Cómo prepararse y realizar una auditoría financiera de SaaS
La preparación para una Auditoría financiera SaaS implica establecer políticas claras de reconocimiento de ingresos, organizar toda la documentación en una ubicación central, automatizar las operaciones de facturación, realizar pruebas de muestreo y conciliar las cuentas de forma regular.
Durante una auditoría financiera SaaS, los de una empresa registros financieros se evalúan para garantizar que se alineen con las relevantes GAAP o normas IFRS. Tanto los auditores como los equipos internos de la empresa revisan los ingresos diferidos, examinan los detalles fiscales y verifican las inconsistencias en los registros contables.
Al considerar un auditoría enfoque, es útil evaluar el volumen de transacciones actual, la prevalencia de contratos empresariales personalizados y cómo se rastrean las suscripciones plurianuales. Revisar si los procesos dependen de hojas de cálculo o de software de facturación aclara si el enfoque debe estar en la remediación completa de datos o en verificaciones rutinarias. Esta guía describe un proceso paso a paso para organizar los datos financieros, realizar las pruebas necesarias y navegar por el proceso de auditoría de principio a fin.
Instantánea del concepto
-
Categoría: Gestión Financiera de SaaS
-
Usado por: Startups SaaS B2B, Proveedores Empresariales
-
Propósito principal: Verificar el Cumplimiento Financiero y la Precisión
-
-
Etapa de Crecimiento: Escalamiento de Serie A Pre-OPI
Establezca sus Políticas de Reconocimiento de Ingresos y Gastos
Comience creando claros Reconocimiento de ingresos y documentos de reconocimiento de gastos antes de la revisión de auditoría. Estos documentos describen cómo su equipo de contabilidad aplica ASC 606 y IFRS 15 normas en todos los contratos de suscripción.
La política debe señalar los enfoques contables para elementos como la facturación basada en el uso, las tarifas de configuración, las actualizaciones de contrato a mitad de mes y las mejoras de nivel. Además, debe especificar los procedimientos para el reconocimiento de gastos, incluyendo el software prepagado y cualquier activo de capital. Los auditores comparan la actividad diaria del libro mayor con estas políticas para confirmar que los importes reconocidos se registran de acuerdo con las directrices establecidas.
Tener estas reglas delineadas con antelación ofrece un punto de referencia y puede reducir la probabilidad de cambios durante la fase de auditoría.
Mientras se prepara para un mercado público, GitLab abordó escenarios de reconocimiento de ingresos ASC 606, como contratos empresariales multianuales, licencias autogestionadas, suscripciones SaaS en la nube y servicios profesionales dedicados. La respuesta de GitLab fue crear una política estricta de reconocimiento de ingresos, separando los servicios agrupados, asignando precios de venta independientes (SSPs) y estableciendo enlaces automatizados entre contratos y libros de contabilidad.
Revise y actualice su documentación de reconocimiento de ingresos cada vez que se implementen nuevos modelos de precios, términos de exclusión voluntaria o acuerdos personalizados en su producto.
Lista de verificación de preparación para auditorías financieras de SaaS
Optimice la preparación de su auditoría financiera de SaaS y asegure el pleno cumplimiento del reconocimiento de ingresos ASC 606.
-
Marco completo de preparación de 5 fases
-
Pasos de verificación de contratos y facturas
-
Protocolos de prueba de control interno
-
Directrices de conciliación y asignación de COGS
Centralice los Contratos y Facturas de Clientes
Almacene todos los acuerdos de clientes activos, órdenes de compra y facturas emitidas en una ubicación designada para fines de auditoría.
Durante una auditoría, los equipos de revisión pueden solicitar una selección de cuentas de clientes para su examen. Los auditores pueden comparar los detalles de los acuerdos con los cronogramas de ingresos y las entradas en el libro mayor para verificar la alineación. Cuando los documentos se almacenan en múltiples bandejas de entrada, unidades o carpetas, el proceso de recuperación puede requerir pasos adicionales.
