Como Fazer a Transição de Licenças Perpétuas para Assinaturas SaaS

Para converter o modelo de negócios de uma empresa de software de venda de licenças perpétuas para um modelo de assinatura SaaS, a a empresa precisa ser reestruturada, desde relatórios financeiros até processos de negócios. A adoção de um modelo de assinatura para o produto envolve uma reclassificação das despesas de aquisição de clientes de CapEx para OpEx e estabelece uma fonte de receita recorrente. 

Este guia oferece passos operacionais, financeiros e técnicos pertinentes a uma mudança de modelo de negócios, com considerações para a gestão do fluxo de caixa.

Antes de sinalizar a execução da migração, considere a arquitetura do produto e a público que inclui o produto e também o modo de apresentação do produto, se ele é muito dependente das instalações do usuário ou se os clientes principais são muito rigorosos quanto à soberania dos dados, ou seja, onde suas informações são mantidas e se é permitido que estejam na nuvem, caso sim.  

Além disso, verifique os saldos disponíveis para verificar se são suficientes para o período normalmente vivenciado durante a redução do fluxo de caixa, que geralmente dura de 12 a 18 meses.

Empresas que oferecem recursos simples e possuem uma ampla base de clientes têm a opção de apenas definir um prazo para a venda de licenças perpétuas. Por outro lado, produtos empresariais possuem muitas integrações que exigem uma abordagem de migração faseada, na qual os clientes podem continuar usando sua própria hospedagem enquanto também utilizam termos de pagamento recorrentes.

O primeiro passo para criar um modelo de negócios por assinatura é considerar a entrega, o empacotamento e os processos de cobrança do software. Licenças perpétuas concedem acesso a um produto durante a vida útil da licença, independentemente de atualizações, com o pagamento feito antecipadamente. Em contraste, uma Assinatura SaaS oferece acesso ao produto apenas durante a duração do contrato, que é tipicamente renovado periodicamente.  

Este passo exige o estudo dos padrões de uso por clientes existentes e atribuindo-os aos novos planos recorrentes apropriados ou atualizando usuários existentes. É necessário definir a unidade de medida primária, que pode ser usuários ativos, dados armazenados ou chamadas de API, de tal forma que as taxas aumentem junto com o crescimento dos clientes. 

É melhor estabelecer essa base cedo, pois isso economizará tempo e esforço de todos, além de evitar complicações relacionadas à preparação do acordo e à definição da receita esperada.

No lançamento inicial de um produto SaaS, o fluxo de caixa da empresa tende a ser afetado pelo valor reduzido do pagamento inicial. Isso acontece porque o cliente costumava pagar a taxa para obter a licença do software de uma vez, mas no caso de um produto SaaS, o cliente paga a taxa em parcelas ao longo do período da assinatura, geralmente mensalmente ou anualmente. Este conceito, conhecido como “vale da morte do SaaS“, indica uma fase em que a receita de uma empresa SaaS, com base em sua documentação financeira, mostra uma diminuição em relação à sua faixa esperada, apesar de ter um número estável de clientes.

Para se preparar para a implementação desta abordagem, você terá que atualizar suas ferramentas de relatório para permitir o rastreamento de faturamentos feitos em contratos com receita reconhecida de acordo com as regras de ASC 606  e IFRS 15. Além disso, é melhor preparar recursos financeiros seja obtendo financiamento externo ou criando uma reserva de caixa grande o suficiente para cobrir todas as despesas durante o período de expansão, pois o crescimento da sua receita recorrente depende disso.

Modelo Perpétuo:

Ano 1: Grande Pagamento Inicial + Pequena Taxa de Manutenção

Ano 2: Somente Taxa de Manutenção

Ano 3: Somente Taxa de Manutenção

Modelo de Assinatura SaaS:

Ano 1: Pagamentos Mensais/Anuais

Ano 2: Pagamentos Recorrentes de Assinatura

Ano 3: Pagamentos Recorrentes de Assinatura + Receita de Upsell

Métricas financeiras essenciais para acompanhar

• Receita Recorrente Anual (ARR): A receita anual de assinatura gerada por um grupo de assinaturas ativamente renovadas.
• Receita Recorrente Mensal (MRR): A soma das taxas de assinatura que são cobradas regularmente mensalmente. 
• custo de aquisição de clientes (CAC): As despesas incorridas em termos de dinheiro, tempo ou recursos na busca por adquirir um novo cliente.
• Valor do Tempo de Vida do Cliente (LTV/CLV): O lucro bruto estimado que será gerado por um cliente ao longo de todo o período do seu relacionamento com a sua empresa.
• Faturamento: O valor total da fatura emitida para os clientes no momento da emissão, pois é o reflexo direto do fluxo de caixa disponível.

De acordo com a IDC, a taxa de crescimento composta do mercado de nuvem, que inclui Software como Serviço (SaaS) e Plataforma como Serviço (PaaS), foi de 18,8% anualmente de 2020 a 2025, aumentando de US$ 240,9 bilhões para US$ 570,1 bilhões.

Em 2012, AdobeA transição de software empacotado para o modelo de assinatura Creative Cloud foi associada a uma queda de receita de curto prazo no trimestre inicial, durante o período de estabelecimento de seu negócio recorrente, com subsequentes mudanças de longo prazo na avaliação da empresa à medida que o ARR se desenvolvia.

