Cómo pasar de licencias perpetuas a suscripciones SaaS

Para convertir el modelo de negocio de una empresa de software de venta de licencias perpetuas a un modelo de suscripción SaaS, la empresa debe reestructurarse, desde los informes financieros hasta los procesos de negocio. La adopción de un modelo de suscripción para el producto implica una reclasificación de los gastos de adquisición de clientes de CapEx a OpEx y establece una fuente de ingresos recurrentes. 

Esta guía proporciona pasos operativos, financieros y técnicos pertinentes para un cambio de modelo de negocio, con consideraciones para la gestión del flujo de caja.

Antes de dar la señal para la ejecución de la migración, considere la arquitectura del producto y la público que incluye el producto y también el modo de presentación del producto, si es demasiado dependiente de las instalaciones del usuario o si los clientes principales son muy estrictos con respecto a la soberanía de los datos, es decir, dónde se guarda su información y si se permite que esté en la nube, en caso afirmativo.  

Además, verifique los saldos disponibles para ver si son suficientes durante el tiempo que se suele experimentar durante la reducción del flujo de caja, que normalmente dura de 12 a 18 meses.

Las empresas que ofrecen funciones sencillas y tienen una amplia base de clientes tienen la opción de simplemente establecer una fecha límite para la venta de licencias perpetuas. Por el contrario, los productos empresariales tienen muchas integraciones que requieren un enfoque de migración por fases en el que los clientes pueden seguir utilizando su propio alojamiento mientras también utilizan condiciones de pago recurrentes.

El primer paso para crear un modelo de negocio de suscripción es considerar la entrega, el empaquetado y los procesos de facturación del software. Licencias perpetuas otorga acceso a un producto durante la vigencia de la licencia, independientemente de las actualizaciones, con el pago realizado por adelantado. En contraste, una Suscripción SaaS ofrece acceso al producto solo durante la duración del acuerdo, que se renueva típicamente de forma periódica.  

Este paso requiere estudiar los patrones de uso por clientes existentes y asignándolos a los nuevos planes recurrentes apropiados o actualizando a los usuarios existentes. Es necesario definir la unidad de medida principal, que puede ser usuarios activos, datos almacenados o llamadas a la API, de tal manera que las tarifas aumenten junto con el crecimiento de los clientes. 

Es mejor sentar estas bases desde el principio, ya que ahorrará tiempo y esfuerzo a todos, y también evitará complicaciones relacionadas con la preparación del acuerdo y el establecimiento de los ingresos esperados.

Tras el lanzamiento inicial de un producto SaaS, el flujo de caja de la empresa tiende a verse afectado por el importe reducido del pago inicial. Esto ocurre porque el cliente solía pagar la tarifa para obtener la licencia del software de una sola vez, pero en el caso de un producto SaaS, el cliente paga la tarifa en partes durante el período de la suscripción, generalmente mensual o anual. Este concepto, conocido como el “valle de la muerte de SaaS“, denota una fase en la que los ingresos de una empresa SaaS, según su documentación financiera, muestran una disminución de su rango esperado, a pesar de tener un número estable de clientes.

Para preparar la implementación de este enfoque, deberá actualizar sus herramientas de elaboración de informes para permitir el seguimiento de las facturaciones realizadas en contratos con ingresos reconocidos según las normas de ASC 606  y la NIIF 15. Además, es mejor preparar recursos financieros ya sea obteniendo financiación externa o creando una reserva de efectivo lo suficientemente grande como para cubrir todos los gastos durante el período de expansión, ya que el crecimiento de sus ingresos recurrentes depende de ello.

Modelo Perpetuo:

Año 1: Pago inicial elevado + Pequeña tarifa de mantenimiento

Año 2: Solo cuota de mantenimiento

Año 3: Solo cuota de mantenimiento

Modelo de suscripción SaaS:

Año 1: Pagos mensuales/anuales

Año 2: Pagos de suscripción recurrentes

Año 3: Pagos de suscripción recurrentes + Ingresos por ventas adicionales

Métricas financieras esenciales a seguir

• Ingresos recurrentes anuales (ARR): Los ingresos anuales por suscripciones generados por un grupo de suscripciones renovadas activamente.
• Ingresos recurrentes mensuales (MRR): La suma de las cuotas de suscripción que se cobran regularmente de forma mensual. 
• costo de adquisición de clientes (CAC): Los gastos incurridos en términos de dinero, tiempo o recursos al intentar adquirir un nuevo cliente.
• Valor de por vida del cliente (LTV/CLV): El beneficio bruto estimado que generará un cliente durante todo el período de su relación con su empresa
• Facturación: El importe total de la factura emitida a los clientes en el momento de su expedición, ya que es el reflejo directo del flujo de caja disponible.

Según IDC, el tasa de crecimiento compuesto del mercado de la nube, que incluye Software como Servicio (SaaS) y Plataforma como Servicio (PaaS), fue del 18.8% anual de 2020 a 2025, aumentando de $240.9 mil millones a $570.1 mil millones.

En 2012, Adobesu transición del software empaquetado al modelo de suscripción de Creative Cloud se asoció con una disminución de ingresos a corto plazo en el trimestre inicial, durante el período de establecimiento de su negocio recurrente, con cambios a largo plazo posteriores en la valoración de la empresa a medida que se desarrollaba el ARR.

