Como Dominar o SaaS VAT (+ OSS, ViDA, VIES e Outros Termos da UE)
Para otimizar o processo de levar VAT a lógica B2B/B2C em consideração ao vender Software como Serviço na União Europeia, plataformas digitais transfronteiriças precisam implementar sistemas específicos de conformidade fiscalA análise jurídica diz respeito ao comércio digital quando softwares são fornecidos por não residentes de um país que exige a coleta de impostos sobre esses bens no ponto de consumo.
Este guia descreve considerações para o estabelecimento do quadro jurídico para operações no mercado europeu.
Antes de fornecer uma estrutura de conformidade técnica, os produtos de software também passam por uma autoavaliação para determinar a melhor abordagem para o desenvolvimento futuro. Esta avaliação inclui a consideração das capacidades da equipe de engenharia, o número de transações ou eventos que ocorrem na região europeia e muito mais. Com base nesses critérios, as empresas de software selecionam a política de conformidade mais adequada para seus produtos, respondendo a três perguntas principais:
- Qual é a capacidade interna para gestão de moeda estrangeira e declaração de impostos localizada? A realização da preparação e submissão de relatórios trimestrais em Euros junto a múltiplas autoridades fiscais requer a contratação de recursos contábeis especializados e a abertura de novas linhas bancárias internacionais.
- A equipe de engenharia principal tem capacidade para manter APIs de validação fiscal em tempo real? Os formatos para bases de dados de IVA, a conectividade VIES e a validação da localização não são estáticos e, portanto, precisam ser incluídos no processo de codificação.
- Qual é a proporção atual do volume de transações B2B para B2C? Com um elevado volume B2C, é necessário recolher muitas informações, enquanto no caso de um negócio B2B puro, o foco está no registo e verificação imediatos da identidade.
Quando o volume de transações é baixo ou os recursos de engenharia são dedicados ao desenvolvimento do produto principal, a terceirização das atividades operacionais pode apresentar aspectos relacionados à eficiência operacional e ao suporte para requisitos de conformidade, além de considerações de tempo e custo.
Ao escalar o volume de transações dentro de uma organização, é imperativo criar as estruturas e processos abaixo gradualmente.
Qual É a Realidade Operacional do VAT de SaaS da UE?
A União Europeia categoriza Software como Serviço (SaaS) como um Serviço Fornecido Eletronicamente (ESS) ou um serviço de telecomunicações, radiodifusão e Serviço Eletrónico (TBE). De acordo com o princípio da localização, a jurisdição fiscal é onde o projeto está fisicamente localizado.
As taxas padrão de imposto sobre serviços variam de 17% no Luxemburgo a 27% na Hungria. As regulamentações de IVA para SaaS exigem que as empresas de software distingam entre clientes empresariais e privados e retenham registos digitais por um mínimo de 10 anos.
Visão geral do conceito
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Categoria: Conformidade Fiscal
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Usado Por: Plataformas SaaS
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Objetivo Principal: Gerenciar impostos sobre o consumo
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Conceitos Relacionados: OSS, ViDA, VIES, VAT, Imposto de Vendas de SaaS na Europa
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Estágio de Crescimento: Expansão Global
Estabeleça Seu Status de Registro & Limite
Uma estrutura corporativa é elaborada pela empresa de software para entender os primeiros locais onde o imposto será cobrado em diferentes países europeus. Este processo usa valores de transação e os diferentes limites econômicos para determinar o dia exato em que o imposto será cobrado. Organizações que usam tais ferramentas geralmente mantêm essas métricas em seus sistemas de faturamento para evitar a perda de impostos.
Para alcançar este tipo de conformidade, as equipes de engenharia implementaram diversos sensores de receita que rastreiam cada transação B2C concluída dentro da UE. A arquitetura de dados separa as transações comerciais das vendas individuais, de modo que o limite é baseado no consumo real do consumidor.
