Cum să te pregătești și să efectuezi un audit financiar SaaS
Pregătirea pentru un Audit Financiar SaaS implică stabilirea unor politici clare de recunoaștere a veniturilor, organizarea întregii documentații într-o locație centrală, automatizarea operațiunilor de facturare, efectuarea de teste eșantion și reconcilierea conturilor în mod regulat.
În timpul unui audit financiar SaaS, ale unei companii și sunt evaluate pentru a se asigura că se aliniază cu cele relevante GAAP sau standarde IFRS. Atât auditorii, cât și echipele interne ale companiei revizuiesc veniturile amânate, examinează detaliile fiscale și verifică inconsecvențele din înregistrările contabile.
Atunci când se ia în considerare o audit abordare, este util să evalueze volumul actual al tranzacțiilor, prevalența contractelor personalizate la nivel de întreprindere și modul în care sunt urmărite abonamentele multianuale. Verificarea dacă procesele se bazează pe foi de calcul sau pe software de facturare clarifică dacă accentul ar trebui pus pe remedierea completă a datelor sau pe verificări de rutină. Acest ghid prezintă un proces pas cu pas pentru organizarea datelor financiare, efectuarea testelor necesare și parcurgerea procesului de audit de la început până la sfârșit.
Instantaneu de concept
-
Categorie: Management Financiar SaaS
-
Folosit de: Startup-uri SaaS B2B, Furnizori Enterprise
-
Scop principal: Verificați Conformitatea Financiară și Acuratețea
-
-
Etapă de creștere: Scalare Seria A Pre-IPO
Stabiliți Politicile Dumneavoastră de Recunoaștere a Veniturilor și Cheltuielilor
Începeți prin a crea documente clare recunoașterea veniturilor și de recunoaștere a veniturilor și cheltuielilor înainte de revizuirea auditului. Aceste documente descriu modul în care echipa dvs. contabilă aplică ASC 606 și IFRS 15 standarde pentru toate contractele de abonament.
Politica ar trebui să menționeze abordările contabile pentru elemente precum facturarea bazată pe utilizare, taxele de configurare, actualizările contractuale la mijlocul lunii și upgrade-urile de nivel. În plus, ar trebui să specifice procedurile pentru recunoașterea cheltuielilor, inclusiv software-ul preplătit și orice imobilizări corporale. Auditorii compară activitatea zilnică din registrele contabile cu aceste politici pentru a confirma că sumele recunoscute sunt înregistrate conform liniilor directoare stabilite.
Stabilirea acestor reguli în avans oferă un punct de referință și poate reduce probabilitatea modificărilor în timpul fazei de audit.
În timpul pregătirii pentru o piață publică, GitLab abordat scenarii de recunoaștere a veniturilor ASC 606, cum ar fi contractele enterprise multianuale, locurile de licență autogestionate, abonamentele SaaS cloud și serviciile profesionale dedicate. Răspunsul GitLab a fost să creeze o politică strictă de recunoaștere a veniturilor care separă serviciile grupate, atribuie prețuri de vânzare independente (SSP-uri) și stabilește legături automate între contracte și registre contabile.
Examinați și revizuiți documentația privind recunoașterea veniturilor ori de câte ori noi modele de tarifare, condiții de renunțare sau acorduri personalizate sunt adoptate în produsul dumneavoastră.
Lista de verificare pentru pregătirea auditului financiar SaaS
Eficientizați-vă pregătirea auditului financiar SaaS și asigurați conformitatea deplină cu ASC 606 privind recunoașterea veniturilor.
-
Cadrul complet de pregătire în 5 faze
-
Pași de verificare a contractelor și facturilor
-
Protocoale de testare a controlului intern
-
Ghiduri de reconciliere și alocare a COGS
Centralizați contractele și facturile clienților
Stocați toate acordurile active cu clienții, comenzile de achiziție și facturile emise într-o locație desemnată pentru referință pentru audit.
În timpul unui audit, echipele de audit pot solicita o selecție de conturi ale clienților pentru examinare. Auditorii pot compara detaliile din acorduri cu programele de venituri și înregistrările din registrul contabil general pentru a verifica alinierea. Atunci când documentele sunt stocate în mai multe căsuțe de e-mail, unități de stocare sau foldere, procesul de recuperare poate necesita pași suplimentari.
