Co to jest wskaźnik wykorzystania licencji SaaS?

Wskaźnik wykorzystania licencji SaaS dostarcza danych dotyczących alokacji zasobów organizacji na licencje na oprogramowanie o różnym poziomie wykorzystania. Zespoły ds. IT, finansów, zakupów i FinOps uważają ten wskaźnik licencyjny za pomocny, gdy chcą dowiedzieć się, ile pieniędzy organizacja traci na niewykorzystanych licencjach.

W przypadku SaaS opartego na stanowiskach (seat-based), wskaźnik wykorzystania licencji jest powszechnie obliczany jako:

Wskaźnik wykorzystania licencji = (przypisane licencje ÷ zakupione licencje) × 100

Wskaźnik ten różni się od wykorzystania przez aktywnych użytkowników. Inny wskaźnik – stosunek użytkowników aktywnych do udostępnionych – można obliczyć, dzieląc liczbę aktywnych użytkowników przez liczbę użytkowników udostępnionych. Okresy nieaktywności przypisanej licencji, nawet przedłużające się, nie zawsze wskazują na konieczność jej dezaktywacji, szczególnie gdy ostatnie wykorzystanie jest minimalne.

Modele licencjonowania SaaS mogą się znacznie różnić w zależności od dostawcy, umowy lub używanego produktu. Oto kilka przykładów typowych modeli licencjonowania:

• Imienne lub oparte na stanowiskach (seat-based): dostęp jest przyznawany tylko jednemu wyznaczonemu użytkownikowi.
• Równoczesne lub pływające (concurrent/floating): dostęp jest dzielony między wspólną grupę użytkowników i podlega limitowi jednoczesnego korzystania.
• Oparte na zużyciu (consumption-based): opłata jest naliczana proporcjonalnie do zużycia, takiego jak wywołania API, transakcje, pamięć masowa lub przetworzone rekordy.
• Licencje oparte na funkcjach lub modułach: dostęp jest określany przez liczbę funkcji lub modułów objętych subskrypcją.

Śledzenie oparte na logowaniu to bardzo prosta i tania metoda śledzenia, która po prostu zlicza unikalne logowania mające miejsce w docelowym okresie. Dane dotyczące logowania mogą oferować częściowy obraz tego, co jest uważane za ważne przez użytkowników i firmę. Metody takie jak śledzenie oparte na zaangażowaniu lub wartości są obecnie stosowane przez firmy. Podczas gdy śledzenie oparte na logowaniu jest bardzo prostą metodą, śledzenie oparte na zaangażowaniu z kolei szuka konkretnych działań użytkownika wewnątrz produktu (np. kliknięcia przycisku „Kup”).

Odpowiedni cel można wyznaczyć tylko biorąc pod uwagę model licencjonowania, krytyczność biznesową, okno użytkowania, zmiany w personelu i, oczywiście, typ metryki – czy zlicza ona stanowiska przypisane, czy aktywne.

Wykorzystanie licencji dotyczy tego, czy licencje są przypisane, czy używane. Adopcja funkcji pyta, czy funkcja jest wykorzystywana. Zaangażowanie określa zakres, częstotliwość lub spójność użytkowania. Produkt może wykazywać wysokie wykorzystanie licencji, podczas gdy adopcja funkcji pozostaje niska. Personel korzysta z aplikacji rutynowo, zazwyczaj w odniesieniu do jej funkcji.

Sprawdzenie przypisanych stanowisk i logów aktywności przed każdym cyklem odnowienia powinno być pierwszym głównym działaniem w zakresie wykorzystania licencji. Zidentyfikuj nieaktywne konta, byłych pracowników, nakładające się narzędzia lub działy z nowymi potrzebami, które mogły być powiązane z licencją. Firma może następnie zarządzać alokacją stanowisk, modyfikować pakiety, utrzymywać rejestry własności i dostosowywać procesy onboardingu gdy niskie zużycie wynika z problemów z adopcją, a nie z nadwyżki pojemności. W przypadku licencji współdzielonych lub równoczesnych należy sprawdzić skoki zapotrzebowania oprócz średnich danych dotyczących użytkowania.