Cum să rezolvați probleme comune de facturare SaaS în 7 pași
Pentru a aborda aspecte de facturare în SaaS companii implică segmentarea problemelor precum eșecurile de plată și anulările de carduri, implementarea unui sistem automatizat în locul proceselor manuale și soluționarea conformitatea fiscală și discrepanțelor de raportare care contribuie la veniturile neîncasate.
Tendința de a dezvolta software ca serviciu a crescut în ultimii ani și facturare recurentă a devenit norma pentru companiile de software. Cu toate acestea, atributele sistemului de facturare au un impact asupra veniturilor din abonamente asociate.
Acest articol examinează 7 provocări comune de facturare pentru companiile cu abonament, detaliind cauzele și soluțiile corespunzătoare pentru a ajuta cititorii să înțeleagă factorii care afectează profitul și să informeze acțiunile corective potențiale.
Instantaneu de concept
-
Categorie: Facturare Abonamente, Operațiuni de Venituri
-
Folosit de: B2B SaaS, platforme de abonament, furnizori de bunuri digitale
-
Scop principal: Reducerea pierderilor de venituri din erori de facturare
-
Concepte înrudite: Gestionarea dunning-ului, Churn involuntar, Facturare recurentă, Conformitate fiscală, Returnare de plăți
-
Etapă de creștere: Scalare, extindere pe mai multe piețe
Remedierea Plăților Eșuate și a Dezabonării Involuntare
Churn involuntar apare atunci când o plată programată nu poate fi finalizată, spre deosebire de cazurile în care un client alege să anuleze. Această problemă este frecvent întâlnită și adesea prezintă o soluție gestionabilă printre preocupările enumerate; deoarece este cea cu cel mai mare ROI, abordarea ei poate influența indicatorii financiari pentru afacerile bazate pe abonamente care ar putea lua în considerare un nou proces de recuperare pentru ajustări operaționale.
Factori precum expirarea cardului de plată, fondurile limitate în cont, protocoalele de fraudă și alte elemente nespecificate pot influența rezultatele tranzacțiilor de plată. Lipsa modificărilor în această zonă este probabil să coreleze cu o creștere a ratei de eșec.
Bazat pe Prospeo informații, dezabonările involuntare reprezintă aproximativ 20-40% din modificările abonamentelor, în timp ce unii fondatori de SaaS documentează că 4-7% din veniturile recurente lunare sunt influențate de refuzuri.
| Metodă de recuperare | Rata de recuperare la 30 de zile |
| Notificări de plată doar prin email | ~50-60% |
| Notificări de plată hibride (reîncercări inteligente + secvență de emailuri) | ~80-90% |
O abordare pentru a rezolva această situație implică evaluarea proporției de Fluctuație lunară a abonaților care este forțată comparativ cu cea voluntară; dacă fluctuația forțată depășește 20%, acest lucru ar putea fi considerat o prioritate principală, deoarece abordarea plecărilor forțate poate necesita mai puține resurse și un timp mai scurt comparativ cu influențarea plecărilor voluntare ale abonaților prin ajustări de produs sau preț.
Checklist gratuit pentru sănătatea facturării SaaS
Diagnostică și remediază plățile eșuate, erorile de facturare și lacunele fiscale înainte ca acestea să afecteze veniturile.
-
Măsuri de recuperare a debitelor și a rezilierilor involuntare.
-
Puncte de audit pentru supra-facturare și sub-facturare.
-
Semne de avertizare ale infrastructurii de facturare.
-
Verificări de conformitate fiscală și TVA la nivel global.
-
Elemente de verificare lunară a sănătății facturării.
Remediază erorile de supra-facturare și sub-facturare.
Apariția diferențe în sumele facturate. pot fi atribuite sistemelor manuale sau vechi care s-ar putea să nu permită pe deplin monitorizarea diverselor evenimente tranzacționale, cum ar fi upgrade-uri, downgrade-uri, coduri promoționale, prorată sau anulări. Nivelurile de venit ale unei companii pot fi influențate de practicile de sub-facturare; supra-facturarea este asociată cu îngrijorări legate de încrederea clienților și poate genera situații precum solicitări de rambursare sau retururile de plată.
