Hoe u een SaaS-verkoopofferte opstelt om meer deals te sluiten

Om een verkoop offerte voor een SaaS product die resulteert in voltooide transacties, moet een softwarebedrijf de concepten van prijsstelling, gebruik en licentieverlening integreren in één duidelijk proces. Het gebruik van spreadsheets voor handmatige berekeningen kan leiden tot discrepanties, wat mogelijk de duur van de goedkeuring van voorstellen en het tempo van documentinvoer bij de overweging van bedrijfsaankopen beïnvloedt. 

Deze gids bevat relevante informatie over het offerteproces, met name wat betreft de snelheid, nauwkeurigheid en algehele duur ervan. Het legt het typische proces, het goedkeuringsproces en de overdracht van het contract uit.

Het proces van het opstellen van een vereisten van een potentiële klant dient als vereiste voor het opstellen van alle onderdelen die zijn opgenomen in het definitieve softwarevoorstel. 

Een Account Executive zou als eerste het inventarisatieproces moeten initiëren om de doelmarkt te identificeren, te begrijpen wat de 'seat' is en de algemene bedrijfsdoelstellingen te definiëren.

Een Sales Engineer neemt het proces van technische vereisten over, waarbij functies zoals API-integratie, SSO en systeemintegratie aan bod komen. Het is belangrijk om deze specifieke aspecten al heel vroeg in het proces te identificeren om te voorkomen dat een pakket wordt gepresenteerd dat te eenvoudig is of belangrijke functionaliteiten mist. 

Deze gebruiksstatistieken het accountteam voorzien van gegevens over softwarefunctionaliteit en klantinteresses.

Voordat dit antwoord wordt gegeven, kan een beoordeling van de volgende vragen plaatsvinden:

• Wat is de gemiddelde dealgrootte en de complexiteit van het contract?  Als de deal betrekking heeft op standaardlicenties ter waarde van minder dan $10.000 per jaar, is het beter om een directe offerte te gebruiken om het proces te versnellen. Als de deal meer dan $50.000 per jaar bedraagt en ook maatwerkintegratie omvat, is het beter om een gedetailleerd voorstel te gebruiken. 
• Hoeveel interne beslissingnemers zijn er die de aankoop zullen goedkeuren?  Bij verkoop aan één persoon volstaat een eenvoudige offerte. Wanneer meerdere afdelingen, bijvoorbeeld de verkoop-, juridische en technische afdelingen, betrokken zijn bij de goedkeuring van de aankoop, is een gedetailleerd voorstel voldoende om de nodige achtergrondinformatie te verschaffen.
• Wat is de vereiste voor het aantal gebruikers?  Eenvoudige offertes voor terugkerende kosten kunnen een vast aantal licenties omvatten. Variabel gebruik of gewijzigde implementatiepatronen vereisen een op maat gemaakte offerte met nauwkeurige gebruiksregels.

Identificeer de verschillende prijsstructuren beschikbaar op basis van klantvereisten:

Bij het kiezen tussen een verkoopvoorstel en een offerte, moet rekening gehouden worden met de omvang van de informatie die van de belanghebbenden bij de aankoop wordt gevraagd, voordat zij hun toestemming geven.

Een voorstel bevat gewoonlijk informatie over het aangeboden product, de specificaties ervan en het implementatieplan van het product voor de evaluatie van het product door meerdere belanghebbenden.

Een offerte bevat simpelweg de prijzen, de betalingsvoorwaarden en de juridische voorwaarden wanneer het publiek begrijpt wat de software doet. 

De selectie van deze twee documenten suggereert dat de transactiesnelheid beïnvloed kan worden door de hoeveelheid informatie of de interpretatie van numerieke gegevens door het publiek. Voor zover mogelijk moet de structuur van het document zijn afgestemd op de behoeften van het publiek; in dit geval zal de discussie gaan over de voorwaarden van de overeenkomst.

Bij het opstellen van documenten verwijst het verkoopteam vaak naar een voorbeeld van een SaaS-voorstel of een sjabloon voor een SaaS-verkoopvoorstel om merkconsistentie te handhaven gedurende de complexe processen van het voorstel.

Voor licentieverlengingen met minimale complexiteit of een toename van het aantal licenties, is een directe SaaS-verkoopofferte kan volstaan voor documentpresentatie.

Het opstellen van nauwkeurige artikelregels dwingt ons om vast te stellen duidelijke prijsbepalingsmethoden en een regelgebaseerd of doorloopproces voor elke offerte.

