Hoe u zich voorbereidt op en een SaaS financiële audit uitvoert
Voorbereiden op een SaaS Financiële Audit omvat het opstellen van duidelijke beleidslijnen voor omzeterkenning, het organiseren van alle documentatie op een centrale locatie, het automatiseren van factureringsprocessen, het uitvoeren van steekproeven, en het regelmatig afstemmen van rekeningen.
Tijdens een SaaS financiële audit worden de van een bedrijf financiële overzichten beoordeeld om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met relevante GAAP of IFRS-normen. Zowel auditors als interne bedrijfsteams controleren uitgestelde omzet, onderzoeken belastinggegevens en controleren op inconsistenties in de boekhouding.
Bij het overwegen van een audit aanpak, is het nuttig om het huidige transactievolume te beoordelen, de prevalentie van aangepaste bedrijfscontracten en hoe meerjarige abonnementen worden bijgehouden. Het beoordelen of processen afhankelijk zijn van spreadsheets of facturatiesoftware verduidelijkt of de focus moet liggen op volledig gegevensherstel of routinematige controles. Deze gids schetst een stapsgewijs proces voor het organiseren van financiële gegevens, het uitvoeren van noodzakelijke tests en het navigeren door het auditproces van begin tot eind.
Conceptoverzicht
-
Categorie: SaaS Financieel Management
-
Gebruikt door: B2B SaaS Startups, Enterprise Leveranciers
-
Primair doel: Verifieer financiële naleving en nauwkeurigheid
-
Gerelateerde concepten: Uitgestelde omzet, Omzetverantwoording, SaaS Financieel Management, SOC 2-certificering, Naleving omzetbelasting.
-
Groeifase: Series A Opschaling Pre-IPO
Stel uw beleid voor omzet- en kostenherkenning vast
Begin met het opstellen van duidelijke Omzetverantwoording en kostenherkenningsdocumenten voorafgaand aan de auditbeoordeling. Deze documenten beschrijven hoe uw boekhoudteam toepast ASC 606 en IFRS 15 normen op alle abonnementscontracten.
De beleidslijnen moeten de boekhoudkundige benaderingen vermelden voor zaken als gebruiksgebaseerde facturatie, opstartkosten, contractupdates halverwege de maand en tier-upgrades. Bovendien moeten ze de procedures specificeren voor het herkennen van uitgaven, inclusief vooruitbetaalde software en eventuele kapitaalgoederen. Auditors vergelijken de dagelijkse grootboekactiviteit met deze beleidslijnen om te bevestigen dat de erkende bedragen worden vastgelegd volgens de vermelde richtlijnen.
Het vooraf vastleggen van deze regels biedt een referentiepunt en kan de kans op wijzigingen tijdens de auditfase verkleinen.
Tijdens de voorbereiding op een openbare markt, GitLab ingespeeld op ASC 606-scenario's voor omzetherkenning, zoals meerjarige enterprise-contracten, zelfbeheerde licentieplaatsen, cloud SaaS-abonnementen en toegewijde professionele diensten. De reactie van GitLab was het opstellen van een strikt beleid voor omzetherkenning, waarbij gebundelde diensten werden gescheiden, standalone verkoopprijzen (SSPs) werden toegewezen en geautomatiseerde koppelingen tussen contracten en grootboeken tot stand werden gebracht.
Controleer en herzie uw documentatie voor omzetherkenning telkens wanneer nieuwe prijsmodellen, afmeldingsvoorwaarden of aangepaste overeenkomsten in uw product worden opgenomen.
SaaS Checklist voor financiële auditgereedheid
Stroomlijn uw voorbereiding op de SaaS financiële audit en zorg voor volledige naleving van de ASC 606 omzetherkenning.
-
Volledig 5-fasen voorbereidingsraamwerk
-
Contract- en factuurverificatiestappen
-
Interne controle testprotocollen
-
Afstemming en COGS-toewijzingsrichtlijnen
Centraliseer klantcontracten en facturen
Bewaar alle actieve klantovereenkomsten, inkooporders en uitgegeven facturen op een daarvoor aangewezen locatie voor auditreferentie.
Tijdens een audit kunnen controleteams een selectie van klantaccounts opvragen ter inzage. Auditors kunnen de details in overeenkomsten vergelijken met omzetoverzichten en boekingen in het grootboek om de afstemming te controleren. Wanneer documenten zijn opgeslagen in meerdere inboxes, schijven of mappen, kan het ophaalproces extra stappen vereisen.