Un repositorio o plataforma de facturación designados pueden vincular cada factura a su contrato asociado para referencia. Este enfoque tiene como objetivo organizar los archivos para fines de auditoría según sea necesario.
|
Elemento del Contrato |
Archivo de Verificación Requerido |
Enfoque de Inspección del Auditor |
|
Valor de Suscripción |
Formulario de Pedido Ejecutado / MSA |
Los auditores pueden verificar que los montos facturados sean consistentes con el acuerdo. |
|
Frecuencia de Facturación |
Facturas / Recibos de Pago |
Los auditores pueden evaluar si los asientos de ingresos diferidos y los plazos de pago reflejan lo que aparece en el contrato. |
|
Complementos & Actualizaciones |
Modificaciones de Contrato |
Los revisores examinan si los cambios en el contrato durante su vigencia están documentados de acuerdo con el ASC 606. |
Los auditores se remiten a los contratos firmados al realizar evaluaciones. Por ejemplo, si un contrato asentado en el libro mayor figura por $20,000 pero el PDF firmado muestra $20,500, la diferencia de $500 se documentará para una revisión posterior.
Lista de verificación de preparación para auditorías financieras de SaaS
Optimice la preparación de su auditoría financiera de SaaS y asegure el pleno cumplimiento del reconocimiento de ingresos ASC 606.
-
Marco completo de preparación de 5 fases
-
Pasos de verificación de contratos y facturas
-
Protocolos de prueba de control interno
-
Directrices de conciliación y asignación de COGS
Automatizar los flujos de trabajo de pedido a cobro
Conectar su plataforma de gestión de relaciones con el cliente con el software de facturación y el libro mayor es un método para organizar los registros dentro del ciclo de pedido a cobro.
Cuando se realiza la entrada manual de datos en hojas de cálculo estáticas, se pueden observar ocasionalmente cambios en las cifras a medida que el volumen de datos crece. Los estudios demuestran que más del 88% de las hojas de cálculo financieras manuales en entornos de datos complejos incluyen elementos para revisar.
Flujos de trabajo automatizados de pedido a cobro están diseñadas para trasladar las ventas cerradas a los cronogramas de ingresos distribuyendo información a los sistemas integrados sin intervención manual. Las plataformas de facturación gestionan con frecuencia ingresos diferidos los cronogramas y aplican automáticamente los términos del contrato basados en las normas ASC 606.
El establecimiento de integraciones automatizadas elimina los riesgos de entrada de datos y simplifica las revisiones de muestreo del auditor.
Cuando la plataforma de compromiso de los empleados Workbuzz expandió su base de clientes B2B, el cálculo de los ingresos diferidos y el seguimiento del cumplimiento de la ASC 606 en hojas de cálculo resultó en un mayor número de procedimientos rutinarios. Posteriormente, la empresa modificó su gestión de suscripciones y los calendarios de ingresos diferidos al integrar MOR. A raíz de esto, los elementos de línea del contrato se incluyeron en las actualizaciones periódicas de los calendarios de reconocimiento de ingresos, con el equipo financiero consultando rápidamente estos datos para informes contractuales durante la auditoría y la revisión operativa.
Evaluar facturación electrónica herramientas que vinculan archivos PDF de facturas directamente con los registros de clientes en el sistema contable, permitiendo a los auditores revisar estos materiales de forma remota durante el trabajo de campo a distancia.
Lista de verificación de preparación para auditorías financieras de SaaS
Optimice la preparación de su auditoría financiera de SaaS y asegure el pleno cumplimiento del reconocimiento de ingresos ASC 606.
-
Marco completo de preparación de 5 fases
-
Pasos de verificación de contratos y facturas
-
Protocolos de prueba de control interno
-
Directrices de conciliación y asignación de COGS
Ejecutar Pruebas Sustantivas y Revisiones por Muestreo Aleatorio
Realizar sustantivas pasos de auditoría mediante verificando una selección de transacciones contra los documentos fuente asociados.
