Comment se préparer et mener un audit financier SaaS
Se préparer à un audit financier SaaS implique d'établir des politiques claires de reconnaissance des revenus, d'organiser toute la documentation dans un emplacement centralisé, d'automatiser les opérations de facturation, d'effectuer des tests d'échantillonnage et de rapprocher régulièrement les comptes.
Lors d'un audit financier SaaS, les dossiers financiers sont évalués pour s'assurer de leur conformité avec les GAAP ou normes IFRS pertinentes. Les auditeurs et les équipes internes de l'entreprise examinent les revenus différés, analysent les détails fiscaux et vérifient les incohérences dans les registres comptables.
Lorsqu'on envisage une d'audit approche, il est utile de évaluer le volume de transactions actuel, la prévalence des contrats d'entreprise personnalisés, et la manière dont les abonnements pluriannuels sont suivis. L'examen de la dépendance des processus aux feuilles de calcul ou aux logiciels de facturation permet de déterminer si l'accent doit être mis sur une remédiation complète des données ou sur des vérifications de routine. Ce guide décrit un processus étape par étape pour organiser les données financières, effectuer les tests nécessaires et gérer le processus d'audit de bout en bout.
Aperçu du concept
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Catégorie : Gestion Financière SaaS
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Utilisé par : Startups SaaS B2B, Fournisseurs d'Entreprise
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Objectif principal : Vérifier la conformité et l'exactitude financières
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Phase de croissance : Série A : Mise à l'échelle pré-IPO
Établir vos politiques de reconnaissance des revenus et des dépenses
Commencez par créer des La comptabilisation des revenus documents de reconnaissance des revenus et des dépenses clairs avant l'examen de l'audit. Ces documents décrivent comment votre équipe comptable applique ASC 606 et IFRS 15 les normes à tous les contrats d'abonnement.
La politique devrait indiquer les approches comptables pour des éléments tels que la facturation à l'usage, les frais d'installation, les modifications de contrat en cours de mois et les mises à niveau de palier. De plus, elle devrait spécifier les procédures de reconnaissance des dépenses, y compris les logiciels prépayés et tous les actifs immobilisés. Les auditeurs comparent l'activité quotidienne du grand livre avec ces politiques pour confirmer que les montants reconnus sont enregistrés conformément aux directives établies.
L'établissement de ces règles à l'avance offre un point de référence et peut réduire la probabilité de changements pendant la phase d'audit.
Lors de la préparation à un marché public, GitLab a abordé les scénarios de reconnaissance des revenus ASC 606 tels que les contrats d'entreprise pluriannuels, les licences auto-gérées, les abonnements SaaS cloud et les services professionnels dédiés. La réponse de GitLab a été de créer une politique stricte de reconnaissance des revenus, séparant les services groupés, attribuant des prix de vente autonomes (PVA) et établissant des liens automatisés entre les contrats et les grands livres.
Examinez et révisez votre documentation de reconnaissance des revenus chaque fois que de nouveaux modèles de tarification, des conditions de désabonnement ou des accords personnalisés sont adoptés pour votre produit.
Liste de contrôle pour la préparation à l'audit financier SaaS
Optimisez la préparation de votre audit financier SaaS et assurez la pleine conformité à l'ASC 606 en matière de reconnaissance des revenus.
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Cadre de préparation complet en 5 phases
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Étapes de vérification des contrats et des factures
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Protocoles de test des contrôles internes
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Lignes directrices pour le rapprochement et l'allocation du CMV
Centralisez les contrats et les factures clients
Conserver tous les contrats clients actifs, les bons de commande et les factures émises dans un emplacement désigné pour les fins d'audit.
Lors d'un audit, les équipes d'audit peuvent demander une sélection de comptes clients pour examen. Les auditeurs peuvent comparer les détails des contrats avec les calendriers de revenus et les écritures du grand livre général pour vérifier leur concordance. Lorsque les documents sont stockés dans plusieurs boîtes de réception, disques ou dossiers, le processus de récupération peut nécessiter des étapes supplémentaires.
