Was ist SaaS-Abschlagsrechnung?

Die SaaS-Fortschrittsabrechnung bezieht sich auf einen Prozess, bei dem Kundenrechnungen entsprechend den erreichten Phasen der Arbeits- oder Dienstleistungsbereitstellung erstellt werden. Die Rechnungsstellung erfolgt über die gesamte Vertragslaufzeit und nicht ausschließlich am Anfang oder am Ende. Dieser Prozess erscheint als Meilensteinabrechnung oder als prozentuale Abrechnung nach Fertigstellungsgrad innerhalb hybrider SaaS-Vereinbarungen. Solche Vereinbarungen umfassen Elemente wie Implementierung, Anpassung, Onboarding oder professionelle Dienstleistungen.

Diese Abrechnungsmethode findet hauptsächlich in projektbasierten oder Enterprise-SaaS-Umgebungen Anwendung, verglichen mit Self-Service-Abonnements. Die fortschrittsbasierte Abrechnung ist eine Art Abrechnungsprozess, während die Umsatzrealisierung ein Buchhaltungsprozess ist. Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Zeitpunkt der Umsatzrealisierung werden getrennt behandelt und stimmen möglicherweise nicht immer überein.

Die SaaS-Fortschrittsabrechnung verknüpft Zahlungen mit Projektphasen und Fortschrittsaufzeichnungen, die Softwareanbieter und Kunden betreffen.

• Für Anbieter: Zahlungen entsprechen Punkten, an denen die Arbeit abgeschlossen ist. Der Prozess befasst sich mit dem Cashflow, dem Zahlungsrisiko und dem Finanzierungsbedarf. Dabei werden Zahlungssituationen im Verlauf der Projektphasen beobachtet.
• Für Kunden: Kosten werden über Projektphasen verteilt, um einen “Preisschock” zu vermeiden. Preisdetails werden zu Beginn präsentiert. Zahlungen sind an beobachtete Segmente der abgeschlossenen Arbeit geknüpft.

Die SaaS-Abrechnung nach Fortschritt gilt für Projekte von längerer Dauer, die in Phasen unterteilt sind oder eine enge Interaktion erfordern, wobei die Leistung in messbare Stufen unterteilt wird. Dieser Ansatz eignet sich für Situationen, in denen die Arbeit über einen Zeitraum von Monaten in Phasen mit spezifischen Lieferergebnissen unterteilt ist, die eine Anfangsinvestition umfassen.

Typische Beispiele sind:

• Unternehmensimplementierungen
• Maßgeschneiderte Integrationen
• Onboarding-Projekte
• Datenmigrationen
• Mit Software gebündelte Dienstleistungen

Die Integration von Fortschrittsabrechnungssystemen erfolgt mit zentralen Geschäftsanwendungen wie CRM, ERP, Buchhaltung und Zahlungsgateways.

• Datensynchronisation: Vertragsbedingungen, Meilensteine, Nutzungsdaten, Rechnungen und Finanzdaten werden systemübergreifend verschoben und synchronisiert, ohne manuelle Dateneingabe.
• API-Automatisierung: APIs unterstützen den bidirektionalen Datenaustausch zwischen Systemen, wie zum Beispiel die Verknüpfung von Erfüllungsmeilensteinen mit der Rechnungsstellung.

Die SaaS-Fortschrittsabrechnung ist mit der Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 und IFRS 15 verknüpft. Diese Standards umfassen ein Fünf-Schritte-Modell zur Umsatzrealisierung, wenn Leistungsverpflichtungen über die Zeit erfüllt werden.

• Zuordnung der Verpflichtungen: Ereignisse der Fortschrittsabrechnung sind mit Leistungsverpflichtungen verknüpft. Hierfür können Output-Methoden, wie z.B. Meilensteine, oder Input-Methoden, wie z.B. Kosten und Stunden, verwendet werden.
• Hauptbuchhaltung: Systeme trennen erhaltene Gelder als abgegrenzte Erlöse von erzielten Erlösen.
• Gebündelte Verträge: Gebündelte SaaS-Verträge erfordern die Überprüfung einzelner Leistungsverpflichtungen für Dienstleistungen wie Onboarding oder Support. Automatisierte Umsatzmanagementsysteme beziehen sich auf Compliance und Buchungseinträge.

Die internationale Fortschrittsabrechnung für SaaS bezieht sich auf Steuerregelungen auf globalen Märkten. SaaS-Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, berücksichtigen rechtliche und steuerliche Vorschriften für digitale Dienstleistungen wie Mehrwertsteuer (MwSt) und GST.

Wichtige Compliance-Aspekte umfassen:

• Berücksichtigung von Mehrwertsteuer/GST und Reverse-Charge-Verfahren.
• Ermittlung des Leistungsorts basierend auf dem Kundenstandort.
• Überprüfung von Steuer-IDs und regionalen E-Invoicing-Verfahren.
• Erfüllung lokaler Meldepflichten.

Mit der Expansion von SaaS-Unternehmen decken Abrechnungssysteme Preismodelle, Geschäftseinheiten, Jurisdiktionen und Integrationen ab.

• Umgang mit Komplexität: Skalierbarkeit ist ein Faktor beim Übergang von der Meilensteinabrechnung zu hybriden, nutzungsbasierten oder Multi-Produkt-Abrechnungsszenarien.
• Vielfältige Rahmenwerke: Abrechnungssoftware deckt Modelle wie Pauschal-, gestaffelte, nutzungsbasierte und hybride Preisgestaltung ab und beinhaltet Verbindungen zu vor- und nachgelagerten Systemen, einschließlich ERPs in vertikalen SaaS-Fällen.
• Zukunftssicherheit: Dies beinhaltet API-Funktionen, Workflow-Einstellungen und Mehrmandantenfähigkeit, die in einer Plattform vorhanden sind.

Die Kosten, die mit SaaS-Lösungen für Abschlagszahlungen verbunden sind, umfassen Softwarelizenzgebühren sowie weitere Bereiche. Diese umfassen:

• Implementierung und Prozessanpassungen.
• Integrationsdetails bezüglich CRM-, ERP-, Buchhaltungs-, Steuer- und Zahlungssysteme.
• Wartung, Steuerautomatisierung und Automatisierung der Umsatzrealisierung.

Unternehmen wenden ein(e) Gesamtbetriebskosten (TCO) Perspektive, finanzielle Aspekte im Zeitverlauf zu überprüfen. Anfängliche Kostenniveaus stehen in Verbindung mit Abstimmungsaktivitäten, Compliance-Aktivitäten, Abrechnungsvorgängen und Umsatzfaktoren.

Die Implementierung der SaaS-Abschlagsrechnung steht im Zusammenhang mit Transparenz und Kundenvertrauen. Umsetzungsansätze sind auf unterschiedliche Weise mit diesen Bereichen verbunden.

Die SaaS-Fortschrittsabrechnung umfasst bei ihrer Anwendung betriebliche und finanzielle Aspekte. Diese Aspekte beziehen sich auf Cashflow, Umsatzrealisierung, und regulatorische Bereiche.