Os atributos de com o GDPR também sofrem uma mudança de natureza, em vez de apenas em quantidade. Em um negócio típico, havia apenas algumas grandes transações feitas anualmente com a ajuda de revendedores que cuidavam dos impostos locais e era B2B.  

Assinaturas recorrentes, como serviços digitais transfronteiriços vendidos diretamente online, envolvem limites de registro de IVA e GST em seus mercados operacionais, considerações de nexo econômico de estados dos EUA e requisitos de relatórios baseados na contagem de clientes em vez de transações. Isso deve ser feito com antecedência, não depois que o primeiro mercado estrangeiro é acessado.

Gerenciar o faturamento recorrente e as alterações de conta, tarefas típicas do negócio de assinaturas, pode ser menos eficiente com métodos de faturamento manual. No entanto, a aplicação de software de faturamento e gerenciamento de contratos facilita a cobrança de pagamentos recorrentes, a execução de serviços de upgrade e a organização de processos de renovação, influenciando a carga de trabalho administrativa. Essas ferramentas normalmente se integram a softwares de CRM e ao razão geral, o que permite o acompanhamento de obrigações em todos os níveis de conta.  

A implementação de termos contratuais padrão e faturamento automatizado pode influenciar a frequência de erros manuais e afetar instâncias de perda de receita relacionadas a renovações incompletas ou cobranças por serviços prestados. É melhor implementar esses sistemas antes de migrar as contas existentes, especialmente quando o volume de negócios está sendo aumentado. A escolha da ferramenta, neste caso, depende se você realizará as tarefas por conta própria ou as terceirizará.

1. Implemente um Software de Reconhecimento de Receita: Esta ação pode ter implicações para a gestão de receita de uma empresa. As capacidades de integração dessas ferramentas conectam aplicativos de contabilidade com sistemas CRM e ERP, influenciando o desenvolvimento de modelos de reconhecimento e a conformidade com o ASC 606. 
2. Padronize Termos Contratuais: Um dos principais desafios para as empresas é criar modelos de contrato padronizados que definam claramente a duração da assinatura, as políticas de renovação, o nível de serviço, o processamento de informações e as políticas de rescisão.  
3. Automatize o Faturamento Recorrente: O faturamento recorrente automatizado representa um método que as empresas podem empregar visando a eficiência. Tais sistemas permitem a configuração de pagamentos recorrentes, como cobranças mensais de cartão de crédito ou uma taxa de assinatura anual, que vence ao final do período de assinatura.  
4. Estabelecer Gerenciamento de Dunning: Outras características importantes de um sistema de faturamento incluem o gerenciamento de dunning e a capacidade de enviar e-mails de escalonamento para cobrar o saldo pendente.  
5. Considere vendedores terceirizados: Se o seu negócio permite que vendedores terceirizados ofereçam seus produtos e serviços, então você não é o único vendedor de registro. Nesse caso, você será aliviado do ônus de muitos processos vitais, como registro de impostos, declaração, métodos de pagamento, estornos e reembolsos. Em contraste, um Merchant of Record assume todas essas tarefas.

Para alcançar a lucratividade de longo prazo de uma empresa, um modelo de negócios SaaS requer alta qualidade Retenção de clientes já que a venda inicial não cobre o custo de Aquisição de Clientes. Nas vendas tradicionais de software, a carga de trabalho diminui após a entrega da chave de licença, enquanto no caso de produtos baseados em assinatura, para garantir renovações, o foco deve ser colocado no engajamento contínuo. 

Se você deseja transformar sua empresa, é um processo que envolve mudar a forma como a empresa é estruturada e, em particular, a forma como a equipe de vendas é organizada. 

As equipes de suporte ao cliente devem ser transformadas em grupos de sucesso do cliente que incluam uma seção dedicada a monitorar o uso do software e a ajudar os usuários a usar os recursos apropriados. No mesmo período, a engenharia de produto deve ser alterada de modo a focar seus esforços na criação de novos lançamentos a cada 18 meses, em vez dos projetos usuais de cinco anos.  

Ao migrar usuários existentes de aplicações instaladas localmente para um ambiente de nuvem fornecido por um provedor, muitos fatores devem ser considerados para evitar falhas no sistema e perda de informações críticas. Um dos desafios é implementar ferramentas seguras ou métodos para transferir os bancos de dados antigos para a nuvem e, ao mesmo tempo, manter bons registros de usuários e suas permissões. Isso inclui implementar políticas rigorosas de segurança, criando políticas claras de retenção de dados, e implementando Acordos de Nível de Serviço (SLAs) relacionadas à disponibilidade da aplicação e aos tempos de resposta a incidentes. 

Para conquistar a cooperação de usuários legados, é importante oferecer benefícios imediatos como acesso antecipado a novas funcionalidades ou taxas de assinatura mais baixas, para incentivá-los a aceitar os novos termos. Também é necessário implementar procedimentos operacionais claros e eficientes, para que o volume crescente de dados de contas seja bem organizado.

Implantação On-Premises:  

Infraestrutura do Cliente ← Recebe Binários ← Fornecedor de Software 

Implantação SaaS: 

Acesso do Cliente  →  Acesso Web/API Remoto → Nuvem Hospedada pelo Fornecedor 

Resolução de desafios comuns de transição