Co to jest rozliczanie etapowe w SaaS?

Fakturowanie postępowe w SaaS odnosi się do procesu, w którym faktury klienta są generowane zgodnie z etapami osiągniętymi w realizacji prac lub świadczenia usług. Fakturowanie odbywa się przez cały okres obowiązywania umowy, a nie tylko na początku lub na końcu. Proces ten występuje jako fakturowanie etapowe (kamieni milowych) lub fakturowanie oparte na procentowym ukończeniu w ramach hybrydowych umów SaaS. Takie umowy obejmują elementy takie jak wdrożenie, dostosowanie, onboarding lub usługi profesjonalne.

Ta metoda rozliczeniowa jest stosowana głównie w środowiskach SaaS opartych na projektach lub dla przedsiębiorstw, w porównaniu do subskrypcji samoobsługowych. Rozliczanie postępów funkcjonuje jako jeden z rodzajów procesu rozliczeniowego, podczas gdy rozpoznawanie przychodów działa jako proces księgowy. Moment fakturowania i moment rozpoznawania przychodów są traktowane oddzielnie i mogą nie zawsze się pokrywać.

Rozliczanie postępów w SaaS wiąże płatności z etapami projektu i zapisami postępów, w czym uczestniczą dostawcy oprogramowania i klienci.

• Dla Dostawców: Płatności są powiązane z momentami ukończenia pracy. Proces ten dotyczy przepływów pieniężnych, ryzyka płatności i wymogów kredytowych. Obejmuje obserwację sytuacji płatniczych w trakcie faz projektu.
• Dla Klientów: Koszty są rozłożone na etapy projektu, aby uniknąć “szoku cenowego”. Szczegóły cenowe są przedstawiane na początku. Płatność jest powiązana z obserwowanymi segmentami ukończonej pracy.

Rozliczanie etapowe w SaaS dotyczy długoterminowych zleceń, które są podzielone na fazy lub wymagają ścisłej interakcji w sytuacjach, gdy realizacja dzieli się na mierzalne etapy. Podejście to pasuje do sytuacji, w których praca jest rozdzielana na fazy zawierające konkretne rezultaty, obejmujące okres wielu miesięcy i wymagające początkowej inwestycji.

Typowe przykłady obejmują:

• Wdrożenia korporacyjne
• Niestandardowe integracje
• Projekty wdrożeniowe
• Migracje danych
• Usługi dołączane do oprogramowania

Integracja systemów rozliczeń etapowych następuje z kluczowymi aplikacjami biznesowymi, takimi jak CRM, ERP, księgowość i bramki płatności.

• Synchronizacja danych: Warunki umowy, kamienie milowe, dane o użytkowaniu, faktury i zapisy finansowe przepływają i synchronizują się między systemami bez ręcznego wprowadzania danych.
• Automatyzacja API: Interfejsy API wspierają dwukierunkowy przepływ danych między systemami, taki jak łączenie kamieni milowych realizacji z tworzeniem faktur.

Rozliczanie postępów SaaS łączy się z rozpoznawaniem przychodów zgodnie z ASC 606 i MSSF 15. Standardy te obejmują pięcioetapowy model rozpoznawania przychodów, gdy zobowiązania z tytułu świadczeń są spełniane w miarę upływu czasu.

• Mapowanie Zobowiązań: Zdarzenia rozliczania postępów łączą się ze zobowiązaniami z tytułu świadczeń. Może to wykorzystywać metody wyjściowe, takie jak kamienie milowe, lub metody wejściowe, takie jak koszty i godziny.
• Księgowość Księgi Głównej: Systemy oddzielają środki pieniężne otrzymane jako przychody odroczone od przychodów uzyskanych.
• Umowy pakietowe: Pakietowe umowy SaaS obejmują przegląd indywidualnych zobowiązań wynikających z wykonania usług, w tym wdrożenia lub wsparcia. Zautomatyzowane systemy zarządzania przychodami dotyczą zgodności i zapisów księgowych.

Międzynarodowe rozliczanie etapowe w SaaS dotyczy przepisów podatkowych na rynkach globalnych. Firmy SaaS działające w wielu krajach uwzględniają przepisy prawne i podatkowe dotyczące usług cyfrowych, takie jak VAT i GST.

Kluczowe aspekty zgodności obejmują:

• Rozliczanie VAT/GST wraz z procedurami odwrotnego obciążenia.
• Określanie miejsca świadczenia usług na podstawie lokalizacji klienta.
• Weryfikacja numerów identyfikacji podatkowej oraz regionalnych procedur e-fakturowania.
• Wypełnianie lokalnych obowiązków sprawozdawczych.

W miarę ekspansji firm SaaS, systemy rozliczeniowe obejmują modele cenowe, podmioty, jurysdykcje oraz integracje.

• Obsługa złożoności: Skalowalność jest czynnikiem przy przejściu z rozliczania etapowego na scenariusze rozliczeń hybrydowych, opartych na zużyciu lub obejmujących wiele produktów.
• Zróżnicowane ramy: Oprogramowanie rozliczeniowe obejmuje modele takie jak ryczałtowe, warstwowe, oparte na zużyciu i hybrydowe modele cenowe oraz obejmuje połączenia z systemami nadrzędnymi i podrzędnymi, w tym systemami ERP w przypadku pionowych rozwiązań SaaS.
• Przygotowanie na przyszłość: Obejmuje to funkcje API, ustawienia przepływu pracy oraz możliwości obsługi wielu podmiotów, dostępne na platformie.

Koszty związane z rozwiązaniami do rozliczania etapowego w SaaS obejmują opłaty licencyjne za oprogramowanie, a także inne obszary. Obejmują one:

• Wdrożenie i dostosowania procesów.
• Szczegóły integracji dotyczące systemów CRM, ERP, księgowych, podatkowych i płatniczych.
• Utrzymanie, automatyzacja podatkowa i automatyzacja rozpoznawania przychodów.

Firmy stosują Całkowity koszt posiadania (TCO) perspektywa do przeglądu aspektów finansowych w dłuższej perspektywie. Początkowe poziomy kosztów są związane z działaniami w zakresie uzgadniania, działaniami w zakresie zgodności, operacjami rozliczeniowymi i czynnikami przychodów.

Wdrożenie rozliczania etapowego w SaaS jest związane z przejrzystością i zaufaniem klientów. Podejścia do realizacji łączą się z tymi obszarami na różne sposoby.

Rozliczanie etapowe w SaaS obejmuje aspekty operacyjne i finansowe podczas jego stosowania. Aspekty te dotyczą przepływ środków pieniężnych, Rozpoznanie przychodu, oraz obszarów regulacyjnych.