A aplicação do limite fiscal depende da localização física onde a entidade de software está registrada:
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Origem da Empresa |
Limite Econômico |
Ação Imediata Ao Atingir o Limite |
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Entidade Baseada na UE |
Vendas transfronteiriças B2C anuais cumulativas de €10.000 |
Transição das taxas de imposto do país de origem para as taxas de imposto do país de destino |
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Entidade Não-UE (EUA, Reino Unido, Índia, etc.) |
€0 (Nenhum limite se aplica) |
Cobre o IVA local de destino desde a primeira transação B2C |
O limite de €10.000 aplica-se a empresas registradas em todos os 27 estados-membros da União Europeia, não apenas em um único estado-membro. Se uma empresa de software francesa vende €6.000 para a Alemanha e €5.000 para a Espanha em um único ano, ela ultrapassou o limite de €10.000.
Um empreendedor independente dos EUA lança uma ferramenta de desenvolvimento de IA e cobra uma única assinatura B2C de €29 de um usuário em Munique, Alemanha. Para empresas não-UE, dada a ausência de um requisito de faturamento mínimo, o processo da plataforma envolve a incorporação e cobrança imediata do IVA à taxa alemã de 19% para a transação de €29.
Se a plataforma atingir mais de 10.000€ no meio do mês sem ter feito quaisquer alterações no sistema, submeta as respetivas transações às taxas de imposto do país de destino correspondente. As plataformas de software monitorizam os volumes de transação mensalmente para permitir a introdução de alterações fiscais antes que o montante seja excedido.
Atuando como um Merchant of Record, PayPro Global assume o seu papel de vendedor, eliminando assim a necessidade de considerar os limites por completo. A nossa imposto global sobre vendas de SaaS A solução lida com o limiar de IVA zero na UE e determina as taxas de imposto locais, eliminando a necessidade de configuração manual por parte da sua equipe.
A Checklist Definitiva de Conformidade com o IVA SaaS da UE
Otimize sua coleta global de impostos sobre vendas de SaaS e domine o complexo portal SaaS OSS.
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Configurar o Regime SaaS OSS
Empresas de software utilizam o portal central europeu para consolidar o processamento de impostos do consumidor em uma única interface. Esta abordagem oferece um meio para gerenciar o estabelecimento de múltiplas contas fiscais nos países onde os produtos estão disponíveis. O processo de registo exige a apresentação dos documentos societários originais ao respetivo serviço fiscal nacional. O local de registo é o país onde a empresa está registada. Caso contrário, as empresas fora da área europeia deverão designar um dos Estados-membros como o centro administrativo principal para todos os processos seguintes.
Variações do Portal OSS
Os vendedores seguem um dos dois caminhos de registo de acordo com a sua residência corporativa:
- OSS da União: Utilizado por plataformas de software sediadas na UE para reportar transações B2C transfronteiriças através do portal da autoridade fiscal doméstica local. O outro caminho é para plataformas de software não sediadas na UE.
- OSS Não-União: Utilizado por plataformas de software não sediadas na UE. Estas empresas selecionam um único estado membro da UE (Irlanda, o Países Baixos etc.) no qual obtêm um número de identificação OSS que começa com as letras “EU”.
Para lançar suas atividades de marketing na Europa, você deve se registrar no regime OSS Não-União com pelo menos 14 dias de antecedência. O tempo de processamento para solicitações em vários escritórios fiscais na Europa varia de 2 a 4 semanas.
PayPro Global permite que as empresas simplifiquem o processo de declarações trimestrais, gerenciem prazos e convertam moedas em Euros usando um portal OSS, aliviando o fardo de gestão fiscal e conformidade em SaaS operações. A plataforma incorpora todo o processo em sua estrutura de MOR.
A Checklist Definitiva de Conformidade com o IVA SaaS da UE
Otimize sua coleta global de impostos sobre vendas de SaaS e domine o complexo portal SaaS OSS.
