Was ist die SaaS-Lizenznutzungsrate?

Die SaaS-Lizenznutzungsrate liefert Daten über die Zuweisung der Ressourcen eines Unternehmens für Softwarelizenzen mit unterschiedlichem Nutzungsgrad. IT-, Finanz-, Beschaffungs- und FinOps-Teams finden diese Lizenzmetrik hilfreich, wenn sie herausfinden wollen, wie viel Geld das Unternehmen durch ungenutzte Lizenzen verliert.

Für nutzerbasierte SaaS wird die Lizenznutzungsrate üblicherweise wie folgt berechnet:

Lizenznutzungsrate = (zugewiesene Lizenzen ÷ gekaufte Lizenzen) × 100

Dieser Indikator unterscheidet sich von der Nutzung aktiver Benutzer. Eine andere Rate für aktive zu bereitgestellten Benutzern kann berechnet werden, indem die aktiven Benutzer durch die bereitgestellten Benutzer geteilt werden. Zeiten der Inaktivität bei einer zugewiesenen Lizenz, selbst wenn sie länger andauern, weisen nicht immer auf die Notwendigkeit ihrer Deaktivierung hin, insbesondere wenn die jüngste Nutzung minimal ist.

SaaS-Lizenzierungsmodelle können sich je nach Anbieter, Vertrag oder verwendetem Produkt erheblich unterscheiden. Einige Beispiele für typische Lizenzierungsmodelle sind:

• Namentlich oder nutzerbasiert (Named/Seat-based): Der Zugriff wird nur einem bestimmten Benutzer gewährt.
• Gleichzeitig oder flexibel (Concurrent/Floating): Der Zugriff wird unter einer gemeinsamen Gruppe von Benutzern aufgeteilt und unterliegt einer Begrenzung für die gleichzeitige Nutzung.
• Verbrauchsabhängig: Die Abrechnung erfolgt proportional zur Nutzung, wie z. B. API-Aufrufe, Transaktionen, Speicherplatz oder verarbeitete Datensätze.
• Funktions- oder modulbasierte Lizenzen: Ihr Zugriff wird durch die Anzahl der Funktionen oder Module bestimmt, die Ihr Abonnement abdeckt.

Das loginbasierte Tracking ist eine sehr einfache und kostengünstige Tracking-Methode, die lediglich die eindeutigen Logins zählt, die während des Zielzeitraums stattfinden. Login-Daten bieten unter Umständen nur einen unvollständigen Blick darauf, was von den Benutzern und dem Unternehmen als wichtig erachtet wird. Methoden wie das interaktionsbasierte (Engagement-based) oder wertbasierte (Value-based) Tracking werden derzeit von Unternehmen eingesetzt. Während das loginbasierte Tracking eine sehr einfache Methode ist, sucht das interaktionsbasierte Tracking hingegen nach bestimmten Benutzeraktionen innerhalb eines Produkts (z. B. das Klicken auf die Schaltfläche „Kaufen“).

Sie können ein geeignetes Ziel nur festlegen, wenn Sie das Lizenzierungsmodell, die geschäftliche Relevanz, das Nutzungsfenster, Veränderungen in der Belegschaft und natürlich die Art der Metrik berücksichtigen, d. h. ob sie zugewiesene oder aktive Plätze zählt.

Bei der Lizenznutzung geht es darum, ob Lizenzen zugewiesen oder verwendet werden. Feature-Akzeptanz fragt, ob die Funktion genutzt wird. Das Engagement erfasst das Ausmaß, die Häufigkeit oder die Beständigkeit der Nutzung. Ein Produkt kann eine hohe Lizenznutzung aufweisen, während die Funktionsakzeptanz niedrig bleibt. Mitarbeiter interagieren routinemäßig mit der Anwendung, in der Regel im Zusammenhang mit deren Funktionen.

Überprüfen Sie zugewiesene Plätze und Aktivitätsprotokolle vor jedem Verlängerungszyklus als Ihre erste wichtige Aktivität zur Lizenznutzung. Finden Sie inaktive Konten, ehemalige Mitarbeiter, überschneidende Tools oder Abteilungen mit neuen Anforderungen, die möglicherweise mit einer Lizenz verknüpft waren. Das Unternehmen kann dann die Platzzuweisung verwalten, Tarife anpassen, Eigentumsnachweise pflegen und Anpassungen vornehmen, Onboarding-Prozesse wenn eine geringe Nutzung auf Akzeptanzprobleme und nicht auf Überkapazitäten zurückzuführen ist. Prüfen Sie bei gemeinsam genutzten oder Concurrent-Lizenzen neben den durchschnittlichen Nutzungszahlen auch Nachfragespitzen.