Elemente observate pentru probleme de facturare includ:
- Modificările aduse planului în perioada activă se realizează fără utilizarea metodei de abonament cu plată parțială prin card de credit.
- Utilizarea unui cupon sau cod promoțional care și-a atins termenul de valabilitate sau este limitat la o singură utilizare.
- Procesul de anulare a abonamentului unui utilizator care se încheie după începerea ciclului de facturare ulterior.
- Selecția unei monede greșite pentru facturile emise în mai multe locații sau regiuni.
Pregătiți o listă de conturi pentru revizuire care ar trebui să includă un eșantion reprezentativ de diferite tipuri de conturi. Apoi, suma totală facturată ar trebui comparată cu planul de abonament și cu orice suplimente în vigoare. Acest tip de audit ar trebui efectuat o dată pe lună și ar trebui să fie o privire de ansamblu. Poate facilita identificarea timpurie a anumitor probleme, influențând potențial apariția simultană a mai multor solicitări de suport sau cereri de rambursare.
Prezența unui gestionarea abonamentelor un sistem care recalculează suma datorată în timp real după orice modificare a abonamentului poate contribui la o incidență mai mică a unor astfel de erori.
Checklist gratuit pentru sănătatea facturării SaaS
Diagnostică și remediază plățile eșuate, erorile de facturare și lacunele fiscale înainte ca acestea să afecteze veniturile.
-
Măsuri de recuperare a debitelor și a rezilierilor involuntare.
-
Puncte de audit pentru supra-facturare și sub-facturare.
-
Semne de avertizare ale infrastructurii de facturare.
-
Verificări de conformitate fiscală și TVA la nivel global.
-
Elemente de verificare lunară a sănătății facturării.
Creșterea Transparenței Facturării
Discrepanțe în transparența facturării sunt observate, în general, prin rapoartele clienților, mai degrabă decât prin constatările auditului intern, ceea ce poate duce la o recunoaștere ulterioară a acestor situații de către afacere. Atunci când nu este gestionată, aceasta reprezintă un factor frecvent care contribuie la pierderi de venituri, mai degrabă decât o singură eroare identificabilă. Acest lucru rezultă adesea dintr-un configurația facturării care este fie neintegrată, fie gestionată manual, ceea ce împiedică monitorizarea centralizată.
Pentru a aborda aspecte ale transparență, implementarea anumitor modificări operaționale poate fi luată în considerare în cadrul companiilor:
- Un sistem unic într-o companie care va include toate taxele, frecvențele de facturare și metodele de plată, în locul foilor de calcul fragmentate și al exporturilor parțiale utilizate acum.
- Elementele facturate ar trebui prezentate pe facturi astfel încât clientul să știe exact ce include suma percepută.
- Un portal de autoservire unde clienții își pot găsi istoricul de facturare fără a contacta asistența.
O tendință ascendentă a tichetelor de asistență privind întrebările legate de facturare, precum „de ce mi s-a perceput acea sumă”, poate sugera un aspect legat de transparență, mai degrabă decât să indice doar volumul solicitărilor.
Checklist gratuit pentru sănătatea facturării SaaS
Diagnostică și remediază plățile eșuate, erorile de facturare și lacunele fiscale înainte ca acestea să afecteze veniturile.
-
Măsuri de recuperare a debitelor și a rezilierilor involuntare.
-
Puncte de audit pentru supra-facturare și sub-facturare.
-
Semne de avertizare ale infrastructurii de facturare.
-
Verificări de conformitate fiscală și TVA la nivel global.
-
Elemente de verificare lunară a sănătății facturării.