Un référentiel désigné ou une plateforme de facturation peut lier chaque facture à son contrat associé pour référence. Cette approche vise à organiser les dossiers à des fins d'audit si nécessaire.
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Élément du contrat |
Fichier de vérification requis |
Objet d'inspection de l'auditeur |
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Valeur de l'abonnement |
Bon de commande signé / MSA |
Les auditeurs peuvent vérifier que les montants facturés sont conformes à l'accord. |
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Fréquence de facturation |
Factures / Reçus de paiement |
Les auditeurs peuvent évaluer si les écritures de revenus différés et le calendrier des paiements correspondent à ce qui figure dans le contrat. |
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Modules complémentaires & Mises à niveau |
Amendements de contrat |
Les examinateurs vérifient si les modifications apportées au contrat pendant sa durée sont documentées conformément à l'ASC 606. |
Les auditeurs se réfèrent aux contrats signés lors de leurs évaluations. Par exemple, si un contrat enregistré dans le grand livre général indique 20 000 $ mais que le PDF signé affiche 20 500 $, l'écart de 500 $ sera documenté pour un examen approfondi.
Liste de contrôle pour la préparation à l'audit financier SaaS
Optimisez la préparation de votre audit financier SaaS et assurez la pleine conformité à l'ASC 606 en matière de reconnaissance des revenus.
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Cadre de préparation complet en 5 phases
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Étapes de vérification des contrats et des factures
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Protocoles de test des contrôles internes
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Lignes directrices pour le rapprochement et l'allocation du CMV
Automatiser les processus de la commande à l'encaissement
Connecter votre plateforme de gestion de la relation client à un logiciel de facturation et au grand livre général est une méthode pour organiser les enregistrements au sein du cycle de la commande à l'encaissement.
Lorsque la saisie manuelle de données est effectuée dans des feuilles de calcul statiques, des écarts dans les chiffres peuvent occasionnellement être observés à mesure que le volume de données augmente. Des études montrent que plus de 88 % des feuilles de calcul financières manuelles dans des environnements de données complexes contiennent des éléments à réviser.
Processus de la commande à l'encaissement automatisés sont destinées à transférer les ventes conclues dans les calendriers de revenus en distribuant des informations aux systèmes intégrés sans intervention manuelle. Les plateformes de facturation gèrent fréquemment revenus différés les calendriers et appliquent automatiquement les conditions contractuelles basées sur les normes ASC 606.
L'établissement d'intégrations automatisées élimine les risques de saisie de données et simplifie les examens d'échantillonnage des auditeurs.
Lorsque la plateforme d'engagement des employés Workbuzz a élargi sa base de clients B2B, le calcul des revenus différés et le suivi de la conformité ASC 606 dans des feuilles de calcul ont entraîné un plus grand nombre de procédures de routine. L'entreprise a alors modifié sa gestion des abonnements et ses calendriers de revenus différés en intégrant MOR. Suite à cela, les postes de contrat ont été inclus dans les mises à jour régulières des calendriers de reconnaissance des revenus, l'équipe financière se référant rapidement à ces données pour les rapports contractuels lors des audits et des examens opérationnels.
Évaluer de facturation électronique outils qui lient les fichiers de factures PDF directement aux entrées client dans le système comptable, permettant aux auditeurs d'examiner ces documents à distance pendant le travail sur le terrain à distance.
Liste de contrôle pour la préparation à l'audit financier SaaS
Optimisez la préparation de votre audit financier SaaS et assurez la pleine conformité à l'ASC 606 en matière de reconnaissance des revenus.
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Cadre de préparation complet en 5 phases
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Étapes de vérification des contrats et des factures
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Protocoles de test des contrôles internes
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Lignes directrices pour le rapprochement et l'allocation du CMV
Effectuer des tests de corroboration et des examens par échantillonnage aléatoire.
Mener à bien des procédures d'audit de fond. en en vérifiant un échantillon de transactions par rapport aux pièces justificatives associées.