Un depozit desemnat sau o platformă de facturare poate asocia fiecare factură cu contractul său aferent pentru referință. Această abordare are scopul de a organiza fișierele pentru scopuri de audit, la nevoie.
|
Element de Contract |
Fișier de Verificare Necesar |
Focalizarea Inspecției Auditorului |
|
Valoarea Abonamentului |
Formular de Comandă Executat / MSA |
Auditorii pot verifica dacă sumele facturate sunt în concordanță cu acordul. |
|
Frecvența Facturării |
Facturi / Chitanțe de Plată |
Auditorii pot evalua dacă înregistrările veniturilor amânate și calendarul plăților reflectă ceea ce apare în contract. |
|
Add-on-uri & Upgrade-uri |
Amendamente Contractuale |
Examinatorii verifică dacă modificările aduse contractului pe durata acestuia sunt documentate conform ASC 606. |
Auditorii consultă contractele semnate atunci când efectuează evaluări. De exemplu, dacă un contract înregistrat în registrul contabil general apare cu o valoare de $20.000, dar PDF-ul semnat indică $20.500, diferența de $500 va fi documentată pentru o examinare ulterioară.
Lista de verificare pentru pregătirea auditului financiar SaaS
Eficientizați-vă pregătirea auditului financiar SaaS și asigurați conformitatea deplină cu ASC 606 privind recunoașterea veniturilor.
-
Cadrul complet de pregătire în 5 faze
-
Pași de verificare a contractelor și facturilor
-
Protocoale de testare a controlului intern
-
Ghiduri de reconciliere și alocare a COGS
Automatizarea fluxurilor de lucru comandă-încasare
Conectarea platformei de gestionare a relațiilor cu clienții la software-ul de facturare și la registrul contabil general este o metodă de a organiza înregistrările în cadrul ciclului comandă-încasare.
Atunci când introducerea manuală a datelor este efectuată în foi de calcul statice, pot fi observate ocazional modificări ale cifrelor pe măsură ce volumul de date crește. Studiile arată că peste 88% dintre foile de calcul financiare manuale, în medii de date complexe, includ elemente care necesită revizuire.
Fluxuri de lucru comandă-încasare automatizate sunt destinate să transforme vânzările încheiate în programe de venituri prin distribuirea informațiilor către sistemele integrate fără implicare manuală. Platformele de facturare gestionează frecvent venit amânat programele și aplică termenii contractuali pe baza standardelor ASC 606 în mod automat.
Stabilirea integrărilor automate elimină riscurile de introducere a datelor și simplifică reviziile de eșantionare ale auditorilor.
Când platforma de implicare a angajaților Workbuzz și-a extins baza de clienți B2B, calcularea veniturilor amânate și monitorizarea conformității cu ASC 606 în foi de calcul au dus la un număr mai mare de proceduri de rutină. Compania și-a modificat apoi gestionarea abonamentelor și a programelor de venituri amânate prin integrând MOR. Ulterior, elementele de linie ale contractelor au fost incluse în actualizări regulate ale programelor de recunoaștere a veniturilor, echipa financiară consultând rapid aceste date pentru rapoartele contractuale în timpul auditului și revizuirii operaționale.
Evaluează e-facturare instrumente care leagă fișierele facturilor PDF direct de intrările clienților în sistemul contabil, permițând auditorilor să revizuiască aceste materiale de la distanță în timpul muncii de teren la distanță.
Lista de verificare pentru pregătirea auditului financiar SaaS
Eficientizați-vă pregătirea auditului financiar SaaS și asigurați conformitatea deplină cu ASC 606 privind recunoașterea veniturilor.
-
Cadrul complet de pregătire în 5 faze
-
Pași de verificare a contractelor și facturilor
-
Protocoale de testare a controlului intern
-
Ghiduri de reconciliere și alocare a COGS
Efectuați teste de fond și revizuiri prin eșantionare aleatorie.
Efectuați teste de fond. etape de audit. prin verificarea unei selecții de tranzacții. împotriva documentelor sursă asociate.
