Hoe u overstapt van eeuwigdurende licenties naar SaaS-abonnementen

Om het businessmodel van een softwarebedrijf om te zetten van verkoop van eeuwigdurende licenties aan een SaaS-abonnementsmodel, de bedrijf moet worden geherstructureerd, van financiële rapportage tot bedrijfsprocessen. De invoering van een abonnementsmodel voor het product omvat een herclassificatie van acquisitiekosten van klanten van CapEx naar OpEx en creëert een bron van terugkerende inkomsten. 

Deze gids biedt operationele, financiële en technische stappen die relevant zijn voor een verandering van het bedrijfsmodel, met aandacht voor cashflowbeheer.

Voordat u het signaal geeft voor de uitvoering van de migratie, overweeg dan de productarchitectuur en de doelgroep die het product omvat en ook de presentatiewijze van het product, of het te afhankelijk is van de locatie van de gebruiker of dat de kernklanten zeer strikt zijn over gegevenssoevereiniteit, wat betekent waar hun informatie wordt bewaard en of het, indien van toepassing, in de cloud mag staan.  

Controleer ook de beschikbare saldi om te bepalen of ze toereikend zijn voor de duur van de periode die gewoonlijk wordt ervaren tijdens de vermindering van de kasstroom, die gewoonlijk 12 tot 18 maanden duurt.

Bedrijven die eenvoudige functies aanbieden en een breed klantenbestand hebben, kunnen ervoor kiezen om een deadline in te stellen voor de verkoop van eeuwigdurende licenties. Daarentegen hebben enterprise producten veel integraties die een gefaseerde migratieaanpak vereisen, waarbij klanten hun eigen hosting kunnen blijven gebruiken terwijl ze ook gebruikmaken van terugkerende betalingstermijnen.

De eerste stap bij het creëren van een abonnementsbedrijfsmodel is het overwegen van de levering, verpakking en factureringsprocessen van de software. Perpetuele licenties geven toegang tot een product voor de duur van de licentie, ongeacht updates, met voorafgaande betaling. In tegenstelling tot een SaaS-abonnement biedt alleen toegang tot het product gedurende de looptijd van de overeenkomst, die doorgaans periodiek wordt verlengd.  

Deze stap vereist het bestuderen van de gebruikspatronen door bestaande klanten en hen toe te wijzen aan de juiste nieuwe terugkerende abonnementen of bestaande gebruikers te upgraden. Het is noodzakelijk de primaire meeteenheid te definiëren, wat actieve gebruikers, opgeslagen data of API-aanroepen kan zijn, op een zodanige manier dat de kosten toenemen met de groei van de klanten. 

Het is beter om deze basis vroeg te leggen, want dat bespaart iedereen tijd en moeite, en voorkomt complicaties bij het opstellen van de overeenkomst en het bepalen van de verwachte omzet.

Bij de initiële lancering van een SaaS-product wordt de kasstroom van het bedrijf vaak beïnvloed door de verminderde vooruitbetaling. Dit komt doordat de klant voorheen de licentiekosten voor de software in één keer betaalde, maar in het geval van een SaaS-product betaalt de klant de kosten in delen gedurende de abonnementsperiode, meestal maandelijks of jaarlijks. Dit concept, waarnaar wordt verwezen als de “SaaS-dodenvallei“, duidt een fase aan waarin de omzet van een SaaS-bedrijf, op basis van de financiële documentatie, een daling vertoont ten opzichte van de verwachte inkomsten, ondanks een stabiel aantal klanten.

Om u voor te bereiden op de implementatie van deze aanpak, zult u moeten uw rapportagetools upgraden om het bijhouden van facturaties voor contracten met erkende inkomsten mogelijk te maken, volgens de regels van ASC 606  en IFRS 15. Bovendien is het beter om financiële middelen voor te bereiden door externe financiering te verkrijgen of een kasreserve aan te leggen die groot genoeg is om alle uitgaven tijdens de expansieperiode te dekken, aangezien de groei van uw terugkerende inkomsten hiervan afhangt.