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Implementar Checkouts B2B vs B2C
Quando o processo de checkout começa, o status legal do cliente é verificado e compreende duas etapas. A primeira etapa inclui clientes corporativos cujos números de identificação fiscal são verificados, e compradores individuais cujos números de identificação fiscal também são verificados. O desempenho correto desta prática de triagem evita a coleta de imposto em excesso dos consumidores ou a cobrança de imposto insuficiente para contas comerciais.
Esta verificação é realizada durante o processo de faturamento. O status da classificação determina se o imposto ao consumidor será adicionado ou se a isenção comercial será aplicada.
Fluxos de Trabalho de Classificação do Cliente
A plataforma leva em consideração a presença de um número de identificação fiscal verificado ao configurar o processo:
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Tipo de Cliente |
Requisito de Verificação |
Tratamento Fiscal |
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B2B |
Número de registro fiscal da UE validado |
Mecanismo de autoliquidação (0% de imposto cobrado pelo vendedor) |
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B2C |
Duas informações de localização não contraditórias |
Taxa de imposto local baseada no destino aplicada no checkout |
Uma pequena agência de design em Áustria, que adquiriu uma assinatura de equipe, opera sem um número de identificação fiscal corporativo devido à sua receita estar abaixo do limite de registro. O motor de faturamento do software deve considerá-la como um cliente B2C, fazer as alterações necessárias para a Conformidade com o IVA da UE com as regulamentações para fornecedores de SaaS e software, e aplicar o IVA padrão austríaco.
A Checklist Definitiva de Conformidade com o IVA SaaS da UE
Otimize sua coleta global de impostos sobre vendas de SaaS e domine o complexo portal SaaS OSS.
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Integrar Verificação VIES Automatizada no Checkout
A integração com redes de verificação na Europa fornece às plataformas de software os meios para realizar verificação de identidade para clientes corporativos.
Como as empresas SaaS realizam a migração de IVA? Elas configuram solicitações para verificar o número de contribuinte no ponto de venda e sincronizam com as bases de dados governamentais onde os números de contribuinte estão registrados. O código de checkout recebe o input do utilizador, altera o formato do prefixo do código de país e envia-o para o registo central de verificação europeu.
Se a verificação for bem-sucedida, o campo de checkout é atualizado para mostrar zero como o valor do imposto.
A análise das plataformas digitais existentes sugere que casos de compradores corporativos que submetem um número de identificação fiscal inválido ou expirado durante o checkout ocorrem em mais de 5% das transações. Essas entradas são filtradas por um sistema automatizado, poupando assim o custo dos produtos vendidos e o dinheiro alocado para processos de auditoria.
A funcionalidade consistente e a vida útil prolongada dos servidores governamentais são objeto de revisão. Se o sistema de registo de IVA em tempo real estiver offline, então guarde o número de identificação fiscal, complete outros detalhes da venda e tente validá-lo após 24 horas. Faça um ajuste temporário do imposto ou efetue um reembolso automático quando a validação estiver completa.
PayPro Global fornece soluções de ponta a ponta para Pagamentos B2B, incluindo suporte à integração com a base de dados fiscal VIES. Em caso de quaisquer problemas com os servidores fiscais europeus primários, nosso sistema captura os dados, realiza o trabalho em segundo plano e, em seguida, atualiza as informações nos detalhes da transação utilizando nosso cobrança SaaS mecanismo.
A Checklist Definitiva de Conformidade com o IVA SaaS da UE
Otimize sua coleta global de impostos sobre vendas de SaaS e domine o complexo portal SaaS OSS.
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Coletar e Armazenar Dupla Evidência da Localização do Cliente
Um sistema de faturamento geralmente contém um número de identidades separadas pertencentes ao cliente que permitem a localização do cliente a ser determinado durante a compra de um produto. Este tipo de documentação serve para provar que o imposto correto foi aplicado ao realizar o negócio de SaaS na UE. Auditores fiscais europeus realizam esta verificação para garantir que as leis fiscais do consumidor não sejam violadas.
