu'en tenant compte du modèle de licence, de la criticité pour l'entreprise, de la fenêtre d'utilisation, des changements d'effectifs et, bien sûr, du type de métrique, qu'il s'agisse de compter les accès attribués ou actifs.

L'utilisation des licences consiste à savoir si les licences sont attribuées ou utilisées. Adoption des fonctionnalités demande si la fonctionnalité est utilisée. L'engagement capture l'étendue, la fréquence ou la cohérence de l'utilisation. Un produit peut présenter une utilisation élevée des licences alors que l'adoption des fonctionnalités reste faible. Le personnel utilise l'application régulièrement, généralement en relation avec ses fonctionnalités.

Vérifiez les accès attribués et les journaux d'activité avant chaque cycle de renouvellement comme première activité majeure d'utilisation des licences. Identifiez les comptes inactifs, les anciens collaborateurs, les outils redondants ou les départements ayant de nouveaux besoins qui auraient pu être liés à une licence. L'entreprise peut ensuite gérer l'attribution des accès, modifier les niveaux, tenir à jour les registres de propriété et ajuster processus d'intégration lorsque la faible utilisation est attribuable à des problèmes d'adoption plutôt qu'à un excédent de capacité. Pour les licences partagées ou simultanées, vérifiez les pics de demande en plus des chiffres d'utilisation moyenne.