În această etapă operațională, auditorii sau revizorii interni selectează grupuri de conturi de clienți și urmăresc fiecare tranzacție, de la comanda inițială de vânzare până la încasarea banilor. Aceștia examinează contractele pentru a verifica dacă toate obligațiile de performanță sunt identificate corect și că veniturile recunoscute se aliniază cu datele de îndeplinire a serviciilor. Discuțiile de parcurgere cu membrii echipei financiare ajută la evaluarea proceselor interne, a protocoalelor de prevenire a erorilor și a gestionării accesului.
Cifrele înregistrate din registrul principal sunt comparate cu înregistrările bancare de plăți pentru a confirma că încasările sunt înregistrate cu precizie. Aceste verificări de audit evidențiază orice discrepanțe înainte ca situațiile financiare să fie finalizate.
|
Procedură de testare |
Obiectiv principal |
Metodă de audit |
|
Urmărirea contractelor |
Revizuirea exactității veniturilor |
Analiza contractelor semnate în raport cu programările veniturilor |
|
Recalcularea numerarului |
Confirmarea existenței |
Compararea rapoartelor de decontare cu datele privind depozitele bancare |
|
Testarea de cut-off |
Confirmarea perioadei de timp |
Verificați dacă tranzacțiile de la sfârșitul anului fiscal sunt contabilizate corect. |
Dacă testarea auditului identifică o inconsecvență de calcul într-un eșantion aleatoriu, revizuirea poate fi ajustată pentru a examina mai multe elemente, ceea ce poate afecta timpul și orele necesare pentru a finaliza procesul de audit.
Lista de verificare pentru pregătirea auditului financiar SaaS
Eficientizați-vă pregătirea auditului financiar SaaS și asigurați conformitatea deplină cu ASC 606 privind recunoașterea veniturilor.
-
Cadrul complet de pregătire în 5 faze
-
Pași de verificare a contractelor și facturilor
-
Protocoale de testare a controlului intern
-
Ghiduri de reconciliere și alocare a COGS
Efectuați Reconcilieri Lunare și Completați Raportarea Finală de Audit.
Revizuiți lunar conturile bancare, cascadele de venituri amânate și creanțele nefacturate.
Finalizarea reconcilierilor. pe parcursul anului ajută la asigurarea că fiecare fază a auditului se desfășoară conform programului stabilit.
Revizuiri lunare permit corectarea facturilor sau a înregistrărilor înainte ca auditorii să compileze documentele de lucru finale.
Efectuarea verificări regulate ale bilanțului are ca rezultat raportarea veniturilor, a datoriilor amânate și Costul bunurilor vândute (CoGS) care reflectă tranzacțiile companiei.
Odată ce reconcilierile și verificările necesare sunt finalizate, echipa de audit generează raportul oficial.
Menținerea unui program regulat de reconciliere creează o proces standard pentru activități anuale de audit.
|
Sarcină de Reconciliere |
Frecvență |
Registru / Cont Țintă |
|
Solduri numerar & Gateway |
Lunar |
Conturi bancare / Stripe / PayPal |
|
Eșalonări de venituri amânate |
Lunar |
Cont de bilanț venituri neîncasate |
|
Venituri acumulate nefacturate |
Trimestrial |
Active contractuale / Creanțe |
Documentați reconcilierile lunare cu aprobările manageriale pentru a menține dovezi clare de conformitate pentru orice revizuire externă.
- Discrepanțe Contractuale: Dacă există diferențe între sumele facturate și acordurile semnate, asigurați-vă că înregistrările contabile se aliniază cu contractul executat. Documentația justificativă, cum ar fi un act adițional semnat la contract, poate oferi claritate dacă ajustările au fost făcute verbal după acordul inițial.
- Comportamentul formulelor din foaia de calcul: În foile de calcul pentru venituri amânate gestionate manual, referințele celulelor se pot modifica în timpul actualizărilor prin copiere-lipire. Utilizarea interogărilor de baze de date sau a software-ului dedicat de contabilitate a abonamentelor, în loc de formule statice, ajută la menținerea consecvenței în aceste situații.
- Comisioane de servicii nealocate: Contractele care includ atât abonamente software, cât și servicii necesită adesea o alocare mai clară pentru contabilitate. Aplicarea formulelor sau a instrumentelor software pentru a împărți veniturile pe obligații separate, pe baza prețurilor lor individuale, susține o înregistrare precisă.