À ce stade opérationnel, les auditeurs ou les réviseurs internes sélectionnent des groupes de comptes clients et suivent chaque transaction, depuis le bon de commande initial jusqu'à l'encaissement. Ils examinent les contrats afin de vérifier que toutes les obligations de performance sont correctement identifiées et que les revenus reconnus correspondent aux dates de réalisation des services. Des discussions de revue avec les membres de l'équipe financière aident à évaluer les processus internes, les protocoles de prévention des erreurs et la gestion des accès.
Les chiffres enregistrés du grand livre général sont comparés aux relevés de paiement bancaires pour confirmer que les encaissements sont correctement saisis. Ces contrôles d'audit mettent en évidence toute divergence avant la finalisation des états financiers.
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Procédure de test |
Objectif principal |
Méthode d'audit |
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Vérification des contrats |
Vérifier l'exactitude des revenus |
Analyser les contrats signés par rapport aux échéanciers de revenus |
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Recalcul de l'encaisse |
Confirmer l'existence |
Comparer les rapports de règlement aux données de dépôt bancaire |
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Tests de cut-off |
Confirmer la période |
Vérifier que les transactions proches de la fin de l'exercice fiscal sont correctement enregistrées |
Si les tests d'audit révèlent une incohérence de calcul dans un échantillon aléatoire, l'examen peut être ajusté pour inclure davantage d'éléments, ce qui peut affecter le temps et les heures nécessaires pour achever le processus d'audit.
Liste de contrôle pour la préparation à l'audit financier SaaS
Optimisez la préparation de votre audit financier SaaS et assurez la pleine conformité à l'ASC 606 en matière de reconnaissance des revenus.
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Cadre de préparation complet en 5 phases
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Étapes de vérification des contrats et des factures
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Protocoles de test des contrôles internes
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Lignes directrices pour le rapprochement et l'allocation du CMV
Effectuer les rapprochements mensuels et finaliser les rapports d'audit finaux
Examiner mensuellement les comptes bancaires, les cascades de revenus différés et les créances non facturées.
Finaliser les rapprochements tout au long de l'année contribue à garantir que chaque phase d'audit se déroule conformément à son calendrier établi.
Examens mensuels permettent la correction des factures ou des écritures avant que les auditeurs ne compilent les documents de travail finaux.
Effectuer vérifications régulières du bilan entraîne la déclaration des revenus, des passifs différés et Coût des Marchandises Vendues (CMV) qui reflètent les transactions de l'entreprise.
Une fois les rapprochements et vérifications requis terminés, l'équipe d'audit génère le rapport officiel.
Le maintien d'un calendrier de rapprochement régulier crée un processus standard pour les activités d'audit annuel.
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Tâche de rapprochement |
Fréquence |
Grand Livre / Compte Cible |
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Soldes de Trésorerie & de Passerelles de Paiement |
Mensuelle |
Comptes bancaires / Stripe / PayPal |
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Échéanciers des revenus différés |
Mensuelle |
Compte de bilan des produits constatés d'avance |
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Produits courus non facturés |
Trimestriellement |
Actifs contractuels / Créances |
Documenter les rapprochements mensuels avec l'approbation des responsables pour conserver une preuve claire de conformité en vue de tout examen externe.
- Écarts contractuels : S'il y a des différences entre les montants facturés et les accords signés, assurez-vous que les registres de compte correspondent au contrat exécuté. Des documents justificatifs, tels qu'un avenant de contrat signé, peuvent apporter des éclaircissements si des ajustements ont été faits verbalement après l'accord original.
- Comportement des formules de feuille de calcul : Dans les feuilles de calcul de revenus différés gérées manuellement, les références de cellule peuvent changer lors des mises à jour par copier-coller. L'utilisation de requêtes de base de données ou d'un logiciel de comptabilité d'abonnement dédié plutôt que de formules statiques aide à maintenir la cohérence dans ces situations.
