Cum să treci de la licențe perpetue la abonamente SaaS

Pentru a converti modelul de afaceri al unei companii software de la vânzarea de licențe perpetue unui modelul de abonament SaaS, the compania trebuie restructurată, de la raportarea financiară la procesele de afaceri. Adoptarea unui model de abonament pentru produs implică o reclasificare a cheltuielilor de achiziție a clienților din CapEx în OpEx și stabilește o sursă de venituri recurente. 

Acest ghid oferă pași operaționali, financiari și tehnici pertinenți pentru o schimbare a modelului de afaceri, cu considerații pentru gestionarea fluxului de numerar.

Înainte de a da semnalul pentru executarea migrației, luați în considerare arhitectura produsului și publicul care include produsul și, de asemenea, modul de prezentare a produsului, dacă acesta depinde prea mult de spațiile utilizatorului sau dacă clienții de bază sunt foarte stricți în privința suveranitatea datelor, adică unde sunt stocate informațiile lor și dacă este permisă stocarea lor în cloud, dacă este cazul.  

De asemenea, verificați soldurile disponibile pentru a vedea dacă sunt suficiente pentru durata de timp experimentată de obicei în timpul reducerii fluxului de numerar, care durează de obicei între 12 și 18 luni.

Companiile care oferă funcționalități simple și au o bază largă de clienți au opțiunea de a stabili pur și simplu un termen limită pentru vânzarea licențelor perpetue. În contrast, produsele enterprise au numeroase integrări care necesită o abordare de migrare în etape în care clienții pot continua să utilizeze propriul lor hosting în timp ce utilizează și termeni de plată recurenți.

Primul pas în crearea unui model de afaceri bazat pe abonament este să luați în considerare livrarea, împachetarea și procesele de facturare ale software-ului. Licențe perpetue oferă acces la un produs pe durata de viață a licenței, indiferent de actualizări, cu plata efectuată în avans. În contrast, o Abonament SaaS oferă acces la produs doar pe durata acordului, care este reînnoit periodic, de obicei.  

Acest pas necesită studierea tiparelor de utilizare de către clienții existenți și atribuirea acestora noilor planuri recurente adecvate sau actualizarea utilizatorilor existenți. Este necesar să se definească unitatea de măsură principală, care poate fi utilizatori activi, date stocate sau apeluri API, astfel încât taxele să crească odată cu creșterea numărului de clienți. 

Este mai bine să punem această bază din timp, deoarece va economisi timpul și efortul tuturor și va evita, de asemenea, complicațiile legate de pregătirea acordului și stabilirea veniturilor așteptate.

La lansarea inițială a unui produs SaaS, fluxul de numerar al companiei tinde să fie afectat de valoarea redusă a plății inițiale. Acest lucru se întâmplă deoarece clientul obișnuia să plătească taxa pentru a obține licența software-ului integral, dar în cazul unui produs SaaS, clientul plătește taxa în rate pe durata abonamentului, de obicei lunar sau anual. Acest concept, denumit “valea morții SaaS“, desemnează o fază în care veniturile unei companii SaaS, conform documentației sale financiare, înregistrează o scădere față de intervalul așteptat, în ciuda unui număr stabil de clienți.

Pentru a vă pregăti pentru implementarea acestei abordări, va trebui să actualizați-vă instrumentele de raportare pentru a permite urmărirea facturărilor efectuate către contracte cu venituri recunoscute conform regulilor ASC 606  și IFRS 15. Mai mult, este mai bine să pregătiți resurse financiare fie prin obținerea de finanțare externă, fie prin crearea unei rezerve de numerar suficient de mari pentru a acoperi toate cheltuielile pe perioada de expansiune, deoarece creșterea veniturilor recurente depinde de acest lucru.

Model perpetuu:

Anul 1: Plată Inițială Mare + Taxă Mică de Mentenanță

Anul 2: Doar Taxa de Mentenanță

Anul 3: Doar Taxa de Mentenanță

Model de Abonament SaaS:

Anul 1: Plăți Lunare/Anuale

Anul 2: Plăți Recurente pentru Abonament

Anul 3: Plăți Recurente pentru Abonament + Venituri din Upsell

Indicatori financiari esențiali de urmărit

• Venituri anuale recurente (ARR): Venitul anual din abonamente generat de un grup de abonamente reînnoite activ.
• venit lunar recurent (MRR): Suma taxelor de abonament care sunt percepute regulat pe bază lunară. 
• costul de achiziție a clienților (CAC): Cheltuielile suportate în termeni de bani, timp sau resurse pentru a achiziționa un client nou.
• Valoarea pe Durata de Viață a Clientului (LTV/CLV): Profitul brut estimat care va fi generat de un client pe parcursul întregii perioade a relației sale cu compania dumneavoastră
• Facturări: Suma totală a facturii emisă clienților la momentul emiterii, fiind o reflectare directă a fluxului de numerar disponibil.

Potrivit IDC, rată de creștere compusă a pieței cloud, care include Software ca Serviciu (SaaS) și Platformă ca Serviciu (PaaS), a fost de 18,8% anual din 2020 până în 2025, crescând de la 240,9 miliarde USD la 570,1 miliarde USD.

În 2012, AdobeTranziția de la software-ul ambalat la modelul de abonament Creative Cloud a fost asociată cu o scădere pe termen scurt a veniturilor în trimestrul inițial, în perioada de stabilire a afacerii sale recurente, cu schimbări ulterioare pe termen lung în evaluarea companiei pe măsură ce ARR s-a dezvoltat.