Concluzie
Pregătirea pentru un Audit financiar SaaS implică definirea politicilor contabile, utilizarea sistemelor automate de facturare și includerea testării prin eșantionare, acolo unde este cazul.
Finalizarea reconcilieri lunare și păstrarea documentației laolaltă poate susține coerența înregistrărilor și poate răspunde cerințelor de audit.
Distribuirea pregătirii și a testării pe parcursul anului oferă o modalitate de a Urmăriți fluxul de numerar SaaS și de a îndeplini etapele procedurale necesare pentru un audit.
Ești gata să începi?
Am trecut prin ceea ce treceți și dumneavoastră. Haideți să împărtășim cei 19 ani de experiență ai noștri și să transformăm visurile dumneavoastră globale în realitate.
Întrebări frecvente
-
Într-un audit financiar SaaS, accentul este pus pe evaluarea aranjamentelor de abonament recurente, a duratelor contractelor și a metodelor de facturare, cum ar fi prețurile bazate pe utilizare. Recunoașterea veniturilor este revizuită în conformitate cu standarde precum ASC 606, care se aplică în mod specific afacerilor bazate pe abonamente și servicii. Spre deosebire de auditurile afacerilor tradiționale care gestionează inventarul fizic, analizele financiare SaaS prioritizează documentația din spatele contractelor, soldurile veniturilor amânate, creanțele nefacturate și livrarea serviciilor digitale.
-
Ritmul auditurilor SaaS este adesea influențat de modul în care sunt gestionate înregistrările contractelor cu clienții și dacă acestea se aliniază cu înregistrările din registrul contabil general. Atunci când documentația este menținută într-o manieră consecventă și este accesibilă, auditorii pot efectua procedurile lor necesare în conformitate cu liniile directoare de audit. Modul în care sunt organizate înregistrările are un impact direct asupra planificării auditului și duratei procesului.
-
În timpul unui audit SaaS, auditorii revizuiesc politica de recunoaștere a veniturilor a organizației și examinează mostre de contracte selectate pentru a verifica modul în care multiple obligații de performanță, cum ar fi accesul la software, integrarea și serviciile profesionale, sunt stipulate în acorduri. Ei urmăresc tranzacțiile de la formularele de comandă inițiale până la înregistrările de facturare pentru a confirma modul în care veniturile sunt înregistrate în raport cu momentul livrării serviciului. Această abordare asigură că metodele de recunoaștere a veniturilor se aliniază cu standardele ASC 606 pe parcursul întregului proces de audit.
-
Pentru pregătirea muncii de teren pentru audit, adunați acordurile-cadru de servicii (MSA) semnate, declarațiile de lucru (SOW), facturile emise, chitanțele de plată, reconcilierile bancare lunare și un program actualizat al amortizării veniturilor amânate. Stocarea acestor înregistrări într-un sistem centralizat oferă auditorilor acces la fișierele necesare pentru revizuirea prin eșantionare aleatorie.
-
Veniturile amânate în situațiile financiare ale software-ului ca serviciu vor fi reflectate la datorii. Veniturile amânate se referă la acele venituri care au fost încasate sau facturate, însă serviciile nu au fost încă prestate. În ceea ce privește auditarea contului de venituri amânate, auditorul va determina dacă există o înregistrare lunară a veniturilor în raport cu datoriile.
-
Reconcilierea conturilor este, de obicei, efectuată lunar de către departamentele financiare SaaS, în loc să se aștepte perioada de sfârșit de an. Acest lucru se datorează nevoii constante de a înregistra orice modificări aduse formulelor, veniturilor acumulate și tranzacțiilor. Scopul acestei abordări este ca datele contabile să corespundă cerințelor de audit.
-
Foile de calcul sunt utilizate în mod obișnuit de multe afaceri noi pentru auditarea și înregistrarea veniturilor. Pot exista variații neutre în conturile de venituri amânate din cauza înregistrărilor manuale, iar acestea sunt uneori raportate pe parcursul unui audit. Sistemele automate de facturare și sub-registrele de abonamente sunt conectate cu sistemele CRM și contabile ca alte mijloace de ținere a evidențelor și de audit.
Română 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Polski 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어