En esta etapa operativa, los auditores o revisores internos seleccionan grupos de cuentas de clientes y siguen cada transacción desde el pedido de venta inicial hasta la recepción del efectivo. Revisan los contratos para verificar que todas las obligaciones de desempeño estén correctamente identificadas y que los ingresos reconocidos se alineen con las fechas de cumplimiento del servicio. Las discusiones detalladas con los miembros del equipo de finanzas ayudan a evaluar los procesos internos, los protocolos para prevenir errores y la gestión de accesos.
Las cifras registradas en el libro mayor se comparan con los registros de pagos bancarios para confirmar que los recibos se capturan con precisión. Estas comprobaciones de auditoría resaltan cualquier variación antes de que se finalicen los estados financieros.
|
Procedimiento de Prueba |
Objetivo principal |
Método de Auditoría |
|
Rastreo de Contratos |
Revisión de la Precisión de los Ingresos |
Analizar los contratos firmados en relación con los calendarios de ingresos |
|
Recálculo de Efectivo |
Confirmar la Existencia |
Comparar los informes de liquidación con los datos de depósitos bancarios |
|
Prueba de Corte |
Confirmar el Período de Tiempo |
Verificar que las transacciones próximas al cierre del ejercicio fiscal estén contabilizadas correctamente |
Si las pruebas de auditoría identifican una inconsistencia de cálculo en una muestra aleatoria, la revisión puede ajustarse para examinar más elementos, lo que puede afectar el tiempo y las horas requeridas para completar el proceso de auditoría.
Lista de verificación de preparación para auditorías financieras de SaaS
Optimice la preparación de su auditoría financiera de SaaS y asegure el pleno cumplimiento del reconocimiento de ingresos ASC 606.
-
Marco completo de preparación de 5 fases
-
Pasos de verificación de contratos y facturas
-
Protocolos de prueba de control interno
-
Directrices de conciliación y asignación de COGS
Realizar conciliaciones mensuales y elaborar los informes finales de auditoría
Revisar mensualmente las cuentas bancarias, las cascadas de ingresos diferidos y las cuentas por cobrar no facturadas.
Completar las conciliaciones a lo largo del año ayuda a asegurar que cada fase de la auditoría avance según su cronograma establecido.
Revisiones mensuales permiten la corrección de facturas o asientos antes de que los auditores compilen los papeles de trabajo finales.
Realizar controles regulares del balance resulta en la presentación de informes de ingresos, pasivos diferidos, y Costo de Bienes Vendidos (CBV) que reflejan las transacciones de la empresa.
Una vez terminadas las conciliaciones y verificaciones requeridas, el equipo de auditoría genera el informe oficial.
Mantener un cronograma de conciliación regular crea un proceso estándar para las actividades de auditoría anual.
|
Tarea de conciliación |
Frecuencia |
Libro Mayor / Cuenta de Destino |
|
Saldos de Caja y Pasarela de Pago |
Mensual |
Cuentas Bancarias / Stripe / PayPal |
|
Cascadas de Ingresos Diferidos |
Mensual |
Cuenta de Ingresos No Devengados en el Balance General |
|
Ingresos Devengados No Facturados |
Trimestral |
Activos por Contrato / Cuentas por Cobrar |
Documentar las conciliaciones mensuales con las aprobaciones del gerente para mantener evidencia clara de cumplimiento para cualquier revisión externa.
- Discrepancias Contractuales: Si existen diferencias entre los montos facturados y los acuerdos firmados, asegúrese de que los registros de la cuenta se correspondan con el contrato ejecutado. La documentación de respaldo, como una adenda contractual firmada, puede proporcionar claridad si se realizaron ajustes verbalmente después del acuerdo original.
- Comportamiento de la Fórmula de la Hoja de Cálculo: En hojas de cálculo de ingresos diferidos mantenidas manualmente, las referencias de celda pueden cambiar durante las actualizaciones de copiar y pegar. El uso de consultas a bases de datos o software de contabilidad de suscripciones dedicado en lugar de fórmulas estáticas ayuda a mantener la coherencia en estas situaciones.
- Tarifas de servicio no asignadas: Los contratos que incluyen tanto suscripciones de software como servicios a menudo necesitan una asignación más clara para la contabilidad. La aplicación de fórmulas o herramientas de software para dividir los ingresos por obligaciones separadas, basándose en sus precios individuales, respalda un registro preciso.
