¿Qué es la tasa de utilización de licencias de SaaS?

La tasa de uso de licencias de SaaS proporciona datos relativos a la asignación de los recursos de una organización hacia licencias de software con distintos niveles de utilización. Los equipos de TI, finanzas, compras y FinOps teams consideran útil emplear esta métrica de licencias cuando desean averiguar cuánto dinero está perdiendo la organización en licencias no utilizadas.

Para el SaaS basado en puestos, la tasa de utilización de licencias se calcula habitualmente como:

Tasa de utilización de licencias = (licencias asignadas ÷ licencias adquiridas) × 100

Este indicador difiere de la utilización de usuarios activos. Se puede calcular una tasa diferente de usuarios activos frente a aprovisionados dividiendo los usuarios activos entre los usuarios aprovisionados. Los periodos de inactividad de una licencia asignada, incluso si son prolongados, no siempre indican la necesidad de su desactivación, especialmente cuando la utilización reciente es mínima.

Los modelos de licencia de SaaS pueden diferir sustancialmente según el proveedor, el contrato o el producto en uso. Algunos ejemplos de modelos de licencia típicos son:

• Nominativa o basada en puestos: el acceso se concede únicamente a un usuario designado.
• Concurrente o flotante: el acceso se divide entre un grupo compartido de usuarios y está sujeto a un límite de uso simultáneo.
• Basado en el consumo: el cobro se realiza en proporción al uso, como llamadas a la API, transacciones, almacenamiento o registros procesados.
• Licencias basadas en funciones o módulos: su acceso viene determinado por el número de funciones o módulos que cubre su suscripción.

El seguimiento basado en inicios de sesión es un método de seguimiento muy sencillo y económico que solo cuenta los inicios de sesión únicos que se producen durante el periodo objetivo. Los datos de inicio de sesión pueden ofrecer una visión parcial de lo que los usuarios y la empresa consideran importante. Actualmente, las empresas emplean métodos como el seguimiento basado en la interacción o en el valor. Mientras que el seguimiento basado en inicios de sesión es un método muy sencillo, el seguimiento basado en la interacción, por otro lado, busca acciones particulares del usuario dentro de un producto (por ejemplo, hacer clic en el botón «Comprar»).

Puede establecer un objetivo adecuado únicamente si tiene en cuenta el modelo de licencia, la importancia crítica para el negocio, el intervalo de uso, los cambios en la plantilla y, por supuesto, el tipo de métrica, ya sea que cuente los puestos asignados o los activos.

La utilización de licencias se refiere a si las licencias están asignadas o se utilizan. Adopción de funciones. plantea si se utiliza la función. La interacción refleja el alcance, la frecuencia o la consistencia del uso. Un producto puede presentar una alta utilización de licencias mientras que la adopción de funciones sigue siendo baja. El personal interactúa con la aplicación de forma rutinaria, normalmente en relación con sus funciones.

Compruebe los asientos asignados y los registros de actividad antes de cada ciclo de renovación como su primera actividad principal de utilización de licencias. Identifique cuentas inactivas, antiguo personal, herramientas duplicadas o departamentos con nuevas demandas que puedan haber estado vinculados a una licencia. A continuación, la empresa puede gestionar la asignación de asientos, modificar los planes, mantener los registros de propiedad y ajustar procesos de incorporación cuando el bajo uso se deba a problemas de adopción en lugar de a un exceso de capacidad. Para licencias compartidas o concurrentes, compruebe los picos de demanda además de las cifras de uso medio.