Perpetueel Model:

Jaar 1: Grote eenmalige betaling + Kleine onderhoudsvergoeding

Jaar 2: Alleen onderhoudsvergoeding

Jaar 3: Alleen onderhoudsvergoeding

SaaS Abonnementsmodel:

Jaar 1: Maandelijkse/jaarlijkse betalingen

Jaar 2: Terugkerende abonnementsbetalingen

Jaar 3: Terugkerende abonnementsbetalingen + Upsell-inkomsten

Essentiële financiële meetgegevens om bij te houden

• Jaarlijkse terugkerende omzet (ARR): De jaarlijkse abonnementsinkomsten gegenereerd door een groep actief verlengde abonnementen.
• Maandelijkse terugkerende omzet (MRR): De totale abonnementskosten die maandelijks in rekening worden gebracht. 
• klantverwervingskosten (CAC): De kosten die in geld, tijd of middelen worden gemaakt om een nieuwe klant te werven.
• Klantlevensduurwaarde (LTV/CLV): De geschatte brutowinst die door een klant zal worden gegenereerd gedurende de gehele periode van hun relatie met uw bedrijf
• Factureringen: Het totale bedrag van de factuur die aan klanten wordt aangeboden op het moment van uitgifte, aangezien dit de directe weerspiegeling is van de beschikbare cashflow.

Volgens IDC bedraagt de samengestelde groeivoet van de cloudmarkt, die Software as a Service (SaaS) en Platform as a Service (PaaS) omvat, jaarlijks 18,8% van 2020 tot 2025, stijgend van $240,9 miljard naar $570,1 miljard.

In 2012, Adobe‘s overgang van verpakte software naar het Creative Cloud abonnementsmodel ging gepaard met een kortstondige omzetdaling in het eerste kwartaal, tijdens de periode van het opzetten van zijn terugkerende bedrijfsmodel, met daaropvolgende langetermijnverschuivingen in de waardering van het bedrijf naarmate ARR zich ontwikkelde.

De kenmerken van naleving ondergaan ook een kwalitatieve verandering, in plaats van uitsluitend in kwantiteit. In een typisch bedrijf waren er jaarlijks slechts een paar grote transacties met behulp van resellers die zorgden voor de lokale belastingen, en het was B2B.  

Terugkerende abonnementen, zoals direct verkochte online grensoverschrijdende digitale diensten, omvatten btw- en GST-registratiedrempels in hun operationele markten, economische nexus-overwegingen van Amerikaanse staten, en rapportagevereisten gebaseerd op het aantal klanten in plaats van transacties. Dit moet worden gedaan vooraf, niet nadat de eerste buitenlandse markt is betreden.

Het beheren van terugkerende facturatie en accountwijzigingen, taken die typerend zijn voor het abonnementsmodel, kan minder efficiënt zijn met handmatige factureringsmethoden. Echter, de toepassing van facturatie- en contractbeheersoftware vergemakkelijkt het innen van terugkerende betalingen, de uitvoering van upgradeservices en de organisatie van verlengingsprocessen, wat de administratieve werklast beïnvloedt. Deze tools integreren doorgaans met CRM-software en het grootboek, wat het volgen van verplichtingen op alle accountniveaus mogelijk maakt.  

De implementatie van standaard contractvoorwaarden en geautomatiseerde facturering kan de frequentie van handmatige fouten beïnvloeden en gevallen van omzetverlies betreffende onvoltooide verlengingen of kosten voor geleverde diensten. Het is beter om dergelijke systemen op te zetten voordat bestaande accounts worden overgezet, vooral wanneer de hoeveelheid zaken toeneemt. De keuze van het hulpmiddel hangt in dit geval af van of u de taken zelf uitvoert of uitbesteedt.

