Wat is SaaS-voortgangsfacturatie?

Voortgangsfacturatie bij SaaS verwijst naar een proces waarbij klantfacturen worden gegenereerd in lijn met de fasen die zijn bereikt in de uitvoering van werk of dienstverlening. De facturatie vindt plaats gedurende de gehele contractperiode en niet uitsluitend aan het begin- of eindpunt. Dit proces doet zich voor als mijlpaalfacturatie of als facturatie op basis van een voltooid percentage binnen hybride SaaS-overeenkomsten. Dergelijke overeenkomsten omvatten elementen zoals implementatie, maatwerk, onboarding of professionele diensten.

Deze factureringsmethode wordt voornamelijk gebruikt in projectgebaseerde of enterprise SaaS-omgevingen, in tegenstelling tot self-service abonnementen. Voortgangsfacturatie functioneert als één type facturatieproces, terwijl opbrengstenverantwoording functioneert als een boekhoudkundig proces. Het tijdstip van facturatie en het tijdstip van opbrengstenverantwoording worden afzonderlijk behandeld en komen mogelijk niet altijd overeen.

SaaS-voortgangsfacturatie koppelt betalingen aan projectfasen en voortgangsregistraties waarbij softwareleveranciers en klanten betrokken zijn.

• Voor Leveranciers: Betalingen komen overeen met de momenten waarop werk voltooid wordt. Het proces behandelt cashflow, betalingsrisico en kredietbehoeften. Het omvat de observatie van betalingssituaties gedurende de projectfasen.
• Voor klanten: Kosten worden verdeeld over projectfasen om “sticker shock” te vermijden. Prijsdetails worden aan het begin gepresenteerd. De betaling wordt gekoppeld aan waargenomen segmenten van voltooid werk.

SaaS-voortgangsfacturatie is van toepassing op langdurige opdrachten die zijn opgedeeld in fasen of waarbij nauwe interactie plaatsvindt in situaties waarin de oplevering is verdeeld in meetbare stadia. Deze aanpak past bij situaties waarin het werk is opgesplitst in fases die specifieke deliverables omvatten gedurende een periode van maanden, inclusief de initiële investering.

Typische voorbeelden zijn:

• Enterprise-implementaties
• Maatwerkintegraties
• Onboarding-projecten
• Datamigraties
• Diensten gebundeld met software

De integratie van systemen voor voortgangsfacturatie vindt plaats met kernbedrijfsapplicaties zoals CRM, ERP, boekhouding en betalingsgateways.

• Gegevenssynchronisatie: Contractvoorwaarden, mijlpalen, gebruiksgegevens, facturen en financiële gegevens worden zonder handmatige gegevensinvoer tussen systemen verplaatst en gesynchroniseerd.
• API-automatisering: API's ondersteunen bidirectionele gegevensuitwisseling tussen systemen, zoals het koppelen van realisatie mijlpalen aan factuurcreatie.

SaaS-voortgangsfacturatie is gekoppeld aan omzetverantwoording volgens ASC 606 en IFRS 15. Deze standaarden omvatten een vijfstappenmodel voor omzet wanneer prestatieverplichtingen in de loop van de tijd worden voldaan.

• Verplichtingen in kaart brengen: Voortgangsfacturatiegebeurtenissen koppelen aan prestatieverplichtingen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van outputmethoden, zoals mijlpalen, of inputmethoden, zoals kosten en uren.
• Grootboekadministratie: Systemen scheiden ontvangen geld als uitgestelde omzet van verdiende omzet.
• Gebundelde contracten: Gebundelde SaaS-contracten vereisen een beoordeling van individuele prestatieverplichtingen voor diensten zoals onboarding of ondersteuning. Geautomatiseerde systemen voor omzetbeheer hebben betrekking op compliance en journaalposten.

Internationale voortgangsfacturatie voor SaaS heeft betrekking op belastingregelgeving in wereldwijde markten. SaaS-bedrijven die in meerdere landen actief zijn, moeten voldoen aan wettelijke en fiscale regels voor digitale diensten, zoals btw en GST.

Belangrijke nalevingsaspecten omvatten:

• Boekhouding voor btw/GST samen met btw-verleggingsprocedures.
• Het bepalen van de plaats van levering op basis van de klantlocatie.
• Controleren van btw-nummers en regionale e-facturatieprocedures.
• Voldoen aan lokale aangifteverplichtingen.

Naarmate SaaS-bedrijven uitbreiden, omvatten facturatiesystemen prijsmodellen, entiteiten, jurisdicties en integraties.

• Omgaan met complexiteit: Schaalbaarheid is een factor bij de overgang van mijlpaalfacturatie naar hybride, op gebruik gebaseerde of multi-product facturatiescenario's.
• Diverse kaders: Facturatiesoftware omvat modellen zoals vaste tarieven, gelaagde, op gebruik gebaseerde en hybride prijzen en omvat verbindingen met upstream- en downstream-systemen, inclusief ERP's in verticale SaaS-gevallen.
• Toekomstbestendigheid: Dit omvat API-functies, workflowinstellingen en multi-entiteitscapaciteiten die aanwezig zijn in een platform.

De kosten die gepaard gaan met SaaS-voortgangsfacturatieoplossingen omvatten softwarelicentiekosten, samen met andere gebieden. Deze omvatten:

• Implementatie en procesaanpassingen.
• Integratiedetails met betrekking tot CRM-, ERP-, boekhoud-, belasting- en betalingssystemen.
• Onderhoud, belastingautomatisering en automatisering van omzetherkenning.

Bedrijven passen een Totale eigendomskosten (TCO) perspectief om financiële aspecten na verloop van tijd te beoordelen. Initiële kostenniveaus hangen samen met reconciliatieactiviteiten, compliance-activiteiten, factureringsoperaties en inkomstenfactoren.

De implementatie van SaaS-voortgangsfacturatie houdt verband met transparantie en klantvertrouwen. Uitvoeringsbenaderingen verbinden zich op verschillende manieren met deze gebieden.

SaaS voortgangsfacturatie omvat operationele en financiële aspecten bij de toepassing ervan. Deze aspecten hebben betrekking op cashflow, Omzetverantwoording, en regelgevingsgebieden.