Înlocuiți infrastructura de facturare rigidă sau dezvoltată intern
Multe companii SaaS iau frecvent în considerare dezvoltarea propriului sistem de facturare într-un stadiu incipient, percepând un potențial impact asupra timpului lor operațional și a resurselor financiare. Integrarea de noi scheme de prețuri, upgrade-uri, downgrade-uri, cupoane și intrarea pe piață în mai multe sisteme de facturare dezvoltate intern poate necesita un efort considerabil. Observațiile din Pașii 2 și 3 indică faptul că un sistem căruia îi lipsește flexibilitatea proiectată tinde să se coreleze cu o creștere a ambiguității operaționale.
Un punct de observație în care un sistem de facturare își depășește capacitățile infrastructurii existente.:
- Implementarea fiecărui nou preț sau a fiecărei noi promoții implică un dezvoltator, nu doar o ajustare a configurației.
- Se observă o ajustare în sens ascendent a numărului de erori atunci când sunt incluse piețe sau monede suplimentare.
- Timpul alocat dezvoltării sistemului de facturare este preluat din timpul dedicat dezvoltării produsului principal.
Dacă se abordează o problemă de facturare sau se introduce un nou palier de preț necesită muncă de inginerie ce se întinde pe săptămâni, nu pe ore, iar acest tipar este observat mai mult de o dată la fiecare trei luni, costul financiar pentru o platformă construită intern platformă de facturare s-ar putea apropia sau depăși costul achiziționării uneia dedicate.
Procesul de migrare a sistemelor de facturare ar trebui făcut în pregătirea unei modificări majore de preț sau a unei noi expansiunii pe piață, nu în timpul acesteia. A face mutarea în grabă nu face decât să crească șansa de a face greșeli pe care această abordare este concepută să le evite.
Checklist gratuit pentru sănătatea facturării SaaS
Diagnostică și remediază plățile eșuate, erorile de facturare și lacunele fiscale înainte ca acestea să afecteze veniturile.
-
Măsuri de recuperare a debitelor și a rezilierilor involuntare.
-
Puncte de audit pentru supra-facturare și sub-facturare.
-
Semne de avertizare ale infrastructurii de facturare.
-
Verificări de conformitate fiscală și TVA la nivel global.
-
Elemente de verificare lunară a sănătății facturării.
Eliminați lacunele în plățile globale și conformitatea fiscală
Când intri pe noi piețe cu afacerea ta, trebuie să iei în considerare legislația fiscală și A include taxa pe vânzări sau TVA-ul în prețurile tale la punctul de vânzare. Modelul de afaceri bazat pe abonamente a atins o valoare a tranzacțiilor de aproximativ 590 de miliarde de dolari, alături de o implicare tot mai mare a regiunilor. Această dezvoltare implică faptul că mai multe companii de abonamente s-ar putea confrunta cu complexități fiscale transfrontaliere mai devreme în durata lor de viață operațională decât se anticipa.
O configurație de facturare conformă ar trebui să includă:
- Prețuri pentru produse multiple adaptate puterii de cumpărare a diferitelor piețe.
- Recunoașterea faptului că există diferite metode de plată disponibile în fiecare țară și că clienții sunt obișnuiți să le utilizeze.
- Calculul, colectarea și depunerea taxelor la nivel local pentru fiecare zonă în care se realizează o vânzare.
Evaluați dacă este necesar să intrați pe o piață nouă și, dacă da, să luați în considerare aspectele juridice legate de operarea acolo. Este mai bine să a se pregăti din timp pentru înregistrare și conformitate, în loc să înceapă operațiunile și apoi să încerce să se înregistreze retroactiv. Realizarea înregistrării și a regularizării retroactive implică adesea o alocare mai mare de timp și resurse financiare comparativ cu activitățile premergătoare intrării pe piață.
Ca un/o/În calitate de Comerciant de înregistrare, Soluții se ocupă de calculul, colectarea și virarea taxelor în jurisdicțiile în care sunt vândute abonamentele și oferă, de asemenea, peste 70 de metode de plată, ceea ce elimină necesitatea înregistrării fiscale în fiecare țară în care abonamentul este disponibil.
