¿Qué es la Facturación por Avance de SaaS?

La facturación por progreso de SaaS se refiere a un proceso en el que las facturas de los clientes se generan de acuerdo con las etapas alcanzadas en la entrega del trabajo o del servicio. La facturación se realiza durante todo el período del contrato y no solo al principio o al final. Este proceso se presenta como facturación por hitos o como facturación por porcentaje de avance dentro de acuerdos híbridos de SaaS. Dichos acuerdos incluyen elementos como la implementación, la personalización, la incorporación de clientes (onboarding) o los servicios profesionales.

Este método de facturación se utiliza principalmente en entornos SaaS basados en proyectos o empresariales, en comparación con las suscripciones de autoservicio. La facturación por progreso funciona como un tipo de proceso de facturación, mientras que el reconocimiento de ingresos funciona como un proceso contable. El momento de la facturación y el momento del reconocimiento de ingresos se tratan por separado y puede que no siempre coincidan.

La facturación por progreso de SaaS vincula los pagos a las etapas del proyecto y a los registros de progreso que involucran a proveedores de software y clientes.

• Para Proveedores: Los pagos corresponden a los puntos donde el trabajo se completa. El proceso aborda el flujo de caja, la exposición al pago y los requisitos de endeudamiento. Implica la observación de las situaciones de pago a lo largo de las fases del proyecto.
• Para los clientes: Los costos se distribuyen a lo largo de las fases del proyecto para evitar una “sorpresa por el precio”. Los detalles del precio se presentan al inicio. El pago se vincula a segmentos observados del trabajo completado.

La facturación progresiva SaaS se aplica a proyectos de duración extendida que se dividen en fases o implican una interacción estrecha en situaciones donde la entrega se segmenta en etapas medibles. Este enfoque es adecuado para situaciones en las que el trabajo se separa en fases que contienen entregables específicos a lo largo de un período de meses que incluye una inversión inicial.

Ejemplos típicos incluyen:

• Implementaciones empresariales
• Integraciones personalizadas
• Proyectos de incorporación
• Migraciones de datos
• Servicios incluidos con el software

La integración de los sistemas de facturación por hitos se produce con aplicaciones empresariales clave como CRM, ERP, contabilidad y pasarelas de pago.

• Sincronización de Datos: Los términos contractuales, los hitos, los datos de uso, las facturas y los registros financieros se mueven y sincronizan entre sistemas sin necesidad de introducción manual de datos.
• Automatización de API: Las APIs soportan el movimiento bidireccional de datos entre sistemas, como la vinculación de hitos de cumplimiento a la creación de facturas.

La facturación progresiva de SaaS se conecta con el reconocimiento de ingresos bajo ASC 606 y NIIF 15. Estas normas incluyen un modelo de cinco pasos para los ingresos cuando las obligaciones de rendimiento se cumplen a lo largo del tiempo.

• Mapeo de Obligaciones: Los eventos de facturación progresiva se vinculan a las obligaciones de rendimiento. Esto puede usar métodos de resultado, como hitos, o métodos de entrada, como costos y horas.
• Contabilidad de Libro Mayor: Los sistemas separan el efectivo recibido como ingresos diferidos de los ingresos devengados.
• Contratos empaquetados: Los contratos SaaS empaquetados implican la revisión de las obligaciones individuales de rendimiento para servicios que incluyen la incorporación o el soporte. Los sistemas automatizados de gestión de ingresos se relacionan con el cumplimiento y los asientos contables.

La facturación internacional progresiva para SaaS se relaciona con las regulaciones fiscales en los mercados globales. Las empresas SaaS que operan en varios países abordan las normas legales y fiscales para servicios digitales como el IVA y el GST.

Los aspectos clave de cumplimiento incluyen:

• Contabilización del IVA/GST junto con los procedimientos de inversión del sujeto pasivo.
• Identificación del lugar de suministro según la ubicación del cliente.
• Verificación de identificaciones fiscales y de los procedimientos regionales de facturación electrónica.
• Cumplimiento de las obligaciones de declaración local.

A medida que las empresas SaaS se expanden, los sistemas de facturación cubren modelos de precios, entidades, jurisdicciones e integraciones.

• Gestión de la Complejidad: La escalabilidad es un factor al pasar de la facturación por hitos a escenarios de facturación híbrida, basada en el uso o de múltiples productos.
• Marcos Diversos: El software de facturación cubre modelos como tarifa plana, por niveles, basado en el uso y precios híbridos, e implica conexiones con sistemas ascendentes y descendentes, incluyendo ERPs en casos de SaaS vertical.
• A prueba de futuro: Esto implica funciones de API, configuraciones de flujo de trabajo y capacidades multi-entidad presentes en una plataforma.

Los costos asociados con las soluciones de facturación progresiva de SaaS incluyen las tarifas de licencia de software, junto con otras áreas. Estas cubren:

• Implementación y ajustes de procesos.
• Detalles de integración relacionados con sistemas CRM, ERP, contabilidad, impuestos y pagos.
• Mantenimiento, automatización fiscal y automatización del reconocimiento de ingresos.

Las empresas aplican un Costo total de propiedad (TCO) perspectiva para revisar los aspectos financieros a lo largo del tiempo. Los niveles de costos iniciales se conectan con las actividades de conciliación, las actividades de cumplimiento, las operaciones de facturación y los factores de ingresos.

La implementación de la facturación progresiva de SaaS se relaciona con la transparencia y la confianza del cliente. Los enfoques de ejecución se conectan con estas áreas de diversas maneras.

La facturación por hitos de SaaS incluye aspectos operativos y financieros durante su aplicación. Estos aspectos se relacionan con flujo de caja, Reconocimiento de ingresos, y áreas regulatorias.