Los atributos de Cumplimiento también experimentan un cambio en su naturaleza, en lugar de únicamente en cantidad. En un negocio típico, había solo unas pocas transacciones grandes realizadas anualmente con la ayuda de revendedores que se encargaban de los impuestos locales y era B2B.  

Suscripciones recurrentes, como servicios digitales transfronterizos de venta directa en línea, implican umbrales de registro de IVA y GST en sus mercados operativos, consideraciones de nexo económico estatal en EE. UU. y requisitos de informes basados en el número de clientes en lugar de las transacciones. Esto debe hacerse con antelación, no después de haber entrado en el primer mercado extranjero.

La gestión de la facturación recurrente y los cambios en las cuentas, tareas típicas del negocio de suscripciones, puede ser menos eficiente con métodos de facturación manual. Sin embargo, la aplicación de software de facturación y gestión de contratos facilita la recaudación de pagos recurrentes, la ejecución de servicios de actualización y la organización de procesos de renovación, influyendo en la carga de trabajo administrativa. Estas herramientas suelen integrarse con el software CRM y el libro mayor, lo que permite el seguimiento de las obligaciones en todos los niveles de cuenta.  

La implementación de términos contractuales estándar y facturación automatizada puede influir en la frecuencia de errores manuales y afectar las instancias de fuga de ingresos en relación con renovaciones incompletas o cargos por servicios prestados. Es mejor implementar tales sistemas antes de migrar las cuentas existentes, especialmente cuando el volumen de negocio está aumentando. La elección de la herramienta en este caso depende de si realizará las tareas usted mismo o las subcontratará.

1. Implementar software de reconocimiento de ingresos: Esta acción puede tener implicaciones para la gestión de ingresos de una empresa. Las capacidades de integración de estas herramientas conectan las aplicaciones de contabilidad con los sistemas CRM y ERP, influyendo en el desarrollo de modelos de reconocimiento y el cumplimiento de la ASC 606. 
2. Estandarizar los Términos del Contrato: Uno de los principales desafíos para las empresas es la creación de plantillas de contrato estandarizadas que definan claramente la duración de la suscripción, las políticas de renovación, el nivel de servicio, el procesamiento de la información y las políticas de rescisión.  
3. Automatice la Facturación Recurrente: La facturación recurrente automatizada representa un método que las empresas podrían emplear en busca de eficiencia. Dichos sistemas permiten configurar pagos recurrentes, como cargos mensuales a tarjetas de crédito o una tarifa de suscripción anual, que vence al final del período de suscripción.  
4. Establecer Gestión de Cobro: Otras características importantes de un sistema de facturación incluyen la gestión de cobro y la capacidad de enviar correos electrónicos de escalada para cobrar el saldo pendiente.  
5. Considerar vendedores externos: Si su negocio permite que vendedores externos ofrezcan sus productos y servicios, entonces usted no es el único comerciante registrado. En este caso, se le aliviará la carga de muchos procesos vitales como el registro fiscal, la presentación de impuestos, los métodos de pago, los contracargos y los reembolsos. Por el contrario, un Merchant of Record comerciante registrado asume todas estas tareas.

Para lograr la rentabilidad a largo plazo de una empresa, un modelo de negocio SaaS requiere una alta calidad Retención de Clientes ya que la venta inicial no cubre el costo de Adquisición de Clientes. En las ventas de software tradicionales, la carga de trabajo disminuye después de la entrega de la clave de licencia, mientras que en el caso de los productos basados en suscripción, para asegurar las renovaciones, el enfoque debe ponerse en el compromiso continuo. 

Si quieres transformar tu empresa, es un proceso que implica cambiar la forma en que la empresa está estructurada y, en particular, la forma en que la equipo de ventas misma se organiza. 

Los equipos de soporte al cliente deberían transformarse en grupos de éxito del cliente que incluyan una sección dedicada a monitorear el uso del software y a ayudar a los usuarios a utilizar las funciones adecuadas. Simultáneamente, la ingeniería de producto debería modificarse para que centre sus esfuerzos en crear nuevas versiones cada 18 meses en lugar de los proyectos habituales de cinco años.  

Al migrar usuarios existentes de aplicaciones instaladas localmente a un entorno de nube proporcionado por un proveedor, se deben considerar muchos factores para evitar caídas del sistema y la pérdida de información crítica. Uno de los desafíos es implementar herramientas seguras o métodos para transferir las bases de datos antiguas a la nube, y al mismo tiempo mantener buenos registros de los usuarios y sus permisos. Esto incluye la implementación de estrictas políticas de seguridad, creando claras políticas de retención de datos, y estableciendo Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) relacionados con la disponibilidad de la aplicación y los tiempos de respuesta ante incidentes. 

Para obtener la cooperación de los usuarios legados, es importante ofrecer beneficios inmediatos como acceso anticipado a nuevas funcionalidades o tarifas de suscripción más bajas, para animarles a aceptar los nuevos términos. También es necesario establecer procedimientos operativos claros y eficientes, para que el mayor volumen de datos de la cuenta esté bien organizado.

Implementación local:  

Infraestructura del cliente ← Recibe binarios ← Proveedor de software 

Implementación SaaS: 

Acceso del cliente  →  Acceso remoto web/API →  Nube alojada por el proveedor 

Resolución de problemas comunes en la transición