O motor de processamento de pagamentos apenas regista esta informação na base de dados de transações no momento da conclusão do pagamento. Esta plataforma irá então manter estes registos para inspeção a longo prazo.
Lista de Verificação de Provas de Localização.
O sistema deve ser capaz de identificar clientes com base na correspondência de pelo menos dois destes pontos de dados:
- O endereço de cobrança que o utilizador selecionou
- A localização geográfica derivada do endereço IP
- O país onde o banco emissor do cartão (BIN) está localizado
- O código do país do cartão SIM móvel utilizado para finalizar a compra
Se o endereço IP de um comprador estiver em Espanha enquanto o seu endereço de cobrança e cartão de crédito são de Alemanha, o sistema detecta uma diferença de localização. Verifique os detalhes de localização com a pessoa e então conclua a transação ou realize modificações adicionais de acordo com o Trilha de auditoria de conformidade SaaS requisitos.
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Gerar Faturas Eletrônicas Conformes
O sistema de pagamento cria uma confirmação de pedido ou recibo que inclui todas as informações legais necessárias no momento do pagamento. Essa prática padrão é necessária para empresas de SaaS que visam o mercado da UE. Caso campos específicos da fatura não possuam dados, as equipes de contas ou finanças geralmente iniciam etapas para resolver a fatura, o que pode envolver uma solicitação de suporte ou um pedido de reembolso. O software de integração gera esses documentos incorporando os detalhes de endereço, IVA e impostos registrados durante o processo de checkout.
Estrutura obrigatória do campo de dados da fatura:
- Uma série única de números sequenciais para cada fatura
- A data exata de quando o trabalho foi concluído e a fatura foi emitida.
- A razão social da empresa, endereço e código OSS registrado
- A razão social do cliente, endereço de cobrança e o ID fiscal corporativo (para vendas B2B)
- A descrição do software fornecido, ou da assinatura, incluindo todos os detalhes sobre o produto
- O preço líquido, os impostos excluídos do preço, a alíquota de imposto e o valor bruto total
- Para vendas B2B: O texto do item de linha diz ““Isento de IVA – autoliquidação aplica-se”
- Para vendas OSS fora da União: O número de registro do OSS
A Checklist Definitiva de Conformidade com o IVA SaaS da UE
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Prepare-se para as Reformas ViDA (VAT in the Digital Age)
Especialistas técnicos de diferentes empresas concentram-se no processo de verificação das bases de dados com o objetivo de integrá-las ou combiná-las com os processos de atualização das leis sobre comércio digital na Europa. Esta abordagem influencia o funcionamento do sistema de controle de conformidade SaaS através da introdução de novas regras para a criação e processamento de registos de transações digitais e documentos digitais estruturados.
Essas mudanças abolem o antigo método de criação de arquivos e salvamento de informações e o substituem por protocolos automatizados. As estratégias de conformidade exigem a necessidade de modificar os formatos dos arquivos gerados a fim de estar em conformidade com os padrões internacionais para troca de dados. As empresas devem preparar seus sistemas para incorporar tais formatos em um futuro próximo.
Linha do Tempo e Marcos de Conformidade ViDA:
- Estruturação Automatizada de Dados: Atualizando os formatos de saída de faturas de PDFs básicos para automatizados faturação eletrónica estruturas.
- Transmissão em Tempo Real: Integrar webhooks da plataforma para transmitir registos de transações para servidores fiscais nacionais dentro de 48 horas após a emissão da fatura.
- Contas Cloud Consolidadas: Integrar todos os pontos de extremidade fiscais regionais num único nó central, o que permitirá gerir todas as atividades comerciais europeias a partir de um só lugar.
A Checklist Definitiva de Conformidade com o IVA SaaS da UE
Otimize sua coleta global de impostos sobre vendas de SaaS e domine o complexo portal SaaS OSS.