Een aangewezen opslagplaats of facturatieplatform kan elke factuur aan het bijbehorende contract koppelen ter referentie. Deze aanpak is bedoeld om bestanden te ordenen voor auditdoeleinden, indien nodig.
|
Contractelement |
Vereist verificatiebestand |
Controlefocus auditor |
|
Abonnementswaarde |
Uitgevoerd Bestelformulier / MSA |
Auditors kunnen verifiëren dat de gefactureerde bedragen overeenkomen met de overeenkomst. |
|
Facturatiefrequentie |
Facturen / Betalingsbewijzen |
Auditoren kunnen beoordelen of posten van uitgestelde opbrengsten en de timing van betalingen overeenkomen met wat in het contract staat. |
|
Add-ons & Upgrades |
Contractwijzigingen |
Beoordelaars onderzoeken of wijzigingen in het contract gedurende de looptijd zijn gedocumenteerd volgens ASC 606. |
Auditoren raadplegen ondertekende contracten bij het uitvoeren van evaluaties. Bijvoorbeeld, als een contract dat is geregistreerd in het grootboek $20.000 vermeldt, maar de ondertekende pdf $20.500 aangeeft, dan zal het verschil van $500 worden vastgelegd voor nader onderzoek.
SaaS Checklist voor financiële auditgereedheid
Stroomlijn uw voorbereiding op de SaaS financiële audit en zorg voor volledige naleving van de ASC 606 omzetherkenning.
-
Volledig 5-fasen voorbereidingsraamwerk
-
Contract- en factuurverificatiestappen
-
Interne controle testprotocollen
-
Afstemming en COGS-toewijzingsrichtlijnen
Automatiseer Order-to-Cash-processen
Het koppelen van uw CRM-platform aan facturatiesoftware en het grootboek is één methode om gegevens te organiseren binnen de order-to-cash-cyclus.
Wanneer handmatige gegevensinvoer in statische spreadsheets wordt uitgevoerd, kunnen afwijkingen in cijfers af en toe worden waargenomen naarmate het datavolume toeneemt. Studies tonen aan dat meer dan 88% van de handmatige financiële spreadsheets in complexe data-omgevingen posten bevatten die om controle vragen.
Geautomatiseerde order-to-cash-processen zijn bedoeld om afgeronde verkopen in omzetschema's te verplaatsen door informatie te verspreiden naar geïntegreerde systemen zonder handmatige tussenkomst. Facturatieplatforms beheren vaak uitgestelde omzet schema's en passen automatisch contractvoorwaarden toe op basis van ASC 606 standaarden.
Het opzetten van geautomatiseerde integraties elimineert datainvoerrisico's en vereenvoudigt de steekproefsgewijze controles van auditors.
Wanneer platform voor werknemersbetrokkenheid Workbuzz zijn B2B-klantenbestand uitbreidde, resulteerde het berekenen van uitgestelde omzet en het bijhouden van ASC 606-naleving in spreadsheets in een groter aantal routinematige procedures. Het bedrijf paste vervolgens zijn abonnementsbeheer en uitgestelde omzetschema's door MOR te integreren. Hierna werden contractregelitems opgenomen in reguliere updates van omzetherkenningsschema's, waarbij het financiële team deze gegevens snel raadpleegde voor contractrapporten tijdens audit en operationele beoordeling.
Beoordelen e-facturatie hulpmiddelen die PDF-factuurbestanden direct koppelen aan klantgegevens in het boekhoudsysteem, waardoor auditors deze materialen op afstand kunnen beoordelen tijdens externe controles.
SaaS Checklist voor financiële auditgereedheid
Stroomlijn uw voorbereiding op de SaaS financiële audit en zorg voor volledige naleving van de ASC 606 omzetherkenning.
-
Volledig 5-fasen voorbereidingsraamwerk
-
Contract- en factuurverificatiestappen
-
Interne controle testprotocollen
-
Afstemming en COGS-toewijzingsrichtlijnen
Materiële controles en steekproefsgewijze reviews uitvoeren
Materiële controlestappen door een selectie van transacties controleren tegen de bijbehorende brondocumenten.
