Ce este rata de utilizare a licențelor SaaS?

Rata de utilizare a licențelor SaaS oferă date privind alocarea resurselor unei organizații către licențe software cu niveluri diferite de utilizare. IT, finanțe, achiziții și echipele de FinOps consideră utilă utilizarea acestei metrici de licențiere atunci când doresc să afle câți bani pierde organizația din cauza licențelor neutilizate.

Pentru SaaS bazat pe locuri (seat-based), rata de utilizare a licențelor este calculată de obicei astfel:

Rata de utilizare a licențelor = (licențe alocate ÷ licențe achiziționate) × 100

Acest indicator diferă de utilizarea de către utilizatorii activi. O rată diferită a utilizatorilor activi raportată la cei alocați poate fi calculată prin împărțirea utilizatorilor activi la utilizatorii alocați. Perioadele de inactivitate pentru o licență alocată, chiar dacă sunt prelungite, nu indică întotdeauna necesitatea dezactivării acesteia, în special atunci când utilizarea recentă este minimă.

Modelele de licențiere SaaS pot diferi substanțial în funcție de furnizor, contract sau produsul utilizat. Câteva exemple de modele tipice de licențiere sunt:

• Nominală sau bazată pe locuri (seat-based): accesul este acordat doar unui singur utilizator desemnat.
• Concurentă sau flotantă: accesul este împărțit în cadrul unui grup comun de utilizatori și este supus unei limite de utilizare simultană.
• Bazată pe consum: taxa se aplică proporțional cu utilizarea, cum ar fi apelurile API, tranzacțiile, spațiul de stocare sau înregistrările procesate.
• Licențe bazate pe funcționalități sau module: accesul dumneavoastră este determinat de numărul de funcționalități sau module acoperite de abonament.

Monitorizarea bazată pe autentificare este o metodă de urmărire foarte simplă și ieftină, care numără doar autentificările unice care au loc în perioada vizată. Datele de autentificare pot oferi o imagine parțială a ceea ce este considerat important de către utilizatori și companie. Metode precum monitorizarea bazată pe implicare (engagement-based) sau pe valoare (value-based) sunt utilizate în prezent de companii. În timp ce monitorizarea bazată pe autentificare este o metodă foarte simplă, monitorizarea bazată pe implicare, pe de altă parte, urmărește acțiuni specifice ale utilizatorilor în interiorul unui produs (de exemplu, clicul pe butonul „Cumpără”).

Puteți stabili o țintă adecvată numai dacă luați în considerare modelul de licențiere, caracterul critic pentru afacere, intervalul de utilizare, modificările de personal și, desigur, tipul de metrică, respectiv dacă numără locurile alocate sau cele active.

Utilizarea licențelor se referă la faptul dacă licențele sunt alocate sau utilizate. Adoptarea funcționalităților întreabă dacă funcționalitatea este utilizată. Implicarea (engagement) surprinde amploarea, frecvența sau consecvența utilizării. Un produs poate prezenta o utilizare ridicată a licențelor, în timp ce adopția funcționalităților rămâne scăzută. Personalul interacționează cu aplicația în mod regulat, de obicei în legătură cu funcționalitățile acesteia.

Verificați locurile alocate și jurnalele de activitate înainte de fiecare ciclu de reînnoire, ca primă activitate majoră de utilizare a licențelor. Identificați conturile inactive, foștii angajați, instrumentele care se suprapun sau departamentele cu cereri noi care ar fi putut fi legate de o licență. Compania poate gestiona apoi alocarea locurilor, poate modifica nivelurile de abonament, poate menține evidența proprietății și poate ajusta procese de integrare atunci când utilizarea redusă este atribuită problemelor de adopție, mai degrabă decât capacității excedentare. Pentru licențele partajate sau concurente, verificați vârfurile de cerere în plus față de cifrele medii de utilizare.