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Estrutura para cálculo de IVA da UE
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Fluxos de trabalho de verificação VIES para pagamentos B2B
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Registros de rastreamento de localização do cliente
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Próximas reformas da ViDA
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Automação de cálculo, cobrança e declaração de impostos
Automatizar o Cálculo, Cobrança & Remessa do IVA
Sistemas de software incorporam ferramentas designadas para processos de tributação. Existem diversas aplicações SaaS para apoiar a conformidade global com o IVA; estas frequentemente se integram com sistemas de checkout para processar cálculos de IVA, ajustar taxas e coletar geograficamente dados, sem entrada manual.
As equipes de desenvolvimento têm a opção de seguir qualquer um dos dois modelos de integração:
- APIs de Automação Fiscal: Ajuda a determinar a localização do cliente, realizar a verificação com a base de dados VIES, calcular o imposto exato e criar as faturas corretas, mas deixa o trabalho de emissão das faturas e a responsabilidade legal com o fornecedor de software.
- Plataformas de Merchant of Record:Incluem uma camada financeira na qual um terceiro é o vendedor legal do software. A entidade cuida do imposto, atualiza as estruturas de tarifas, prepara as declarações OSS e arca com o ônus da auditoria.
Para requisitos fiscais localizados e a explicação técnica da tributação de software em geral, os desenvolvedores devem consultar os recursos das empresas sobre Requisitos de Imposto sobre Vendas de SaaS e a posição explicativa sobre a estrutura básica das Operações de IVA de SaaS.
Conclusão
A gestão de tributação de software na Europa exige controle rigoroso sobre as transações, um processo de validação ativo e registros bem organizados.
Empresas de software usam o OSS modelo para acompanhar os impostos cobrados aos clientes em todos os estados membros e a verificação da isenção para transações B2B com a ajuda da base de dados VIES. Para cumprir com os regulamentos, os desenvolvedores de software podem usar a lógica de cálculo de impostos ou integrar-se com plataformas de faturação especializadas.
Perguntas frequentes
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A IVA SaaS é um imposto sobre o consumo cobrado sobre software, subscrições na nuvem e outros produtos digitais à taxa padrão do país do consumidor. Sob as diretrizes europeias, um Software como serviço o produto é um Serviço Fornecido Eletronicamente (ESS), afetando a determinação do local de fornecimento para ser a localização geográfica do comprador, e não a do seu negócio.
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O One Stop Shop (OSS) é um portal único através do qual plataformas digitais podem consolidar todas as suas declarações de imposto sobre vendas transfronteiriças europeias de empresa para consumidor numa única declaração trimestral. Em vez de realizar 27 registos domésticos separados, fundadores não residentes podem usar o canal Non-Union OSS para gerir toda a sua imposto global sobre vendas de SaaS carga num único país.
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Organizações de software incorporam a VIES API da European Commission nas suas faturamento por assinatura processos para transações internacionais, o que impacta as considerações de eficiência. Ao fornecer Pagamentos B2B, o sistema de faturamento verifica os números de identificação fiscal corporativos no momento do pagamento e, se necessário, aplica o mecanismo de autoliquidação (reverse charge), zerando o valor e adicionando um motivo único para a cobrança.
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Quando uma aplicação processa transações B2B não verificadas com uma taxa de imposto de 0%, as autoridades fiscais mantêm a opção de examinar a isenção e executar uma auditoria completa lista de verificação de auditoria de conformidade SaaS global. A capacidade de uma organização de documentar pagamentos de impostos em situações que envolvem inquéritos ou revisões formais está relacionada com a disponibilidade de registos de confirmação VIES armazenados.
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A implementação contínua da iniciativa IVA na Era Digital (ViDA) procura reformar o quadro comercial europeu através da introdução de medidas obrigatórias faturação eletrónica através do uso de estruturas XML compatíveis com a EN 16931. Isso também inclui novos requisitos para relatórios digitais em tempo real, nos quais as plataformas devem integrar webhooks para transmitir imediatamente registros transacionais às entidades governamentais relevantes dentro de 48 horas após a emissão da fatura.
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