In dit operationele stadium selecteren auditors of interne controleurs groepen van klantaccounts en volgen zij elke transactie vanaf de initiële verkooporder tot aan de ontvangst van de betaling. Zij beoordelen contracten om te verifiëren dat alle prestatieverplichtingen correct zijn geïdentificeerd en dat de erkende omzet overeenkomt met de datums van dienstverlening. Doorloopbesprekingen met leden van het financiële team helpen bij het beoordelen van interne processen, protocollen voor het voorkomen van fouten en toegangsbeheer.
Geboekte grootboekcijfers worden vergeleken met bankbetalingsoverzichten om te bevestigen dat ontvangsten nauwkeurig zijn vastgelegd. Deze auditcontroles brengen eventuele afwijkingen aan het licht voordat de financiële overzichten definitief worden gemaakt.
|
Controleprocedure |
Primaire doelstelling |
Auditmethode |
|
Contractvolging |
Omzetnauwkeurigheid beoordelen |
Ondertekende contracten analyseren ten opzichte van omzetschema's |
|
Kasherberekening |
Bestaan bevestigen |
Afwikkelingsrapporten vergelijken met bankstortingsgegevens |
|
Afsluitingscontrole |
Periode bevestigen |
Controleer of transacties nabij het einde van het boekjaar correct zijn geboekt. |
Als audittests een inconsistentie in de berekening identificeren in een willekeurige steekproef, kan de controle worden aangepast om meer posten te onderzoeken, wat van invloed kan zijn op de benodigde tijd en uren om het auditproces te voltooien.
SaaS Checklist voor financiële auditgereedheid
Stroomlijn uw voorbereiding op de SaaS financiële audit en zorg voor volledige naleving van de ASC 606 omzetherkenning.
-
Volledig 5-fasen voorbereidingsraamwerk
-
Contract- en factuurverificatiestappen
-
Interne controle testprotocollen
-
Afstemming en COGS-toewijzingsrichtlijnen
Voer maandelijkse reconciliaties uit en voltooi de definitieve auditrapportage.
Controleer maandelijks bankrekeningen, overzichten van uitgestelde omzet en ongefactureerde vorderingen.
Het voltooien van reconciliaties. het hele jaar door helpt ervoor te zorgen dat elke auditfase verloopt volgens de vastgestelde planning.
Maandelijkse controles maken correcties van facturen of posten mogelijk voordat auditors de definitieve werkdocumenten samenstellen.
Uitvoeren reguliere balanscontroles resulteert in rapportage van inkomsten, uitgestelde verplichtingen, en Kosten van Verkochte Goederen (CoGS) die bedrijfstransacties weerspiegelen.
Zodra de vereiste afstemmingen en controles zijn afgerond, genereert het auditteam het officiële rapport.
Het aanhouden van een regulier afstemmingsschema creëert een standaardproces voor jaarlijkse auditactiviteiten.
|
Afstemmingstaak |
Frequentie |
Doelgrootboek / Rekening |
|
Kasmiddelen & Gateway Saldi |
Maandelijks |
Bankrekeningen / Stripe / PayPal |
|
Uitgestelde Omzet Watervallen |
Maandelijks |
Balansrekening voor nog te verdienen omzet |
|
Niet-gefactureerde opgebouwde omzet |
Per kwartaal |
Contractactiva / Vorderingen |
Documenteer maandelijkse afstemmingen met goedkeuringen van managers om duidelijke bewijzen van conformiteit te bewaren voor elke externe controle.
- Contractverschillen: Als er verschillen zijn tussen gefactureerde bedragen en ondertekende overeenkomsten, zorg er dan voor dat de boekhouding overeenkomt met het gesloten contract. Ondersteunende documentatie, zoals een ondertekend contractaddendum, kan duidelijkheid verschaffen als er mondeling aanpassingen zijn gedaan na de oorspronkelijke overeenkomst.
- Gedrag van spreadsheetformules: In handmatig bijgehouden spreadsheets voor uitgestelde omzet kunnen celverwijzingen veranderen tijdens kopieer-plak updates. Het gebruik van databasequery's of speciale abonnementsboekhoudsoftware in plaats van statische formules helpt de consistentie te bewaren in deze situaties.
- Niet-toegewezen Servicekosten: Contracten die zowel softwareabonnementen als diensten omvatten, vereisen vaak een duidelijkere toewijzing voor boekhoudkundige doeleinden. Het toepassen van formules of softwaretools om inkomsten te verdelen over afzonderlijke verplichtingen, gebaseerd op hun individuele prijzen, ondersteunt een nauwkeurige administratie.