1. Implementeer Software voor Opbrengsterkenning: Deze actie kan gevolgen hebben voor het omzetbeheer van een bedrijf. De integratiemogelijkheden van deze tools verbinden boekhoudapplicaties met CRM- en ERP-systemen, wat van invloed is op de ontwikkeling van erkenningsmodellen en naleving van ASC 606. 
2. Contractvoorwaarden Standaardiseren: Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is het creëren van gestandaardiseerde contracttemplates die duidelijk de duur van het abonnement, het verlengingsbeleid, het serviceniveau, de verwerking van informatie en het opzeggingsbeleid definiëren.  
3. Automatiseer Terugkerende Facturatie: Geautomatiseerde terugkerende facturatie is een methode die bedrijven kunnen toepassen met het oog op efficiëntie. Dergelijke systemen maken het mogelijk om terugkerende betalingen in te stellen, zoals maandelijkse creditcardafschrijvingen of een jaarlijkse abonnementsvergoeding, die aan het einde van de abonnementsperiode verschuldigd is.  
4. Aanmaningsbeheer opzetten: Andere belangrijke functies van een facturatiesysteem zijn aanmaningsbeheer en de mogelijkheid om escalatiemails te versturen om het openstaande saldo te innen.  
5. Overweeg verkopers van derden: Als uw bedrijf derden toestaat uw producten en diensten aan te bieden, dan bent u niet de enige geregistreerde verkoper. In dat geval wordt u ontlast van de last van veel essentiële processen zoals belastingregistratie, aangifte, betaalmethoden, storneringen en terugbetalingen. In tegenstelling, een Merchant of Record neemt al deze taken over.

Om de winstgevendheid op lange termijn van een bedrijf te waarborgen, vereist een SaaS-bedrijfsmodel hoogwaardige Klantbehoud aangezien de initiële verkoop de kosten van niet dekt Klantwerving. Bij traditionele softwareverkoop neemt de werklast af na de levering van de licentiesleutel, terwijl bij abonnementsgebaseerde producten de focus moet liggen op voortdurende betrokkenheid om verlengingen veilig te stellen. 

Als u uw bedrijf wilt transformeren, is het een proces dat inhoudt dat de manier waarop het bedrijf is opgezet verandert en in het bijzonder de manier waarop de verkoopteam is georganiseerd. 

Klantondersteuningsteams moeten worden omgevormd tot klantensuccesgroepen, inclusief een afdeling die zich richt op het monitoren van het softwaregebruik en het helpen van gebruikers om de juiste functies te benutten. Tegelijkertijd moet de productengineering zo worden aangepast dat deze zich richt op het creëren van nieuwe releases elke 18 maanden in plaats van de gebruikelijke vijfjaarlijkse projecten.  

Bij het migreren van bestaande gebruikers van lokaal geïnstalleerde applicaties naar een cloudomgeving die door een leverancier wordt aangeboden, moeten veel factoren in overweging worden genomen om een systeemcrash en verlies van cruciale informatie te voorkomen. Een van de uitdagingen is het opzetten van veilige tools of methoden om de oude databases naar de cloud over te zetten, en tegelijkertijd te behouden goede registraties van gebruikers en hun rechten. Dit omvat het implementeren van strenge beveiligingsbeleid, het opstellen van duidelijk beleid voor gegevensbewaring, en het implementeren van Service Level Agreements (SLA's) gerelateerd aan applicatiebeschikbaarheid en responstijden bij incidenten. 

Om de medewerking van bestaande gebruikers te verkrijgen, is het belangrijk om aan te bieden directe voordelen zoals vroege toegang tot nieuwe functies of lagere abonnementskosten, om hen aan te moedigen de nieuwe voorwaarden te accepteren. Het is ook noodzakelijk om duidelijke en efficiënte operationele procedures in te voeren, zodat het toegenomen volume aan accountgegevens goed georganiseerd is.

On-Premises Implementatie:  

Klantinfrastructuur ← Ontvangt Binaries ← Softwareleverancier 

SaaS Implementatie: 

Klanttoegang  →  Externe Web/API Toegang →  Door Leverancier Gehoste Cloud 

Oplossen van veelvoorkomende overgangsuitdagingen