De Account Executive voert het abonnement, de professionele onboarding en het verwachte gebruik in de prijssoftware in. Het toepassen van gestructureerde kortingsregels helpt bij het beheersen van de omvang van kortingen die salesmedewerkers toepassen, zodat prijzen niet te ver worden verlaagd enkel om de deal snel te sluiten. Als vertegenwoordigers niet-standaard kortingen gebruiken, stuurt de ingebouwde goedkeuringsworkflow de offerte rechtstreeks naar managers of financiële leidinggevenden. Duidelijke kortingsregels zijn gekoppeld aan het behoud van brutomarges en bieden een structuur voor de onderhandelingen van verkoopvertegenwoordigers in de laatste fase van klantinteractie.

Bij enterprise-transacties, bedrijven zoals Talend vertrouwen op een Deal Desk om het rendement op investering of de netto contante waarde van de deal te berekenen en pas daarna een prijs aan de potentiële klant te geven. Bij Talend bespreekt het team voor commerciële activiteiten de prijsstellingskwesties met het financiële team om de impact van de korting op de brutomarge te begrijpen. Als de korting hoger is dan een bepaald niveau (bijv. meer dan 20%), neem dan de offerte door met de CFO of het financiële management en verkrijg goedkeuring in het proces voordat deze aan de klant wordt gepresenteerd.

Het gebruik van een standaard sjabloon voor offertes houdt verband met een consistente presentatie en het opnemen van nauwkeurige bedrijfsgegevens in elke uitgegeven offerte.

Hulpmiddelen voor offerteverwerking verkrijgen opportunity-informatie uit de CRM, die vervolgens velden vult zoals prijzen, aantallen en contactgegevens van klanten zonder handmatige invoer. Het vermijden van handmatige gegevensinvoerprocedures vermindert doorgaans de frequentie van fouten, inclusief die met betrekking tot factuuradressen en totaalbedragen van posten. De sjabloon schetst details met betrekking tot de terugkerende kosten, de eenmalige instelkosten en de betalingsvoorwaarden in de tabellen. De opmaak van documenten kan de operationele efficiëntie van interne processen beïnvloeden. Deze factoren hebben betrekking op het vertrouwen van belanghebbenden en de efficiëntie van juridische beoordelingen.

De adoptie van een gestandaardiseerd SaaS offertesjabloon is cruciaal voor het vaststellen van een consistente aanpak en het afstemmen van verschillende belanghebbenden op prijzen en marktkansen.

Subskribe‘s moderne CPQ systeem wordt gebruikt door applicaties zoals EvenUp en Beamery voor sjablooncreatie en prijsvaststelling, in correlatie met CRM-opportunitygegevens.

Het uiteindelijke document moet bevatten:

• Contactgegevens van de koper en de verkoper
• Prijzen van de posten en de facturatieperioden
• Toenemend of afnemend gebruik opbouwtermijn 
• SaaS-omzetbelasting voorwaarden
• Vervaldatum offerte (meestal 14 tot 30 dagen).

De transactie-uitvoering is afhankelijk van een geldige ondertekeningsvolgorde en de overdracht van contractinformatie naar financiële systemen zonder handmatige tussenkomst die vertragingen veroorzaakt.

Het inbedden van elektronische handtekeningen in documenten stelt potentiële klanten in staat om de algemene voorwaarden binnen de documentviewer te accepteren. Wanneer de klant tekent of een Inkooporder (IO) nummer, vindt er een automatische actie plaats om de CRM-status bij te werken naar 'closed-won'. Integraties nemen het vervolgens over om het betalingsschema, de startdatum van de facturatie en de productdetails in de financiële kernapplicatie vast te leggen. Deze procedure heeft als doel om vanaf het begin van de overeenkomst een overeenkomst te behouden tussen het beleid voor omzetverantwoording en de contractvoorwaarden.

Stuur de definitieve offerte samen met de e-handtekening functie.

Zodra de koper akkoord gaat met de voorwaarden of een Inkooporder (IO):

1. Pas de CRM-status (bijv. in Salesforce of HubSpot) aan naar de “Gesloten/Gewonnen”-aanduiding.
2. Extraheer alle aanvullende informatie die nodig kan zijn voor boekhoudkundige doeleinden, zoals de startdatum van de dienst, verlengingsvoorwaarden of het totaalbedrag van de posten, en lever deze aan de boekhoudsoftware, zoals Xero of QuickBooks, via ScaleXP.  
3. Creëer ASC 606/ IFRS 15 Omzetverantwoording schema's om bij te houden uitgestelde omzet gedurende de looptijd van het abonnement.