Conclusie
Voorbereiden op een SaaS financiële audit omvat het definiëren van boekhoudkundige beleidslijnen, het gebruik van geautomatiseerde facturatiesystemen en, waar van toepassing, het uitvoeren van steekproefcontroles.
Voltooien maandelijkse afstemmingen en documentatie bij elkaar houden kan de consistentie van gegevens ondersteunen en voldoen aan auditvereisten.
Het verspreiden van voorbereiding en testen over het hele jaar biedt een manier om Volg SaaS-cashflow en te voldoen aan de procedurele stappen die nodig zijn voor een audit.
Klaar om te beginnen?
Wij zijn geweest waar u nu bent. Laten we onze 19 jaar ervaring delen en uw wereldwijde dromen werkelijkheid maken.
Veelgestelde vragen
-
Bij een financiële SaaS-audit ligt de focus op het evalueren van terugkerende abonnementsregelingen, contractduren en factureringsmethoden zoals gebruiksafhankelijke prijsstelling. Omzetverantwoording wordt beoordeeld in overeenstemming met normen zoals ASC 606, die specifiek van toepassing zijn op abonnements- en dienstverlenende bedrijven. In tegenstelling tot audits van traditionele bedrijven die fysieke voorraad beheren, geven financiële SaaS-beoordelingen prioriteit aan de documentatie achter contracten, saldi van uitgestelde omzet, niet-gefactureerde vorderingen en de levering van digitale diensten.
-
Het tempo van SaaS-auditbeoordelingen wordt vaak beïnvloed door de manier waarop klantcontractgegevens worden beheerd en of deze overeenkomen met de grootboekposten. Wanneer documentatie consistent wordt bijgehouden en toegankelijk is, kunnen auditors de vereiste procedures uitvoeren in overeenstemming met de beoordelingsrichtlijnen. De manier waarop gegevens zijn georganiseerd, heeft een directe impact op de auditplanning en de duur van het proces.
-
Tijdens een SaaS-audit beoordelen auditors het beleid van de organisatie inzake omzetverantwoording en onderzoeken zij geselecteerde contractvoorbeelden om te verifiëren hoe meerdere prestatieverplichtingen, zoals softwaretoegang, onboarding en professionele diensten, zijn vastgelegd in overeenkomsten. Zij volgen transacties vanaf de initiële bestelformulieren tot aan de facturatiegegevens om te bevestigen hoe omzet wordt geboekt in relatie tot de timing van de dienstverlening. Deze aanpak waarborgt dat de methoden voor omzetverantwoording gedurende het hele auditproces in overeenstemming zijn met de ASC 606-normen.
-
Ter voorbereiding op het auditveldwerk, verzamelt u uitgevoerde Master Service Agreements (MSA's), Statements of Work (SOW's), uitgegeven facturen, betalingsbewijzen, maandelijkse bankafstemmingen en een actueel schema van de uitgestelde omzet. Het opslaan van deze gegevens in een centraal systeem geeft auditors toegang tot de bestanden die nodig zijn voor een steekproefsgewijze controle.
-
De uitgestelde omzet in de boekhoudkundige overzichten van Software as a Service zal worden weergegeven onder de passiva. De uitgestelde omzet verwijst naar die inkomsten die zijn ontvangen of gefactureerd, maar waarvoor de diensten nog moeten worden geleverd. Met betrekking tot het auditeren van de rekening voor uitgestelde omzet, zal de auditor bepalen of er een maandelijkse boeking is van de omzet tegenover de passiva.
-
Financiële reconciliatie wordt meestal maandelijks uitgevoerd door financiële afdelingen van SaaS-bedrijven, in plaats van te wachten op de jaarafsluiting. Dit komt door de constante noodzaak om wijzigingen in formules, overlopende opbrengsten en transacties vast te leggen. Het doel van deze aanpak is om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige gegevens overeenstemmen met de auditvereisten.
-
Spreadsheets worden veel gebruikt door veel nieuwe bedrijven als het gaat om het controleren en vastleggen van omzet. Er kunnen neutrale afwijkingen zijn in de rekeningen van uitgestelde omzet als gevolg van handmatige invoer, en deze worden soms gerapporteerd tijdens een audit. Geautomatiseerde facturatiesystemen en subgrootboeken voor abonnementen zijn gekoppeld aan CRM- en boekhoudsystemen als andere middelen voor registratie en audit.
Nederlands 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Polski 
Română 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어