O que é a Taxa de Utilização de Licenças SaaS?

A taxa de utilização de licenças SaaS fornece dados relativos à alocação dos recursos de uma organização para licenças de software com diferentes níveis de utilização. As equipas de TI, finanças, compras e equipas de FinOps acham útil utilizar a métrica de licenças quando querem descobrir quanto dinheiro a organização está a perder com licenças não utilizadas.

Para SaaS baseado em lugares, a taxa de utilização de licenças é normalmente calculada como:

Taxa de utilização de licenças = (licenças atribuídas ÷ licenças adquiridas) × 100

Este indicador difere da utilização de utilizadores ativos. Uma taxa diferente de utilizadores ativos em relação aos aprovisionados pode ser calculada dividindo os utilizadores ativos pelos utilizadores aprovisionados. Períodos de inatividade de uma licença atribuída, mesmo que prolongados, nem sempre indicam a necessidade da sua desativação, particularmente quando a utilização recente é mínima.

Os modelos de licenciamento SaaS podem diferir substancialmente dependendo do fornecedor, contrato ou produto em utilização. Alguns exemplos de modelos de licenciamento típicos são:

• Nomeado ou baseado em lugares: o acesso é concedido apenas a um utilizador designado.
• Concorrente ou flutuante: o acesso é dividido entre um grupo partilhado de utilizadores e está sujeito a um limite de utilização simultânea.
• Baseado no consumo: a cobrança é feita proporcionalmente à utilização, como chamadas de API, transações, armazenamento ou registos processados.
• Licenças baseadas em funcionalidades ou módulos: o seu acesso é determinado pelo número de capacidades ou módulos que a sua subscrição abrange.

A monitorização baseada em início de sessão é um método de monitorização muito simples e barato que apenas conta os inícios de sessão únicos que ocorrem durante o período-alvo. Os dados de início de sessão podem oferecer uma visão parcial do que é considerado importante pelos utilizadores e pela empresa. Métodos como a monitorização baseada no envolvimento ou baseada no valor são atualmente empregues pelas empresas. Enquanto a monitorização baseada em início de sessão é um método muito simples, a monitorização baseada no envolvimento, por outro lado, procura ações específicas do utilizador dentro de um produto (por exemplo, clicar no botão 'Comprar').

Pode definir um objetivo adequado apenas se considerar o modelo de licenciamento, a criticidade para o negócio, a janela de utilização, as alterações na força de trabalho e, claro, o tipo de métrica, quer conte lugares atribuídos ou ativos.

A utilização de licenças diz respeito a saber se as licenças estão atribuídas ou a ser utilizadas. Adoção de funcionalidades pergunta se a funcionalidade é utilizada. O envolvimento capta a extensão, frequência ou consistência de utilização. Um produto pode apresentar uma elevada utilização de licenças enquanto a adoção de funcionalidades permanece baixa. O pessoal interage com a aplicação rotineiramente, normalmente em relação às suas funcionalidades.

Verifique os lugares atribuídos e os registos de atividade antes de cada ciclo de renovação como a sua primeira grande atividade de utilização de licenças. Descubra contas inativas, antigos colaboradores, ferramentas sobrepostas ou departamentos com novas exigências que possam ter sido associados a uma licença. A empresa pode então gerir a atribuição de lugares, modificar planos, manter registos de propriedade e ajustar processos de integração quando a baixa utilização for atribuível a problemas de adoção e não a excesso de capacidade. Para licenças partilhadas ou concorrentes, verifique os picos de procura além dos valores médios de utilização.