Atributele conformitate suferă, de asemenea, o schimbare de natură, mai degrabă decât doar cantitativ. Într-o afacere tipică, existau doar câteva tranzacții mari efectuate anual cu ajutorul revânzătorilor care se ocupau de taxele locale și era B2B.  

Abonamentele recurente, ca serviciile digitale transfrontaliere vândute direct online, implică praguri de înregistrare pentru TVA și GST pe piețele lor operaționale, considerații privind nexusul economic al statelor din SUA și cerințe de raportare bazate pe numărul de clienți, mai degrabă decât pe tranzacții. Acest lucru ar trebui făcut în avans, nu după intrarea pe prima piață externă.

Gestionarea facturării recurente și a modificărilor de cont, sarcini tipice afacerilor bazate pe abonamente, poate fi mai puțin eficientă cu metodele manuale de facturare. Cu toate acestea, aplicarea unui software de facturare și gestionare a contractelor facilitează colectarea plăților recurente, execuția serviciilor de upgrade și organizarea proceselor de reînnoire, influențând volumul de muncă administrativ. Aceste instrumente se integrează de obicei cu software-ul CRM și cu registrul contabil general, ceea ce permite urmărirea obligațiilor la toate nivelurile de cont.  

Implementarea termenilor contractuali standard și facturarea automată poate influența frecvența erorilor manuale și poate afecta cazurile de pierderi de venituri privind reînnoirile nefinalizate sau taxele pentru serviciile prestate. Este mai bine să implementați astfel de sisteme înainte de a transfera conturile existente, mai ales atunci când volumul de afaceri este în creștere. Alegerea instrumentului în acest caz depinde dacă veți îndeplini sarcinile personal sau le veți externaliza.

1. Implementați Software de Recunoaștere a Veniturilor: Această acțiune poate avea implicații pentru gestionarea veniturilor unei afaceri. Capacitățile de integrare ale acestor instrumente conectează aplicațiile contabile cu sistemele CRM și ERP, influențând dezvoltarea modelelor de recunoaștere și conformitatea cu ASC 606. 
2. Standardizați Termenii Contractuali: Una dintre provocările majore pentru companii este crearea de șabloane de contract standardizate care definesc clar durata abonamentului, politicile de reînnoire, nivelul serviciilor, procesarea informațiilor și politicile de reziliere.  
3. Automatizați Facturarea Recurentă: Facturarea recurentă automată reprezintă o metodă pe care companiile o pot adopta în scopul eficienței. Astfel de sisteme permit stabilirea plăților recurente, cum ar fi debitările lunare prin card de credit sau o taxă anuală de abonament, care devin scadente la sfârșitul perioadei de abonament.  
4. Implementați Gestionarea plăților restante: Alte funcționalități importante ale unui sistem de facturare includ gestionarea plăților restante și capacitatea de a trimite emailuri de escaladare pentru a colecta soldul restant.  
5. Luați în considerare vânzătorii terți: Dacă afacerea dvs. permite vânzătorilor terți să ofere produsele și serviciile dvs., atunci nu sunteți singurul comerciant înregistrat. În acest caz, veți fi scutit de povara multor procese vitale, cum ar fi înregistrarea fiscală, depunerea declarațiilor, metodele de plată, refuzurile de plată și rambursările. În schimb, un Comerciant de înregistrare preia toate aceste sarcini.

Pentru a atinge profitabilitatea pe termen lung a unei companii, un model de afaceri SaaS necesită de înaltă calitate retenția clienților deoarece vânzarea inițială nu acoperă costul achiziția de clienți. În vânzările tradiționale de software, volumul de muncă scade după livrarea cheii de licență, în timp ce în cazul produselor bazate pe abonament, pentru a asigura reînnoirile, accentul ar trebui pus pe implicarea continuă. 

Dacă doriți să vă transformați compania, este un proces care implică schimbarea modului în care este structurată compania și, în special, a modului în care echipă de vânzări este organizat. 

Echipele de suport clienți ar trebui transformate în grupuri de succes al clienților, care să includă o secțiune dedicată monitorizării utilizării software-ului și ajutării utilizatorilor să folosească funcționalitățile adecvate. În aceeași perioadă, ingineria produsului ar trebui modificată astfel încât să-și concentreze eforturile pe crearea de noi versiuni la fiecare 18 luni, în loc de proiectele obișnuite de cinci ani.  

Atunci când migrați utilizatorii existenți de la aplicațiile instalate local la un mediu cloud furnizat de un furnizor, mulți factori trebuie luați în considerare pentru a evita blocările de sistem și pierderea informațiilor critice. Una dintre provocări este să se implementeze instrumente sigure sau metode de a transfera bazele de date vechi în cloud și, în același timp, de a menține evidențe bune ale utilizatorilor și permisiunilor acestora. Aceasta include implementarea unor politici de securitate, crearea unor clare politici de reținere a datelor, și implementarea unor Acorduri privind nivelul serviciilor (SLA-uri) legate de disponibilitatea aplicațiilor și timpii de răspuns la incidente. 

Pentru a obține cooperarea utilizatorilor vechi, este important să oferiți beneficii imediate cum ar fi accesul timpuriu la funcționalități noi sau tarife de abonament mai mici, pentru a-i încuraja să accepte noii termeni. Este, de asemenea, necesar să se instituie proceduri operaționale clare și eficiente, astfel încât volumul crescut de date ale contului să fie bine organizat.

Implementare Locală:  

Infrastructura Clientului ← Primește Binare ← Furnizor de Software 

Implementare SaaS: 

Acces Client →  Acces Web/API la Distanță → Cloud Găzduit de Furnizor 

Depanarea provocărilor comune de tranziție