Conclusión
La preparación para una Auditoría financiera de SaaS implica definir políticas contables, usar sistemas de facturación automatizados e incluir pruebas de muestreo cuando sea apropiado.
Completar conciliaciones mensuales y mantener la documentación conjunta puede respaldar la consistencia de los registros y abordar los requisitos de auditoría.
Distribuir la preparación y las pruebas a lo largo del año ofrece una forma de Rastrear Flujo de caja de SaaS y cumplir con los pasos procesales necesarios para una auditoría.
¿Listo para comenzar?
Hemos estado donde usted está. Compartamos nuestros 19 años de experiencia y hagamos realidad sus sueños globales.
Preguntas frecuentes
-
En una auditoría financiera de SaaS, el enfoque se centra en la evaluación de los acuerdos de suscripción recurrentes, las duraciones de los contratos y los métodos de facturación, como la facturación basada en el uso. El reconocimiento de ingresos se revisa de acuerdo con estándares como el ASC 606, que se aplican específicamente a los negocios de suscripción y servicios. A diferencia de las auditorías de negocios tradicionales que manejan inventario físico, las revisiones financieras de SaaS priorizan la documentación detrás de los contratos, los saldos de ingresos diferidos, los ingresos no facturados y la entrega de servicios digitales.
-
El ritmo de las revisiones de auditoría de SaaS a menudo está influenciado por cómo se gestionan los registros de contratos de clientes y si se alinean con los asientos del libro mayor. Cuando la documentación se mantiene de manera consistente y es accesible, los auditores pueden realizar los procedimientos requeridos de acuerdo con las directrices de revisión. La forma en que se organizan los registros tiene un impacto directo en la programación de la auditoría y la duración del proceso.
-
Durante una auditoría SaaS, los auditores revisan la política de reconocimiento de ingresos de la organización y examinan muestras de contratos seleccionadas para verificar cómo se delinean en los acuerdos las múltiples obligaciones de desempeño, como el acceso al software, la incorporación y los servicios profesionales. Siguen las transacciones desde los formularios de pedido iniciales hasta los registros de facturación para confirmar cómo se registran los ingresos en relación con el momento de la prestación del servicio. Este enfoque garantiza que los métodos de reconocimiento de ingresos se alineen con los estándares ASC 606 durante todo el proceso de auditoría.
-
Para la preparación del trabajo de campo de auditoría, reúna los Acuerdos Marco de Servicios (MSA) ejecutados, las Declaraciones de Trabajo (SOW), las facturas emitidas, los recibos de pago, las conciliaciones bancarias mensuales y un cronograma actual de cascada de ingresos diferidos. Almacenar estos registros en un sistema centralizado proporciona a los auditores acceso a los archivos necesarios para la revisión por muestreo aleatorio.
-
El ingreso diferido en los estados contables del software como servicio se reflejará en el pasivo. El ingreso diferido se refiere a aquellos ingresos que se han recibido o facturado, pero cuyos servicios aún no se han entregado. Con respecto a la auditoría de la cuenta de ingresos diferidos, el auditor determinará si existe un registro mensual de los ingresos frente a los pasivos.
-
La conciliación de cuentas la realizan habitualmente los departamentos financieros de SaaS de forma mensual, en lugar de esperar al cierre del ejercicio. Esto se debe a la necesidad constante de registrar cualquier cambio realizado en fórmulas, ingresos devengados y transacciones. El propósito de este enfoque es que los datos contables coincidan con los requisitos de auditoría.
-
Las hojas de cálculo son comúnmente utilizadas por muchas empresas nuevas cuando se trata de auditar y registrar ingresos. Puede haber variaciones neutrales en las cuentas de ingresos diferidos debido a entradas manuales, y estas a veces se reportan durante el transcurso de una auditoría. Los sistemas de facturación automatizados y los sub-libros de suscripciones están conectados con sistemas CRM y contables como otros medios para el mantenimiento de registros y la auditoría.
Español 
English 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Polski 
Română 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어