Was ist SaaS-Vertragslebenszyklus-Management (CLM)?

SaaS CLM (Software-as-a-Service Vertragslebenszyklusmanagement) ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen innerhalb eines Unternehmens digital verwaltet. Zusätzlich zur Dokumentenspeicherung umfasst das System Prozessautomatisierung, Governance durch vorgeschriebene Verfahren und Analysefunktionen zur Compliance-Verfolgung und Leistungsüberwachung.

Das Vertragsmanagement lässt sich weitgehend in Hauptphasen unterteilen, durch die verschiedene Aspekte des CLM unterstützt werden:

• Erstellung & Ausarbeitung: Aktivitäten, die durch Anfrage-/Initiierungsfunktionen, Vorlagenverwaltung und die Nutzung von Klauselbibliotheken unterstützt werden.
• Verhandlung & Überprüfung: Durchgeführt mithilfe von Versionsverfolgung, Kollaborationstools und einem Audit-Trail.
• Genehmigung & Ausführung: Für die Abwicklung wurden Genehmigungsautomatisierung und elektronische Unterschrift genutzt.
• Management & Administration: Erfolgt durch Überwachung von Verpflichtungen/Leistungen, Änderungen, Berichterstattung und das Management von Verlängerungen oder Kündigungen, um Wertverluste nach Vertragsunterzeichnung zu vermeiden.

Die Implementierung einer SaaS-CLM-Lösung kann Effizienz, Kosten und Geschäftsergebnisse beeinflussen. Die wichtigsten Kennzahlen und Einflussbereiche:

• Vertragszyklusdauern weisen im Allgemeinen Reduzierungen auf, wobei einige Quellen Änderungen von 30 % bis 50 % angeben.
• Die Implementierung von Aufgabenautomatisierung korreliert mit einer Verringerung der Verwaltungsausgaben und des Aufwands, typischerweise um 25-30%.
• Die Implementierung der Digitalisierung kann sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Verfahren beziehen, wobei beobachtete Schwankungen der Compliance-Levels bis zu 55% erreichen.

Aus operativer Sicht:

•       Prozessstandardisierung ist verbunden mit einer angepassten Rate manueller Fehler und einem veränderten Muster der Zusammenarbeit zwischen Rechts-, Beschaffungs-, Vertriebs-, Finanz- und Betriebsteams.
•       Statische Verträge werden in ein Format umgewandelt, das die Suche und Berichterstattung als Geschäftsinformationen ermöglicht.
•       SaaS CLM ist mit Aspekten wie dem Zeitpunkt der Umsatzrealisierung, der Geschwindigkeit der Lieferantenintegration, den Verlängerungsraten und der Prüfungsbereitschaft verbunden.

• Rechtliches: Teams nutzen standardisierte Klauseln für das Management von Rechtsrisiken.
• Beschaffung: Es bezieht sich auf die Prozesse zur Erstellung und Kontrolle von Lieferantenverträgen.
• Vertrieb: Ist verbunden mit der Dauer der Vertragsfinalisierung und des Geschäftsabschlusses.
• Finanzen: Verfügt über Kenntnisse bezüglich Budgets, Verlängerungen und finanziellen Verpflichtungen.

• Fragmentierung: Ein zentrales Repository kann diverse Dateien, E-Mail-basierte Workflows und verstreute Speicherelemente konsolidieren.
• Menschlicher Fehler: Es verringert Nachverfolgungsfehler, Verwechslung verschiedener Versionen und übersehene Details.
• Operative ReibungDie Behebung operativer Reibungsverluste kann Genehmigungsprozesse und Aktivitäten zur Fristenverfolgung beeinflussen.
• RisikobelastungUmfassende Audit-Trails und eine strenge Compliance-Überwachung können zum Management von rechtlichen, finanziellen und Sicherheitsrisiken beitragen.

Bei der Bewertung eines Instruments kann die Kategorisierung von Funktionen unter Berücksichtigung der Unternehmensgröße und der Vertragsreife die Investitionsergebnisse für rechtliche und geschäftliche Stakeholder beeinflussen.

1. Kernfunktionen

• Zentrales Vertragsrepository
• Workflow-Automatisierung und Genehmigungs-Routing
• Vorlagen- und Klauselbibliotheken
• Integrierte E-Signaturen
• Versionsverwaltung

2. Erweiterte Funktionen

• Automatisierte Warnmeldungen und Verlängerungserinnerungen sind Teil der Systemfunktionen
• Berichterstattung und Leistungsanalyse
• CRM- und ERP-Systemintegrationen

3. Enterprise-Funktionen

• Die Konfiguration der Umgebung umfasst Datensicherheit und Compliance Kontrollen
• Audit-Trails die einen breiten Tätigkeitsbereich umfassen, in einem unveränderlichen Format beibehalten
• KI-gesteuerte Suche zur Verpflichtungsextraktion und Risikoidentifikation

Über die Erstinstallation hinaus bietet SaaS CLM eine kontinuierliche Governance, die darauf abzielt, rechtliche und finanzielle Risikostufen zu beeinflussen:

• Standardisierung: Es standardisiert die Genehmigungs- und Vertragssprache für alle, die mit der Organisation verbunden sind.
• Sendungsverfolgung: Der Tracking-Mechanismus überwacht vertragliche Verpflichtungen und identifiziert relevante Verlängerungs- und Compliance-Fristen, ohne dass eine direkte Benutzereingabe erforderlich ist.
• Überwachung nach der Vertragsunterzeichnung: Es beinhaltet die fortlaufende Beobachtung von Verträgen nach deren Ausführung, um regulatorische Änderungen zu identifizieren.
• Prüfungsbereitschaft: Das Systemdesign umfasst Mechanismen zur Aufzeichnung von Prüfpfaden im Zusammenhang mit verschiedenen organisatorischen Funktionen, wodurch Prüfungsprozesse unterstützt werden.