Checklist gratuit pentru sănătatea facturării SaaS
Diagnostică și remediază plățile eșuate, erorile de facturare și lacunele fiscale înainte ca acestea să afecteze veniturile.
-
Măsuri de recuperare a debitelor și a rezilierilor involuntare.
-
Puncte de audit pentru supra-facturare și sub-facturare.
-
Semne de avertizare ale infrastructurii de facturare.
-
Verificări de conformitate fiscală și TVA la nivel global.
-
Elemente de verificare lunară a sănătății facturării.
Îmbunătățiți asistența pentru clienți privind facturarea
Erorile de facturare rămân o considerație, chiar și pentru cei cu controale și proceduri bine stabilite. Astfel, este important să se acționeze rapid și eficient pentru a rezolva orice problemă semnalată. Discrepanțele de facturare, chiar și cele minore, au potențialul de a influența retenția clienților dacă nu sunt rezolvate prompt sau dacă percepțiile privind siguranța datelor cardului de credit sunt afectate.
În ceea ce privește bune practici de facturare în cauză, ar trebui să existe:
- O echipă sau un canal separat, disponibil(ă) pentru a răspunde solicitărilor legate de facturare, în afara echipei generale de suport pentru produse.
- Gestionarea eficientă a litigiilor de plată sau a emiterii de rambursări.
- Măsuri de securitate vizibile (Conformitate PCI, politica de gestionare a datelor), care se referă la percepțiile clienților privind securitatea informațiilor lor de plată.
Configurați un interval de timp separat pentru a urmări timpul de rezolvare al tichetelor legate de facturare, distinct de restul tichetelor. Rezolvarea solicitărilor clienților referitoare la facturare are adesea o urgență percepută mai mare, comparativ cu cererile pentru funcționalități noi.
Checklist gratuit pentru sănătatea facturării SaaS
Diagnostică și remediază plățile eșuate, erorile de facturare și lacunele fiscale înainte ca acestea să afecteze veniturile.
-
Măsuri de recuperare a debitelor și a rezilierilor involuntare.
-
Puncte de audit pentru supra-facturare și sub-facturare.
-
Semne de avertizare ale infrastructurii de facturare.
-
Verificări de conformitate fiscală și TVA la nivel global.
-
Elemente de verificare lunară a sănătății facturării.
Integrați Facturarea cu Restul Stivei Tehnologice
Un proces de facturare distinct de alte departamente organizaționale are implicații pentru datele furnizate echipelor de vânzări, marketing, raportare și succes al clienților, în ceea ce privește responsabilitățile acestora. Cazurile de modificări ale abonamentelor utilizatorilor, incluzând upgrade-uri, downgrade-uri, modificări ale metodei de plată sau anulări, oferă informații pe care echipele le pot folosi pentru a informa ajustări ale produselor sau rafinamente ale strategiei de marketing, dincolo de funcția lor în procesele de facturare.
Unde ar trebui să circule datele de facturare:
| Funcție | Ce are nevoie de la facturare |
| Raportare și finanțe | Recunoașterea veniturilor, MRR, defalcarea churn-ului |
| Vânzări și CRM | Semnale de upgrade și downgrade, statusul contractului |
| Succesul clienților | Starea plăților, conturi cu risc |
| Marketing | Recâștigare și segmente de recuperare a plăților restante |
Fă-ți timp să integrezi CRM și instrumentele de raportare mai întâi. Aceste două instrumente conțin de obicei informațiile de facturare cele mai relevante pentru activitățile de retenție și previziune.
- Dacă o succesiune de plăți nereușite apare după o anumită dată, este relevant să se evalueze dacă banca emitentă și-a modificat criteriile de fraudă sau dacă o integrare (gateway, actualizator de carduri) a avut un statut operațional modificat în jurul acelei perioade.
- Atunci când un plan sau o regiune înregistrează un volum mai mare de solicitări de rambursare, compararea costului efectiv cu informațiile de pe pagina de prețuri poate scoate la iveală discrepanțe care s-ar putea referi la aceste solicitări.