- Frais de service non alloués : Les contrats incluant à la fois des abonnements logiciels et des services nécessitent souvent une allocation plus claire pour la comptabilité. L'application de formules ou d'outils logiciels pour répartir les revenus par obligations distinctes, en fonction de leurs prix individuels, soutient une tenue de registres précise.
Conclusion
Se préparer à un Audit financier SaaS implique la définition de politiques comptables, l'utilisation de systèmes de facturation automatisés et l'inclusion de tests d'échantillonnage si nécessaire.
Réaliser les rapprochements mensuels et conserver la documentation regroupée peut soutenir la cohérence des enregistrements et répondre aux exigences d'audit.
Répartir la préparation et les tests tout au long de l'année permet de Suivre Flux de trésorerie SaaS et de respecter les étapes procédurales nécessaires à un audit.
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FAQ
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Dans un audit financier SaaS, l'accent est mis sur l'évaluation des accords d'abonnement récurrents, des durées de contrat et des méthodes de facturation telles que la tarification basée sur l'utilisation. La reconnaissance des revenus est examinée conformément aux normes comme l'ASC 606, qui s'appliquent spécifiquement aux entreprises d'abonnement et de services. Contrairement aux audits des entreprises traditionnelles qui gèrent des stocks physiques, les examens financiers SaaS privilégient la documentation des contrats, les soldes des revenus différés, les créances non facturées et la fourniture de services numériques.
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La cadence des audits SaaS est souvent influencée par la manière dont les dossiers de contrats clients sont gérés et s'ils correspondent aux écritures du grand livre. Lorsque la documentation est tenue de manière cohérente et est accessible, les auditeurs peuvent effectuer leurs procédures requises conformément aux directives d'examen. La façon dont les dossiers sont organisés a un impact direct sur la planification de l'audit et la durée du processus.
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Lors d'un audit SaaS, les auditeurs examinent la politique de reconnaissance des revenus de l'organisation et étudient des échantillons de contrats sélectionnés afin de vérifier comment les multiples obligations de performance, telles que l'accès au logiciel, l'intégration (onboarding) et les services professionnels, sont définies dans les accords. Ils suivent les transactions depuis les bons de commande initiaux jusqu'aux registres de facturation pour confirmer comment les revenus sont enregistrés par rapport au calendrier de prestation de services. Cette approche garantit que les méthodes de reconnaissance des revenus s'alignent sur les normes ASC 606 tout au long du processus d'audit.
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Pour la préparation des travaux d'audit sur le terrain, rassemblez les accords-cadres de services (MSA) exécutés, les énoncés des travaux (SOW), les factures émises, les reçus de paiement, les rapprochements bancaires mensuels et un tableau d'amortissement actuel des revenus différés. Le stockage de ces dossiers dans un système centralisé donne aux auditeurs accès aux fichiers nécessaires pour un examen par échantillonnage aléatoire.
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Les revenus différés dans les états financiers du logiciel en tant que service seront inscrits sous les passifs. Les revenus différés désignent les revenus qui ont été reçus ou facturés mais dont les services doivent encore être fournis. En ce qui concerne l'audit du compte de revenus différés, l'auditeur déterminera s'il y a un enregistrement mensuel des revenus par rapport aux passifs.
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Le rapprochement de comptes est généralement effectué mensuellement par les départements financiers SaaS, au lieu d'attendre la période de fin d'année. Ceci est dû au besoin constant d'enregistrer toute modification apportée aux formules, aux revenus accumulés et aux transactions. Le but de cette approche est que les données comptables correspondent aux exigences d'audit.
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Les feuilles de calcul sont couramment utilisées par de nombreuses nouvelles entreprises pour l'audit et l'enregistrement des revenus. Il peut y avoir des écarts neutres dans les comptes de revenus différés en raison de saisies manuelles, et ceux-ci sont parfois signalés au cours d'un audit. Les systèmes de facturation automatisés et les sous-grands livres d'abonnements sont connectés aux systèmes de CRM et de comptabilité en tant qu'autres moyens de tenue de registres et d'audit.
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