Cos'è il tasso di utilizzo delle licenze SaaS?

Il tasso di utilizzo delle licenze SaaS fornisce dati relativi all'allocazione delle risorse dell'organizzazione verso licenze software con diversi livelli di utilizzo. I team IT, finanziari, di approvvigionamento e FinOps trovano utile utilizzare questa metrica quando desiderano scoprire quanto denaro l'organizzazione sta perdendo in licenze inutilizzate.

Per i SaaS basati su postazioni (seat-based), il tasso di utilizzo delle licenze viene comunemente calcolato come:

Tasso di utilizzo delle licenze = (licenze assegnate ÷ licenze acquistate) × 100

Questo indicatore differisce dall'utilizzo degli utenti attivi. Un diverso tasso di utenti attivi rispetto a quelli abilitati può essere calcolato dividendo gli utenti attivi per gli utenti abilitati. I periodi di inattività per una licenza assegnata, anche se prolungati, non indicano sempre la necessità di disattivarla, in particolare quando l'utilizzo recente è minimo.

I modelli di licenza SaaS possono differire in modo sostanziale a seconda del fornitore, del contratto o del prodotto in uso. Alcuni esempi di modelli di licenza tipici sono:

• Nominativo o basato su postazione (seat-based): l'accesso è concesso solo a un utente designato.
• Simultaneo o fluttuante (concurrent/floating): l'accesso è suddiviso tra un gruppo condiviso di utenti ed è soggetto a un limite di utilizzo simultaneo.
• Basato sul consumo: l'addebito avviene in proporzione all'utilizzo, come chiamate API, transazioni, spazio di archiviazione o record elaborati.
• Licenze basate su funzionalità o moduli: l'accesso è determinato dal numero di funzionalità o moduli coperti dall'abbonamento.

Il tracciamento basato sul login è un metodo di tracciamento molto semplice ed economico che conta solo i login univoci che avvengono durante il periodo di riferimento. I dati di login possono offrire una visione parziale di ciò che è considerato importante dagli utenti e dall'azienda. Metodi come il tracciamento basato sull'engagement o sul valore sono attualmente impiegati dalle aziende. Mentre il tracciamento basato sul login è un metodo molto semplice, il tracciamento basato sull'engagement, d'altra parte, cerca particolari azioni dell'utente all'interno di un prodotto (ad esempio, fare clic sul pulsante 'Acquista').

È possibile impostare un obiettivo adeguato solo considerando il modello di licenza, la criticità aziendale, la finestra di utilizzo, i cambiamenti della forza lavoro e, naturalmente, il tipo di metrica, sia che conti le postazioni assegnate o quelle attive.

L'utilizzo delle licenze riguarda il fatto che le licenze siano assegnate o utilizzate. Adozione delle funzionalità chiede se la funzionalità viene utilizzata. L'engagement cattura la misura, la frequenza o la costanza d'uso. Un prodotto può mostrare un elevato utilizzo delle licenze mentre l'adozione delle funzionalità rimane bassa. Il personale interagisce con l'applicazione regolarmente, in genere in relazione alle sue funzionalità.

Controllare le postazioni assegnate e i log delle attività prima di ogni ciclo di rinnovo come prima attività principale di utilizzo delle licenze. Individuare gli account inattivi, gli ex dipendenti, gli strumenti sovrapposti o i reparti con nuove esigenze che potrebbero essere stati legati a una licenza. L'azienda può quindi gestire l'allocazione delle postazioni, modificare i piani, mantenere i record di proprietà e regolare processi di onboarding quando il basso utilizzo è attribuibile a problemi di adozione piuttosto che a un surplus di capacità. Per le licenze condivise o simultanee, verificare i picchi di domanda oltre alle cifre di utilizzo medio.