- O creștere observată a discrepanțelor de facturare după o modificare de preț poate indica capacitatea sistemului de a gestiona modificările funcționale (consultați Pasul 4).
- Dificultatea pe care personalul de suport o întâmpină în clarificarea costurilor clienților provine frecvent din date organizaționale insuficiente referitoare la costul respectiv, mai degrabă decât dintr-un cost eronat; îmbunătățirile de transparență prezentate în Pasul 3 oferă o abordare inițială potențială. Dacă clientul contestă oficial costul, țineți cont că modului de a câștiga o dispută de returnare a plății.
Concluzie
Factorii care influențează Facturare SaaS includ adesea două elemente principale: situații în care plățile sunt inițial reușite, dar ulterior sunt marcate ca eșuate și rămân nerecuperate, și structurile sistemelor de facturare care prezintă provocări pentru modificări ample.
Concentrându-se pe pierdere involuntară de clienți poate fi legat de recuperarea veniturilor fără a necesita neapărat modificări ale produsului.
Înlocuirea unui sistem de facturare rigid sau dezvoltat intern poate ajuta la rezolvarea simultană a mai multor probleme, deoarece supra-facturarea, sub-facturarea și lipsa de transparență sunt, de cele mai multe ori, consecințe ale aceleiași probleme a unei infrastructuri de facturare inadecvate.
Abordarea discrepanțe fiscale pe piețe noi proactiv poate influența implicațiile financiare, spre deosebire de abordarea acestora după ce apar.
Ești gata să începi?
We’ve been where you are. Let’s share our 20+ years of experience and make your global dreams a reality.
Întrebări frecvente
-
Rezilierea voluntară identifică momentul în care un client alege să anuleze un abonament; rezilierea involuntară se referă la situațiile în care un abonament se întrerupe din cauza unei probleme de plată. Rezilierea involuntară este, în majoritatea cazurilor, mai ușor de remediat decât rezilierea voluntară, deoarece poate fi corectată prin utilizarea altor metode decât simpla modificare a produsului sau a prețului.
-
O parte estimată între 20-40% din reînnoirile abonamentelor se corelează cu expirarea sau refuzul cardurilor de credit, independent de anulările făcute de utilizatori. Numărul exact depinde de metoda de plată utilizată, de numărul de carduri înregistrate și de existența unui sistem de gestionare a dunning-ului.
-
Gestionarea recuperării plăților este procesul de identificare a unei plăți eșuate, notificarea clientului și încercarea de a reîncasa cardul la o dată ulterioară. O abordare hibridă, care implică reîncercări inteligente și secvențe de e-mail, influențează volumul plăților eșuate recuperate diferit față de utilizarea secvențelor de e-mail în mod izolat.
-
Depinde de stadiul afacerii. Un mecanism intern de natură simplă poate satisface cerințele în fazele inițiale ale unei afaceri, dar implicațiile sale asupra resurselor, în special timp și cost, sunt observate să crească în timpul experimentelor de prețuri, implicării pe multiple piețe sau ajustărilor strategice semnificative. Gestionarea internă a unui astfel de sistem poate influența timpul disponibil pentru crearea de noi produse.
-
În cele mai multe cazuri, răspunsul este da, iar procesul de înregistrare trebuie finalizat la primul punct de vânzare realizat în acea zonă specifică, nu după ce a fost generat un anumit nivel de venit. Un Merchant of Record permite executarea acestei sarcini conform unui singur program, în loc să necesite înregistrarea și depunerea documentelor în fiecare țară.
-
Variații în înregistrările sistemului de facturare pentru reîncărcările de card pot fi observate atunci când un card suferă un upgrade sau un downgrade, când este utilizat un cupon sau când un card este anulat. Implementarea unui proces de facturare automatizat poate fi corelată cu o reducere a numărului de astfel de erori.
Română 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Français 
Italiano 
Deutsch 
Nederlands 
Polski 
Українська 
简体中文 
日本語 
한국어